Сортировка результатов запроса

Обычно результаты запроса появляются на экране в несортированном виде, в том порядке, в котором записи были найдены в базе данных. Чтобы результаты запроса выглядели привычно, можно указать порядок сортировки.

Строка сортировки бланка QBE содержит раскрывающийся список, включающий следующие типы сортировки:

• По возрастанию

• По убыванию

• Отсутствует.

По умолчанию порядок сортировки не задан. Для того чтобы задать порядок сортировки, выделите поле и из раскрывшегося списка выберите нужный порядок сортировки.

Задание свойств запросов

Вы можете просмотреть и изменить свойства всего запроса, списка полей, используемых в запросе, или отдельных полей динамического набора записей. Для того чтобы просмотреть и изменить свойства любого из этих объектов, выберите команду Вид=> Свойства для открытия диалогового окна свойств. Затем щелкните на объекте, свойства которого вы хотите изменить. В окне свойств появится набор свойств выбранного объекта.

Возможно вы захотите задать формат вычисляемого поля, например, задать количество отображаемых знаков после запятой.

Одно из самых важных свойств запроса — это свойство Уникальные значения. По умолчанию это свойство имеет значение Нет, означая, что если существуют повторяющие записи, удовлетворяющие заданным условиям, то каждая из них будет внесена в динамический набор записей. Для того чтобы исключить из результатов запроса повторяющиеся записи, установите для свойства Уникальные значения значение Да.

Если целью вашего запроса является создание списка категорий видеофильмов и платы за прокат по категориям, по умолчанию в результате запроса одни и теже записи будут представлены в каждой категории. Для того чтобы в списке не было повторяющихся записей, установите для свойства Уникальные значения значение Да.

Тема 6 Создание отчетов

Если формы предназначены для ввода информации, то отчеты предназначены для ее вывода. Напечатанные отчеты представляют данные в значительно лучшем виде, чем формы или таблицы. Например, вы можете создать отчет, который будет напечатан в альбомной ориентации на фирменном бланке с итоговыми суммами для каждой страницы или для каждой группы.

Создание отчета

Перед тем как приступить к созданию отчета, уделите немного времени обдумыванию его содержания и оформления. Для этого выполните следующее:

• Просмотрите таблицы, формы и запросы, имеющиеся в вашей базе данных.

• Определите, из каких компонентов должен состоять отчет.

• Убедитесь, что все необходимые данные введены в соответствующие таблицы.

• Обдумайте возможность использовать вместо отчета имеющиеся формы; возможно, вам необходимо осуществлять как вывод, так и ввод данных в одном формате. Помните, что вы не можете вводить данные в отчет или изменять их.

• Просмотрите уже напечатанные отчеты и посоветуйтесь с теми, кто применяет эти отчеты в своей работе, для выявления их недостатков и получения рекомендаций по улучшению.

Создание отчетов напоминает создание форм. Для того чтобы создать отчет, активизируйте окно базы данных, щелкнув на корешке отчет, а затем на кнопке Создать. На экране появится диалоговое окно Создание отчета. В текстовом поле Выбор таблицы/ запроса выберите таблицу или запрос, на основании которых будет создаваться отчет.

щелкните на кнопке Мастера, если хотите, чтобы основой для создаваемого отчета были стандартные, заранее подготовленные шаблоны отчетов Access. щелкните на кнопке Пустой отчет, чтобы создавать отчет самостоятельно с самого начала.