Тема 7 Использование диаграмм, рисунков и механизма ole

Рисунки и диаграммы в Access — это нечто большее, чем украшение базы данных. Диаграммы показывают связи между элементами данных. Рисунки позволяют сохранять в файле базы данных графическую информацию, например фотографии сотрудников вместе со сведениями о них. Применяя технологию, известную как связывание и внедрение объектов (OLE), можно вставить в базу данных Access объекты (рисунки, диаграммы и электронные таблицы), созданные с помощью других программ. Если вы сделаете какие-либо изменения в оригинале, механизм OLE автоматически обновит данные связанного объекта вашей базы данных.

Создание диаграмм

Графическое представление данных может продемонстрировать их взаимосвязь и тенденции развития, которые было бы трудно заметить в отчете или таблице. Диаграммы можно использовать для демонстрации тенденций роста в зависимости от объема инвестиций или для демонстрации расширения географии сбыта продукции.

Диаграммы так же, как формы и отчеты, представляют собой один из способов отображения данных, содержащихся в таблице или запросе. Часто оказывается, что необходимо преобразовать данные в специальный формат для того, чтобы создать диаграмму. Это можно сделать, создав соответствующий запрос.

Для того, чтобы создать диаграмму, вы должны воспользоваться мастером диаграмм. Существует несколько способов запуска мастера диаграмм. Если вы создаете новую форму, то самый простой способ — воспользоваться мастерами форм и выбрать соответствующий тип мастера диаграмм.

Если вы хотите добавить диаграмму в уже существующую форму или отчет, откройте форму или отчет в режиме конструктора и воспользуйтесь инструментом создания диаграмм (на панели инструментов), чтобы поместить графический объект в нужное место и запустить мастер диаграмм.

Создание диаграмм с помощью мастеров форм

Самый быстрый способ создать диаграмму в форме — воспользоваться услугами мастера форм, именуемого Диаграмма. Мастер диаграмм, задав ряд вопросов, создаст форму, содержащую только диаграмму.

Для того, чтобы запустить мастер диаграмм, выполните такую последовательность действий:

1. щелкните на корешке Форма окна базы данных.

2. щелкните на кнопке Создать.

3. Выберите таблицу или запрос, по данным которых будет построена диаграмма.

4. щелкните на кнопке Мастера.

5. Выберите тип мастера Диаграмма, а затем щелкните на кнопке ОК. Access запустит мастера диаграмм.

Создание диаграмм с помощью панели инструмента Graph

И в режиме конструктора формы, и в режиме конструктора отчета панель элементов содержит инструмент Диаграмма, предназначенный для создания диаграмм, размещения их и изменения размеров.

Для того чтобы вставить диаграмму в форму или отчет с помощью инструмента Диаграмма, выполните такую последовательность:

1. Откройте существующую форму или отчет в режиме конструктора или создайте новую форму (новый отчет).

2. Если панель элементов еще не открыта, откройте ее.

3. щелкните на инструменте Диаграмма панели элементов. Указатель мыши превратится в пиктограмму диаграммы и крестик.

4. Переместите крестик в нужное место формы или отчета и установите размер графического объекта. На экране появится мастер диаграмм, запрашивающий имя базовой таблицы или запроса для построения диаграммы.

5. Выберите таблицу или запрос (или то, и другое), данные из которых должны быть отображены на создаваемой диаграмме, и щелкните на кнопке Далее.

6. Мастер диаграмм предложит выбрать из списка полей те данные, которые должны быть отображены на создаваемой диаграмме. Для продолжения щелкните на кнопке Далее.

7. В следующем окне мастер диаграмм попросит выбрать тип осей координат диаграммы. щелкните на кнопке Далее.

8. Мастер диаграмм предложит выбрать поля для надписей легенды. щелкните на кнопке Далее, чтобы продолжить работу.

9. Мастер диаграмм спросит, хотите ли вы привязать график к полю в форме или отчете. Если вы выберете Да, мастер предложит выбрать поля, с которыми будет осуществляться связь.

10. Мастер диаграмм предложит выбрать тип диаграммы.

11. В последующем диалоговом окне мастер диаграмм предложит ввести заголовок диаграммы и спросит, хотите ли вы отобразить на экране легенду.

12. щелкните на кнопке Готово. Access отобразит оконченную диаграмму в режиме конструктора.

13. Сохраните форму или отчет.