Поддержка данных в Access

При работе с базой данных вам прийдется решать различные задачи защиты и обновления данных. Например, вам следует регулярно создавать резервную копию базы данных. Возможно, вы захотите сжать файл базы данных для более эффективной работы, увеличив, таким образом, скорость доступа к данным и уменьшив место на жестком диске, необходимое для хранения файла базы данных. Можно также зашифровать данные, чтобы оградить вашу базы данных от несанкционированного доступа. В этом разделе описана каждая из процедур и приведены рекомендации по их выполнению.

Создание резервной копии базы данных

Одна из наиболее важных "административных" задач ведения базы данных заключается в создании резервной копии. Резервное копирование базы данных необходимо для предотвращения потери важной информации. Создавать резервную копию базы данных необходимо регулярно (особенно перед тем, как вы приступите к радикальным изменениям и после них).

Создание резервной копии базы данных не представляет труда, так как все таблицы, формы и другие объекты базы данных хранятся в одном файле. Если вы работаете со специальным программным обеспечением для создания резервных копий, просто укажите файл базы данных в качестве объекта для копирования. Можно воспользоваться командой копирования Диспетчера файлов или DOS для того, чтобы скопировать базы данных на нужный логический диск, в нужный каталог (подкаталог).

Предупреждение

Перед тем как приступить к копированию базы данных, убедитесь, что она закрыта (закрыта у всех пользователей сети).

Сжатие базы данных

По мере того как вы добавляете и удаляете объекты в файле базы данных, он может стать сильно фрагментированным (кусочно-связанным), а работа с ним – медленной и непроизводительной. Сжатие базы данных устраняет фрагментацию и повышает скорость работы. Это также экономит свободное пространство на диске. Частота сжатий зависит от того, как часто в базе данных проводится дополнение и удаление объектов. Например, базы данных, используемые в основном для просмотра информации, можно сжимать редко, а те базы, информация в которых обновляется ежедневно, и еженедельные отчеты необходимо сжимать регулярно.

Для того чтобы сжать базы данных, выполните такую последовательность действий:

1. Закройте базу данных.

2. В первоначальном окне Microsoft Access выберите команду ФайлСжать базу данных. На экране появится диалоговое окно Исходная база данных для сжатия.

3. Выберите или напечатайте имя файла базы данных и щелкните на ОК. На экране появится диалоговое окно Конечная база данных (имя может быть то же самое, что и у сжимаемой базы данных).

4. Щелкните на командной кнопке ОК.

5. Если имена сжимаемой базы данных и файла, в который вы хотите ее сжать, совпадают, вам надо будет подтвердить в диалоговом окне, что вы хотите заменить существующий файл. Чтобы продолжить сжатие, выберите ОК.

Шифровка данных

Если вы заинтересованы в конфиденциальном использовании данных, воспользуйтесь возможностями шифровки с помощью Access. Шифровка преобразует файл в нечитаемый текстовыми редакторами или программами-утилитами. Зашифрованные данные можно прочитать только с помощью Access. Эта возможность важна, если ваши конфиденциальные данные передаются по телефонным линиям или другим незащищенным от несанкционированного доступа средствам связи.

Предупреждение

Сама по себе шифровка данных не обеспечивает полной безопасности. Любой, имея в своем распоряжении Access, может зашифровать и расшифровать базу данных. Для более надежной защиты используйте шифровку с паролем (в диалоговом окне базы данных выберите команду ЗащитаИзменить пароль). Зашифрованные базы данных работают немного медленнее, но, когда речь идет о безопасности, это несущественно. При необходимости, вы сможете расшифровать базу данных.

Для того чтобы зашифровать или расшифровать (убрать шифровку) базу данных, выполните такую последовательность действий:

1. Закройте базу данных (у всех пользователей электронной сети).

2. В первоначальном окне Microsoft Access выберите команду ФайлЗашифровать.

3. Выберите или напечатайте имя файла базы данных, подлежащего шифровке, и щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно Конечная база данных для шифрования.

4. Выберите или напечатайте имя файла базы данных (имя может быть то же самое, что и у шифруемой базы данных).

5. Выберите ОК.

6. Подтвердите разрешение записи нового файла поверх шифруемого файла базы данных.