Объекты базы данных

В Access понятие база данных относится к единичному файлу, содержащему всю информацию. Каждая база данных Access состоит из следующих объектов: таблиц, запросов, форм, отчетов, макрокоманд и модулей.

Окно базы данных содержит корешок для каждого типа объектов базы данных. Выбрав тип объекта базы данных, например таблицы, вы увидите на экране список имен имеющихся таблиц. Для того чтобы открыть нужный объект, дважды щелкните на его имени или, выделив имя, щелкните на кнопке Открыть для таблиц, запросов и форм; на кнопке Просмотр – для отчетов или кнопке Выполнить – для макросов и модулей. Для создания новых объектов базы данных или модификации существующих объектов базы данных используйте кнопки Создать и Конструктор.

Проектирование вашей базы данных

Перед тем как приступить к созданию таблиц, форм и отчетов, вам следует потратить какое-то время на проектирование базы данных. Сконцентрируйте ваши усилия на данных, исполнителях и задачах. Ниже приведены некоторые важные советы, которые придерживаться при разработке базы данных.

• Начните с анализа существующей базы данных (созданной вручную или с помощью компьютера). Просмотрите используемые формы и отчеты. Определите источник данных (если это компьютер, подумайте, нельзя ли импортировать введенные данные). Поговорите с другими людьми, использующими содержащуюся в базе данных информацию, обсудите возникающие в связи с этим проблемы и пожелания. Просмотрите решаемые с помощью базы данных задачи (и продумайте те, которые следует решать в будущем), например создание еженедельных отчетов, экспортирование данных, сортировка и анализ (обработка).

• Идентифицировав данные и задачи, которые следует решить, разделите их на группы (например, разделите информацию о клиентах и информацию о платежных документах). Эти группы впоследствии станут таблицами.

• Определите типы данных, которые будут храниться в каждой таблице. (Таблица клиентов, например, может содержать фамилии клиентов, их адреса и номера телефонов.) Эти группы данных таблицы называются полями.

• Просмотрите общие элементы таблиц. (Фамилия клиента может быть общим элементом таблицы клиентов и таблицы накладных.) Эти общие элементы называются ключевыми полями.

• Продумайте оформление форм и отчетов.

• Определите условия выбора для запросов.

• Обдумайте, как автоматизировать стандартные задачи баз данных, такие как выполнение запросов и печать отчетов.

• Обдумайте проблемы безопасности данных, такие как стратегия создания копий, разделения данных и ограничения доступа при работе в сети.

Создание новой базы данных

Спроектировав базу данных, вы готовы приступить к ее созданию. Чтобы создать новую базу данных, выполните следующие шаги:

1. Выберите команду ФайлСоздать базу данных или щелкните на кнопке панели инструментов Создать базу данных. На экране появится диалоговое окно Создание базы данных.

2. Выберите нужный диск и каталог.

3. Введите имя новой базы данных (не более восьми символов). Access автоматически присваивает новому файлу базы данных расширение MDB.

4. Щелкните на командной кнопке ОК.

5. После того как Access создаст новую базу данных, в окне Access откроется пустое окно базы данных, готовое к созданию новых объектов.