Мастера отчетов

Мастера отчетов создают отчеты по нескольким типовым шаблонам:

• В один столбец. создает отчет, в котором записи расположены вертикально, по одному полю в строке, одна запись за другой.

• Группировка данных и вычисление итогов. Позволяет группировать записи и выполнять подсчет групповых и общих итогов.

• Почтовая наклейка. создает отчет в виде почтовых наклеек различных форматов.

• Групповые вычисления. Созданный этим мастером отчет напоминает отчет, созданный мастером Группировка данных и вычисление итогов, за исключением того, что сами записи в отчет не включаются.

• Табличный отчет. Создает отчет, в котором записи отображены горизонтально, а именно — одна запись в строке с подписями полей в виде заголовков.

• Простой отчет. Быстро создает отчет для выбранного запроса или таблицы, форме отчета в один столбец.

• Слияние с MS Word. создает отчет в виде текста документа, созданного в редакторе Microsoft Word for Windows, используя данные, содержащиеся в полях таблицы или запроса Access.

После выбора мастера отчетов программа Access последовательно выводит на экран ряд диалоговых окон, запрашивая необходимую дополнительную информацию. Эти диалоговые окна различны для каждого шаблона мастера отчетов.

Предварительный просмотр

Если в последнем диалоговом окне мастера отчетов вы активизировали опцию Просмотреть отчет с данными, Access отобразит отчет в режиме предварительного просмотра. В режиме предварительного просмотра вы увидите на экране, как будет выглядеть отчет в напечатанном виде. В этом режиме указатель мыши превращается в увеличительное стекло. щелкнув кнопкой мыши в режиме предварительного просмотра, вы увеличите масштаб отображения отчета. щелкнув повторно, вы вернете отчет в первоначальное состояние.

Пустой отчет

Может случиться, что мастера отчетов не смогут предложить необходимые вам формат или компоновку отчета. В этом случае для создания отчета, удовлетворяющего вашим требованиям, можно воспользоваться пустым отчетом. Например, вам нужно создать отчет, формат которого полностью совпадал бы с форматом бумажного документа, используемого в вашей фирме, вроде контракта на обслуживание; или вам нужно создать отчет, содержащий спецэффекты или изображения продукции вашей фирмы.

Для того, чтобы создать пустой отчет, выполните такую последовательность шагов:

1. щелкните на кнопке Создать отчет, расположенной на панели инструментов. На экране появится диалоговое окно Создание отчета.

2. В списке Выбор таблицы/ запроса выберите таблицу или запрос, содержащие данные, которые следует представить в отчете.

3. щелкните на кнопке Пустой отчет. Access отобразит пустой отчет в режиме конструктора.

Пустой отчет состоит из трех разделов:

• Верхний колонтитул. Содержит информацию, появляющуюся в верхней части каждой страницы отчета, например заголовки столбцов таблиц или запросов.

• Область данных. Содержит собственно отчет. В этой области отображаются данные из таблиц или запросов.

• Нижний колонтитул. Содержит информацию, появляющуюся в нижней части каждой страницы, например номера страниц.

щелкнув на кнопке Панель элементов, расположенной на панели инструментов, можно вывести на экран или убрать панель элементов. В следующем разделе описывается, как пользоваться панелью элементов для построения отчета.