Работа с окном запроса

Существует несколько режимов просмотра запросов в окне запросов (смена режимов отображения можно произвести соответствующим выбором в меню Вид):

• Режим конструктора. Используется для задания запроса.

• Режим SQL. Используется для отображения или изменения запроса на языке SQL.

• Режим таблицы. Используется для отображения результатов запросов.

Панель инструментов конструктора запросов содержит большое количество кнопок, позволяющих значительно ускорить работу с запросами.

Создание запроса

После того как вы приступите к созданию запроса или щелкните на кнопке Конструктор в окне базы данных, чтобы редактировать уже существующий запрос, Access отобразит окно конструктора. Окно конструктора в режиме запроса разделено на две части. Верхняя часть содержит список полей всех таблиц, включенных в область действия запроса. Нижняя часть содержит сетку запроса по образцу (бланк QBE), в которой вы определяете параметры запроса. Каждый столбец бланка QBE соответствует одному из полей. Для каждого из полей в строках бланка QBE нужно определить параметры запроса — условия запроса и вид сортировки.

Выбор полей

Бланк QBE состоит из строк и столбцов. Каждый столбец соответствует одному из полей, используемых в запросе. Для того чтобы добавить поле в бланк QBE, дважды щелкните на этом поле в окне списка полей или перетащите это поле в один из столбцов. Access автоматически заполнит имя поля и стандартные выборки для подсчета итоговых значений по группе, а также установит флажок опции Вывод на экран.

Чтобы выбрать все поля, дважды щелкните на звездочке (*) или перетащите звездочку в бланк QBE. Для того чтобы убрать поле, выделите соответствующий столбец и нажмите клавишу <Del> или установите курсор ввода внутри столбца и в меню Правка выберите команду Удалить столбец.

Совокупность записей, являющихся результатом выполнения запроса (или фильтрации), называется динамическим набором записей. Вы можете указать, какие поля следует включать в динамический набор записей. Вы можете указать, какие поля следует включать в динамический набор записей. Для включения поля в динамический набор записей установите флажок опции Вывод на экран в бланке QBE.

В отображаемые результаты запроса не обязательно включать все поля, используемые в бланке QBE. Для того чтобы исключить поле из результирующего динамического набора записей, уберите флажок опции Вывод на экран для этого (исключаемого) поля.

Бланк QBE содержит еще две строки, которые изначально не видны на экране. Строки Имена таблиц и Групповые операции спрятаны по умолчанию. Для того чтобы отобразить их на экране, выберите в меню Вид одноименные команды. Когда вы выберите эти команды, на экране под строкой Поле в бланке QBE, появятся строки Имена таблиц и групповые операции.

Добавление вычисляемых полей

В бланк QBE можно добавить вычисляемые поля. Вычисляемые поля — это временные поля, создаваемые в динамическом наборе записей во время выполнения запроса; в них заносятся результаты вычислений над данными из полей таблицы. Вычисляемые поля можно использовать, например, для расчета стоимости продуктов по категориям или для объединения (конкатенации) текстовых полей.

Для создания вычисляемого поля в верхней строке бланка QBE выделите пустую ячейку — имя поля. Вы можете напечатать выражение непосредственно в этой ячейке. Access присвоит новому полю имя, например Выражение 1, которое вы сможете впоследствии изменить на более осмысленное название. Вы можете сразу ввести в указанную ячейку имя нового поля, далее(:) и выражение. Имена полей, используемые в вычислениях, должны заключаться в квадратные скобки ([ ]), а пробелы — в кавычки (“ “). Логические и арифметические операторы записываются обычным образом. Имена вычисляемых полей в квадратные скобки заключать не нужно. Например, можно создать новое поле с именем Итого, введя следующее:

Итого [Цена] *Количество

Для того чтобы создать вычисляемое поле, выполните такую последовательность действий.

1. Перейдите в нужный столбец в бланке QBE.

2. В строке Поле введите имя вычисляемого поля и двоеточие (:).

3. Продолжайте ввод в ячейку имени поля составляющих выражения.

4. Сохраните и выполните запрос.