Установка свойств элементов управления и отчетов

Каждый элемент управления Access имеет свойства. Свойства определяют внешний вид (оформление) и поведение элемента. В режиме конструктора отчета можно просмотреть или изменить свойства элементов управления и самих отчетов.

Чтобы отобразить на экране окно свойств элемента управления, дважды щелкните на этом элементе управления. Содержимое открытого окна свойств изменяется каждый раз при выборке очередного элемента управления.

Для того чтобы отобразить на экране свойства отчета, дважды щелкните в левом верхнем углу отчета или выберите команду ПравкаВыделить отчет. На экране появится окно свойств отчета. Щелчок в левом верхнем углу отчета выделяет сам отчет. Если в этот момент открыто окно свойств, то в нем будут отображены свойства отчета. Двойной щелчок в левом верхнем углу выделяет отчет и открывает окно его свойств.

Многие свойства отчетов унаследованы от соответствующих свойств таблиц и запросов. Некоторые свойства можно установить с помощью панели элементов и палитры, а некоторые другие не имеют установок.

Установка свойств разделов отчета

Каждый раздел отчета имеет набор свойств, которые можно устанавливать, просматривать и изменять, чтобы улучшить оформление отчета. Для того чтобы вывести на экран свойства раздела, откройте окно свойств и щелкните на нужном разделе отчета.

Сортировка и группировка данных в отчетах

Access позволяет выводить записи отчета в определенном порядке или в заданных группах. Например, в отчете — списке адресов вы могли бы упорядочить адреса корреспондентов по индексам. В отчете по продажам можно сгруппировать фамилии клиентов по областям или городам.

Группировка возможна только при разработке отчетов. При этом данные разбиваются на группы, которые в свою очередь могут быть отсортированы в соответствии с заданным условием. Например, в отчете — списке телефонных номеров сотрудников фирмы записи можно сгруппировать по отделам, в которых работают эти сотрудники. Можно также отсортировать этот список в алфавитном порядке названий отделов, а внутри каждого отдела можно отсортировать фамилии сотрудников по алфавиту.

Можно провести и многоуровневую группировку на основании данных нескольких полей. Такой группировкой можно воспользоваться, например, для создания отчета, в котором бы были перечислены все сотрудники вашей фирмы и их номера телефонов по подразделению, по отделам внутри подразделения и по занимаемым должностям внутри отдела.

Для того чтобы сгруппировать данные в отчете, в меню Вид выберите команду Сортировка и группировка. На экране появится диалоговое окно Сортировка и группировка. В верхней части окна выделите поле, в соответствии с данными которого вы хотите выполнить группировку, и задайте порядок сортировки — по возрастанию или по убыванию. В нижней области диалогового окна установите свойства группировки (наличие верхнего и/ или нижнего колонтитулов групп или как правило, определяющее начало новой группы). Если ваш отчет был создан с помощью мастера отчета с группированием данных и вычислением итогов, то всё необходимые установки уже сделаны.

Использование подчиненных отчетов

подчиненный отчет — это один отчет, вставленный в другой. подчиненными отчетами можно воспользоваться для создания отчета из нескольких таблиц: текущие подчиненные отчеты отображают записи, связанные с текущей записью главного отчета. подчиненный отчет также можно использовать для объединения нескольких несвязанных отчетов в один главный отчет.

Для того чтобы создать многоуровневый отчет, выполните такую последовательность шагов.

1. Создайте отчет, который вы хотите использовать как подчиненный.

2. Откройте главный отчет в режиме конструктора отчета.

3. Откройте окно базы данных.

4. С помощью мыши перетащите пиктограмму объекта подчиненного отчета в нужный раздел главного отчета.

5. Если записи подчиненного отчета связаны с главным отчетом, определите эти связи, установив свойство подчиненные поля в окне свойств подчиненного отчета и свойство Основные поля в окне свойств главного отчета.

6. Сохраните отчет.