Создание таблиц без использования мастера таблиц

Чтобы создать таблицу без использования мастера, откройте окно базы данных. Щелкните на кнопке Создать, чтобы отобразить диалоговое окно Создание таблицы. В этом диалоговом окне выберите кнопку Новая таблица. Access отобразит пустую таблицу в режиме конструктора. В верхней части окна внесите имена полей (Поле) и тип данных (Тип данных), а также введите понятное описание каждого поля (Описание), которое будет в последствии появляться в строке состояния. Нижняя половина окна конструктора таблицы предназначена для установки свойств и размеров полей, начального значения и условий проверки вводимых данных.

Работа с таблицей в режиме конструктора

Таблицу можно просматривать в режиме конструктора или в режиме таблицы. В режиме таблицы вы можете вводить данные и изменять их. Режим конструктора предназначен для добавления, удаления и изменения полей.

Если ваша таблица создана с помощью мастеров таблиц, Access оформит таблицу сама. Если вы не используете мастеров, Access отобразит пустую таблицу в режиме конструктора. Вы должны сами ввести описания полей, которые вы хотите включить в таблицу. Более подробная информация приведена в начале этой главы.

Для того чтобы отобразить в режиме конструктора существующую таблицу, выполните такую последовательность действий.

1. Откройте базу данных.

2. В окне базы данных выберите нужную таблицу.

3. Щелкните на кнопке Конструктор.

Если же таблица выведена в режиме таблицы, активизируйте команду Конструктор таблиц меню Вид.

Для того, чтобы отобразить в режиме оформления новую таблицу, выполните такую последовательность действий.

1. Откройте базу данных.

2. В окне базы данных выберите нужную таблицу.

3. Щелкните на кнопке Создать.

В режиме конструктора на экран выводятся следующие элементы:

• Панель инструментов конструктора таблицы. Содержит различные инструменты, помогающие оформлять таблицу и работать с ней.

• Таблица полей. Содержит столбцы, в которых вы можете задать имена полей, типы данных и описания полей.

• Таблица свойств полей. Позволяет устанавливать различные свойства для каждого поля.

Работа в таблице полей

Таблица полей позволяет определить имена полей, типы данных и описать эти поля. Таблица содержит следующие столбцы: Поле, Тип и Описание.

Имена полей

Как и для большинства других объектов базы данных Access, имена полей могут содержать не более 64 символов (букв, цифр и пробелов). Имена полей в каждой таблице не должны повторяться.

Определение типа данных

Тип данных определяет вид информации, сохраняемой в поле. Например, если вы опишете поле как Дата, Access не позволит ввести в это поле текст. Когда вы указываете тип данных поля, Access знает не только данные, которые могут сохраняться в этом поле, но и сколько места для них нужно зарезервировать. Переменной типа Дата требуется 8 байт памяти, текст требует 1 байт памяти для каждого символа (20-символьному слову необходимо 20 байт памяти). На основании типа данных Access также определяет типы расчетов или других операций, возможных для данного поля.

В Access предусмотрены следующие восемь основных типов данных:

• Текстовый.Символы, до 255 байт (1 байт на 1 символ).

• Мемо. Символы, до 64 байт

• Числовой.Любой тип чисел; размеры и диапазоны разрешенных значений приведены в табл. 28.2.

• Дата/Время.Даты и время (до 8 байт).

• Денежный.Числа, содержащие до 15 знаков слева от десятичной точки и 4 десятичных знака.

• Счетчик.Последовательная нумерация, автоматически увеличиваемая Access для аждой добавляемой пользователем записи.

• Логический.Логические переменные (Да/Нет, Истина/Ложь или Включить/Выключить).

• Поле объекта OLE. Объекты OLE, графические или другие данные в растворовом формате.

В зависимости от поля и типа данных Access допускает следующие диапазоны значений для числовых данных.

Таблица 28.1. Размеры данных числового типа

Размер поля	Объем занимаемой памяти	Диапазон
Байт	1 байт	От 0 до 255; без дробной части
Целые	2 байт	-32768 до 32767; без дробной части
Длинные целые	4 байт	От –2.147.483.648 до 2.147.483.647; без дробной части
Одинарной точности	4 байт	Числа с точностью до 6 разрядов. Отрицательные: от –3,402823 Е38 до –1,401298 Е-45. Положительные: от 1,40129 Е-45 до 3,402823 Е38
Двойной точности	8 байт	Числа с точностью до 10 разрядов. Отрицательные: от –1,79769313486232 Е308 до –4,94065645841247 Е-324. Положительные: от 4,94065645841247 Е-324 до 1,79769313486232 Е308.

По умолчанию Access присваивает текстовый тип данных каждому новому полю. Для того, чтобы присвоить полю другой тип данных, щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой и выберите подходящий тип из раскрывающегося сиска Тип данных.

Для чисел, содержащих знаки пунктуации (такие как дефисы в номерах телефонов), следует использовать текстовый тип данных, так как в числовом типе данных знаки пунктуации не допускаются.

Предупреждение

Будьте внимательны при выборе между денежными и числовыми типами данных. Значения в полях, описанных как Денежный, будут округляться, в то время как для поля числового типа применяют расчеты с плавающей запятой (если необходимо, с десятичной плавающей запятой). Денежный тип использует более быстрый способ расчетов с фиксированной запятой (число десятичных знаков результата определено заранее), исключающий ошибки округления.