Тема 4 Создание форм

Основой большинства информационных систем (бумажных и компьютерных) может быть форма используемая для сбора и хранения данных. Кажется, формы окружают нас повсюду. Некоторые формы, такие как заявления о приеме на работу, являются примером простого сбора информации; другие—такие как компьютерные налоговые формы, используются для расчетов. Бывают формы, выполняющие роль отчетов (например, накладные или счета клиентов).

Формы дают альтернативный способ отображения табличных данных. Access позволяет создавать формы, которые может использовать для ввода, управления, просмотра и печати форм. Так же как и мастера таблиц, мастера форм позволяют выбирать одну из нескольких типичных компоновок. В этой главе также показано, как создавать собственную форму и изменять уже существующие формы в режиме конструктора.

Разработка форм

Поскольку формы представляют собой лишь другой способ отображения табличных данных, первым шагом в создании форм является создание таблицы (таблиц) или анализ ее (их) структуры. Проблемы при работе с формами часто возникают из-за неправильно созданной таблицы. Помните, что свойства полей и свойства таблиц, такие как Условие на значение и Тип данных, помогают улучшить качество данных (они являются первой защитой от информационного мусора).

После создания таблицы (и тестирования ее конечным пользователем на реальных данных) вы можете приступить к созданию форм. Формы дают некоторые преимущества в отображении данных по сравнению их отображения в режиме таблицы.

• Формы могут отображать только одна запись за один раз, обычно в “вертикальном” формате(простом формате).

• Формы могут отображать как поля, которые пользователь не может редактировать, так и поля, которые пользователь может редактировать.

• Формы можно разработать таким образом, чтобы иметь максимальное сходство с рабочими (бумажными) формами.

• Формы позволяют изменять порядок следования полей (чтобы облегчить ввод данных и сделать его более аккуратным).

• Формы могут содержать поля из нескольких таблиц (в режиме таблицы на экране отображены данные только из одной таблицы.

• Формы могут иметь специальные поля с функциями, например, поле со списком и поле с выражениями и т. Д.

• Формы могут содержать графики и диаграммы.

• Формы позволяют автоматизировать задачи ввода, а также иметь собственное меню пользователя.

Хорошо разработанная форма проста в использовании. Формы следует создавать так, чтобы облегчить ввод данных. Например, “перегруженные” формы, содержащие много полей на небольшом участке экрана, раздражают пользователя, что в свою очередь приводит к ошибочному вводу данных. Чтобы решить эту проблему, продумайте возможность использования нескольких различных форм или разбивки данных по нескольким страницам одной формы.

Ниже описаны основные правила, которых следует придерживаться при разработке форм.

• Форма должна быть простой. Применяйте легко читаемые шрифты и цвета. Используйте графики и другие элементы для совершенствования формы, но не перегружайте форму большим количеством объектов и полей.

• Если форма будет печататься на черно-белом принтере, подберите цвета и разметку таким образом, чтобы распечатка выглядела безукоризненно.

• Будьте аккуратны с подбором цветов для экранных форм. Некоторые мониторы с плохим разрешением в графическом режиме или меньшими цветовыми возможностями не в состоянии правильно отобразить правильно вашу форму. Чтобы устранить эту проблему, используйте установки для графической карты и монитора самого низкого уровня.

• Будьте последовательны при создании нескольких форм. Например, применяйте один и тот же стиль компоновки для формы ввода данных о клиентах и для формы, отображающей заказы клиентов.

• Четко покажите, куда и какие данные следует вводить.

В Access существует несколько способов создания форм.

• Простая форма. Кнопка Простая форма, расположенная на панели инструментов, создает для текущей таблицы или запроса форму, состоящую из одной колонки, и отображает законченную форму с данными в режиме формы.

• Мастера форм. С их помощью вы можете создать форму, выбрав один из пяти шаблонов. На основании ваших ответов на ряд вопросов мастера построят для вас формы.

• Пустая форма. Access также позволяет пользователю самостоятельно разработать форму в режиме конструктора.