Групповые расчеты

Иногда возникает необходимость выполнить запрос не для каждой записи, а для групп записей. Например, вы можете просмотреть итоговые суммы продаж по определенной области или рекламные цены по каждому виду продукции. Access позволяет выполнить эти непростые вычисления, группируя записи. Например, вы можете определить среднюю зарплату по отделам или максимальное количество часов, необходимых для выполнения каждого заказа.

Вы можете сами определить способ разбиения на группы в строке Групповая операция. Для того чтобы отобразить строку Групповая операция на экране, в меню Вид наберите команду Групповая операция. Одновременно со строкой Групповая операция Access автоматически добавляет слова Группировка в каждое поле бланка QBE. Используйте это поле для определения групп, по которым вы хотите выполнить итоговые расчеты. В поле Групповая операция можно выделить любой из перечисляемых ниже типов расчетов.

• Sum. Суммирование значения полей.

• Avg. Расчет среднего значения поля.

• Min. Нахождение минимального значения поля.

• Max. Нахождение максимального значения поля.

• Count. Подсчет количества (непустых) значений в поле. Нулевые значения не учитываются.

• StDev. Расчет среднеквадратической ошибки для значений поля.

• Var. Расчет дисперсии для значений поля.

• First. Подстановка первого значения в поле.

• Last. Подстановка последнего значения в поле.

• Expression. Позволяет создавать вычисляемое поле для группы.

• Where. Позволяет задать критерий для поля, не используемого для определения группы.

Для выполнения расчетов по группам выполните такую последовательность действий:

1. Создайте запрос — выборку или перекрестный запрос.

2. В режиме конструктора выведите на экран строку Групповая операция, выбрав в меню Вид команду Групповая операция.

3. В ячейке Групповая операция для каждого поля выберите его тип.

4. Если итоговые суммы вычисляются для всех записей, ни одно из итоговых полей не должно иметь свойств типа Группировка.

5. Если итоговые суммы вычисляются по группам, для соответствующих полей установите тип Группировка.

6. Сохраните запрос.

7. Запустите запрос или переключитесь в режим таблицы.

Ввод условия отбора

Задав условие в строке бланка QBE, вы можете осуществить запрос только для записей, удовлетворяющих заданному условию. Условие отбора — один чаще всего используемых элементов запроса. Вы можете отобрать записи, введя любое из следующих условий.

• Точное совпадение. Задайте буквенное выражение, например текстовую строку Укр или $1000, которое должно точно совпадать со значением полей отбираемых записей; прописные и строчные символы считаются различными.

• Поиск с использованием подстановочных символов шаблона. Для задания условия используйте комбинацию букв и подстановочных символов, например, У* или 1###; значения полей должны “вписываться” в шаблон.

• Поиск несовпадений. Используйте оператор NOT для исключения из области действия запроса тех записей, которые удовлетворяют заданному условию отбора.

• Поиск по дате. Для задания условия используйте фиксированную дату или оператор DATE(), заменяющий текущую дату (на основании системных часов компьютера). Например, можно воспользоваться условием 12/1/95 или DATE().

• Поиск пустых полей. Используйте оператор NULL, чтобы указать, что вам нужны только записи, заданные поля которых пусты. Используйте оператор NOT NULL для того, чтобы указать, что в результатах запроса вы хотите видеть только записи с непустыми полями.

• Операторы сравнения. Используйте любые операторы сравнения для сопоставления полей записей по особым правилам. Например, чтобы увидеть только записи с датой раньше текущей, можно ввести <DATE().

• Значения Да/Нет. Используйте Да, Истина, Включено или -1, чтобы задать значения Да. Используйте Нет, Ложь, Отключено или 0, чтобы задать значение Нет.

• Сложное условие отбора. Воспользуйтесь логическими операторами для задания сложного условия для одного и того же поля.