Когда следует использовать базы данных

Компьютер и компьютерные программы следует воспринимать как рабочий инструмент, ежедневно применяемый в работе. В пакет Microsoft Office входит набор таких программ-инструментов, воспользовавшись которыми, вы сможете автоматизировать выполнение ежедневных задач. Очевидно, что знание того, когда нужно использовать систему управления базами данных Access, просто необходимо для такой автоматизации. Базы данных предназначены для хранения информации. Рассмотрим несколько типичных примеров информации, часто хранящейся в компьютерных базах данных:

• Информация о сотрудниках фирмы

• Учет продукции

• Сведения о покупателях

• Учет коллекционных почтовых марок

• Домашний учет различных страховок

• Рабочие планы

• Учет продаж

• Поставщики

• Накладные

• Коллекции видеокассет

Обратите внимание, что во всех вышеприведенных примерах подчеркиваются функции хранения и манипуляции данными, а не расчеты. Хотя в базе данных можно выполнить много финансовых и статических расчетов, эти вычисления выполняются не так быстро, как это делают, например, электронные таблицы. Например, СУБД – не лучшая программа для автоматизации расчета налога с прибыли; для решения этой задачи лучше подходит электронная таблица. Если же вам необходимо отслеживать, анализировать и хранить информацию о налогах за несколько лет, то база данных лучше подойдет для набора и хранения этой информации.

Работа с Access

Microsoft Access – система управления реляционными базами данных, предназначенная для работы в среде Windows. Работая с Access, вы сможете решать следующие задачи:

• Разбивать данные на логически связанные части

• Вводить, изменять и находить нужные данные

• Находить множества данных по задаваемым условиям

• Создавать формы и отчеты

• Автоматизировать выполнение стандартных задач

• Графически устанавливать связи между данными

• Вставлять рисунки в формы и отчеты

• Создавать собственные, готовые к работе с базой данных программы, содержащие меню, диалоговые окна и командные кнопки

Начинаем работать с Access

Чтобы запустить Access, дважды щелкните на пиктограмме Access, расположенной в соответствующей группе программ Диспетчера программ (как правило, -- это группа Microsoft Office). Если вы являетесь членом рабочей группы (при работе в сети) с установленным ограничением доступа, Access запросит имя пользователя и пароль.

Первоначальное окно Microsoft Access содержит только два элемента меню: Файл и Справка. Панель инструментов содержит кнопки для создания новой базы данных, открытия существующей базы данных и доступа к карточкам подсказки и к справочной системе.

Для того чтобы открыть существующую базу данных, выполните такую последовательность шагов.

1. Выберите команду ФайлОткрыть базу данных или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+O>.

2. На экране появится диалоговое окно Открытие базы данных.

3. Выберите нужный каталог.

4. Выберите нужное имя файла базы данных.

5. Щелкните на командной кнопке ОК.

Чтобы закрыть открытую базу данных, выберите команду ФайлЗакрыть базу данных или дважды щелкните на кнопке системного меню.

При создании новой базы данных или открытии существующей открывается окно базы данных и многие элементы меню и панели инструментов становятся доступны. Каждый раз вы можете открыть только одну базу данных.