Описание полей

Для более подробного описания полей воспользуйтесь столбцом описания полей Описание. Описание полей необязательно, но удобно, так как оно появляется в строке состояния, когда точка ввода находится в данном поле.

Установка основных ключей

Хотя это и необязательно, но для эффективной работы в Access для каждой таблицы следует определить основной ключ. Основной ключ, являясь единственным, идентифицирует каждую запись. В базе данных по учету кадров, например, каждый сотрудник имеет уникальный номер карточки социального страхования – НомерКарточки. Числовое поле НомерКарточки будет основным ключом.

Преимущества использования основного ключа:

• Скорость. Используя основной ключ, Access создает индексы, позволяющие ускорить роботу запросов иряда друугих функций.

• Упорядочение. Access автоматическисортиреует и отображает записи базы данных в порядке возрастания или убывания основного ключа таблицы.

• Отсутствие совпадений. Access не позволяет пользователю вводить пользователю данные с таким же основным ключом, как и у существующей записи.

• Связи. Access организует связи между таблицами, используя общий основной ключ.

Иногда уникальность записи заключается в комбинации данных, хранимых в нескольких полях. В таблице накладных, например, основной ключ должен содержать номер накладнойи номер клиента, так как один клиент может иметь несколько накладных. Access позволяет установить основной ключ для одного или нескольких полей таблицы.

Чтобы установить основной ключ, выполните такую последовательность шагов.

1. Щелкните на столбце выбора полей (первый столбец), чтобы выделить поле, которое вы хотите использовать в качестве основного ключа. Для того, чтобы задать основной ключ, состоящий из нескольких полей, удерживая нажатой клавищу <Ctrl>, щелкайте на этом столбце, чтобы выделить остальные.

2. Выберите команду ПравкаОпределить ключ. В столбце выбора полей каждого поля основного ключа появится пиктограмма с нарисованным на ней ключом.

Установка свойств поля

Поля характеризуются свойствами, определяющими способ хранения и отображения данных. Устанавливая свойства полей, вы можете указать следующее:

• Заданное по умолчанию название поля

• Заданное по умолчанию значение поля

• Заданный по умолчанию формат (способ отображения на экране) для ввода данных

• Границы допустимых значений при вводе данных

• Индексирование (для полей, которые можно индексировать)

• Способ отображения, а именно: размер поля и форматы.

Свойства полей, установленные для таблицы, автоматически переносятся на другие объекты базы данных, использующие эту таблицу– формы, отчеты и запросы.

В списке свойства поля окна таблицы перечислены следующие свойства.

• Размер поля. Ограничивает размер текстовых полей определенным количеством символов; ограничивает числовые поля определенным интервалом значений, например, 3 для двух символов в поле Страна.

• Формат поля. Задает определенный формат отображения дат и чисел, таких как 2/21/94 или Понедельник, Февраль 21, 1994.

• Число десятичных знаков. Устанавливает число знаков после точки (запятой), отображаемых в полях типа Числовой и Денежный, например 2.99.

• Маска ввода (только для полей типа Текстовый и Мемо). Устанавливает символы форматирования, такие как дефисы в полях номеров телефонов, для их автоматического заполнения во время ввода данных.

• Подпись поля. Надпись, используемая в формах и отчетах вместо имени поля.

• Значение по умолчанию. Задает первоначальное значение, автоматически вносимое в новую запись, например, область или город, в которых расположены фирмы видеопроката.

• Условие на значение. Ограничивает ввод данных значениями, удовлетворяющими заранее заданным условиям, например, дата возврата видеокассеты должна быть позже текущей (сегодняшней) даты.

• Обязательное поле. Устанавливается для данных, которые должны быть введены в поле обязательно, например, порядковый номер – НомерКлиента.

• Пустые строки. Позволяют полям типа Текстовый и Мемо содержать строку нулевой длины, т.е. (“”). По умолчанию Access не сохраняет значения строк, содержащих пробелы или не содержащих символов.

• Индексированное поле. Устанавливает дополнительный индекс, основанный на указанном поле. (Более подробная информация приведена в разделе “Индексированное поле” дальше в этой главе.)

Для того, чтобы установить свойства полей, выполните такую последовательность действий.

1. Выберите поле, свойства которого вы хотите установить. В нижней части экрана будут отображены все возможные свойства выбранного поля.

2. Щелкните на выбранном сойстве или нажмите клавищу <F6> для перемещения в область свойств поля.

3. Введите значение свойства или выберите его из раскрывающегося списка (если это возможно).

4. Продолжите установку других свойств для текущего поля или выберите другое поле, для которого вы также хотите установить свойства.

5. Закончив установку свойств полей, сохраните таблицу.

Если размер поля свойства слишком мал для ввода значения, нажмите комбинацию клавиш <Shift+F2> или щелкните правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите команду Область ввода для отображения диалогового окна (рис.28.12). Диалоговое окно Область ввода можно вызвать таким способом из любого места.