Работа в режиме конструктора отчета

Режим конструктора отчета предназначен для создания и изменения отчетов. Инструменты и возможности, предлагаемые пользователю в режиме конструктора отчета, в основном те же самые, что и инструменты и возможности, имеющиеся в режиме конструктора формы. В этом разделе описаны все новые возможности режима конструктора отчета.

Разделы отчета

Далее приведен обзор разделов отчета:

• Заголовок отчета. Информация, появляющаяся в начале первой страницы отчета, например название отчета.

• Верхний колонтитул. Информация, появляющаяся перед в начале каждой страницы отчета; может содержать, например, заголовки столбцов таблиц или запросов.

• Заголовок группы. Информация, появляющаяся перед каждой группой данных, например название группы.

• Область данных .Содержит данные отчета. Эта область, где отображаются данные из таблиц или запросов.

• Примечание группы. Информация, появляющаяся в конце каждой группы данных, например итоговые результаты по каждой группе.

• Нижний колонтитул. Информация, появляющаяся в конце каждой страницы отчета, например номера страниц.

• Область примечаний отчета. Содержит информацию, появляющуюся в конце последней страницы отчета; может содержать, например, итоговые результаты вычислений, выполненных по всем записям отчета.

В отличие от пустых форм, состоящих только из области данных, в новых отчетах сразу же определены также верхний и нижний колонтитулы страницы. Так же как при работе с формами, вы можете добавить в отчет Заголовок и Область примечаний отчета. Для того чтобы добавить в отчет Заголовок и Область примечаний отчета, в меню Формат выберите команду Заголовок/ примечание отчета. Кроме того отчеты могут иметь две новых секции: заголовки групп (категорий) и примечания групп (категорий) данных.

Панель элементов конструктора отчетов

Панель элементов конструктора отчетов содержит все элементы, необходимые для создания отчета (такие как поля, текст и окна). Элементы, помещаемые в отчет или форму, называются элементами управления.

Панель элементов — это окно, которое вы можете перемещать по экрану, его размеры можно менять. Для того чтобы отобразить на экране панель элементов, выберите команду ВидПанель элементов. Вокруг выбранного элемента программа Access отображает размерные маркеры и маркеры перемещения.

Для того чтобы поместить в отчет новый элемент управления, выберите подходящий инструмент в панели элементов. Указатель мыши превратится в крестик и отобразит пиктограмму выбранного инструмента. Переместите крестик в нужное место формы (отчета), а затем щелкните и “растяните” элемент управления до нужного размера.

Каждый инструмент панели элементов служит для выполнения определенных функций. Ниже приведен краткий обзор этих функций.

• Оформление. Используйте элемент Подпись для того, чтобы напечатать текст в отчете (например, название вашего отчета). Используйте элемент Линия, чтобы нарисовать линии, и элемент Прямоугольник — для рисования прямоугольников, группирующих элементы или просто привлекающих внимание к определенным элементам отчета. Элемент Конец страницы позволяет создавать многостраничные отчеты. Часто, если отчет становится трудным для восприятия из-за перегруженности, разбивка на несколько страниц может значительно улучшить его.

• Отображение данных. Элемент Поле применяется для ввода или отображения данных (включая картинки). Если вы хотите поместить в отчет переключатели, флажки, выключатели, воспользуйтесь элементом группировки Группа. Когда вы вставляете в отчет элемент Группа, на экране появляется мастер элемента Группа, который помогает правильно описать группу элементов и установить нужные свойства. Каждый из вышеперечисленных элементов управления можно поместить и независимо, выбрав на панели элементов Переключатель, Флажок или Выключатель соответственно. Элемент Список позволяет создавать раскрывающийся список с возможными значениями поля. Инструмент Поле со списком объединяет возможности текстового поля и окна списка.

• Построение диаграмм. Элемент Диаграмма запускает мастера диаграмм и программу Microsoft Graph, которые помогут вам создать графические элементы отчета.

• Внедрение отчетов. Для отображения связей между таблицами типа одна запись ко многим записям, например, для учета арендной платы за видеокассеты для каждого клиента, обычно применяется элемент Подчиненная форма/отчет. Для того чтобы вставить один отчет в другой, воспользуйтесь этим элементом в основном отчете, но реже следует создать встраиваемый подчиненный отчет. Если для создания основного и подчиненного отчетов воспользоваться мастерами отчетов, то можно сэкономить много времени.

• OLE (Связывание и внедрение объектов). Для отображения внедряемых и связанных объектов OLE применяются элементы Рамка объекта и Связанная рамка объекта. Элемент Связанная рамка объекта отображает рисунки, диаграммы и другие элементы OLE, хранимые в полях базы данных Access. Элемент Рамка объекта применяется для отображения элементов, хранимых вне таблиц.

• Автоматизация задач. Элемент Кнопка создает в отчете кнопку — элемент управления. Кнопки управления применяются для запуска макрокоманд или вызова функций Access Basic. Кнопку управления можно запрогрпммировать для печати отчета или отображения другого отчета. Когда вы выбираете элемент Мастера, программа Access запускает мастер, подходящий для создаваемого элемента управления. Элемент Закрепление инструмента сохраняет инструмент активным до тех пор, пока вы не выберите другой инструмент. Этой возможностью удобно пользоваться, когда вы создаете несколько элементов управления одного и того же типа, например, помещая одновременно несколько полей в отчет.