Создание запроса

Чтобы создать запрос, щелкните на кнопке Создать запрос, расположенной на панели инструментов, или, переключившись в окно баз данных, щелкните на корешке запрос, а затем на кнопке Создать. На экране появится диалоговое окно Создание запроса. Также как для форм и таблиц, для создания запросов существует два способа: кнопки Мастера и Новый запрос.

Перед тем как приступать к созданию запроса, при любом способе создания запроса, следует все хорошо обдумать. Перед созданием запроса продумайте ответы на следующие вопросы:

• Какая таблица (таблицы) содержит нужную информацию

• Связи таблиц (имеют ли эти таблицы соответствующие ключи?)

• Тип запроса, которым вы хотите воспользоваться

• Условия и критерии полей, которым должны удовлетворять записи

• Необходимые вычисления

• Порядок сортировки

• Имя, под которым вы хотите сохранить запрос

Использование мастеров запросов

Мастера запросов создают запросы одного из четырех основных типов:

• Перекрестный запрос. Обобщает данные в формате электронной таблицы.

• Поиск повторяющихся записей. Выполняет поиск одинаковых записей в указанной таблице.

• Поиск записей, не имеющих подчиненных. Находит все записи, не имеющие соответствующих записей в другой (связанной) таблице.

• Архивирование. Копирует записи из существующей таблицы в новую таблицу и, при необходимости, удаляет их из исходной таблицы.

Каждый мастер “просит” ввести информацию, необходимую для создания запроса определенного типа. В каждом случае вы должны определить таблицу (таблицы) или запросы, в которых этот запрос будет выполняться.

Использование кнопки Новый запрос для создания запроса

Для того чтобы создать запрос с самого начала, щелкните на кнопке Создать запрос, расположенной на панели инструментов или, переключившись в окно базы данных, выберите корешок Запрос, а затем щелкните на кнопке Создать. На экране появится диалоговое окно Создание запроса.

Щелкните на кнопке Новый запрос диалогового окна Создание запроса. На экране появится окно Запрос — выборка: Запрос и диалоговое окно Добавление таблицы. По мере того как вы выбираете таблицы, Access помещает список полей этих таблиц в верхней части окна Запрос — выборка: Запрос.

Для выбора таблицы, которую вы хотите добавить в ваш запрос, дважды щелкните на имени таблицы или выделите имя таблицы, а затем щелкните на кнопке добавить. Access Добавляет таблицу в окно Запрос — выборка: Запрос (запрос 1); диалоговое окно Добавление таблицы остается открытым для того, чтобы вы могли добавить другие необходимые таблицы. Access автоматически отслеживает все связи, существующие между таблицами, добавленными в область действия запроса, и показывает их рисуя линии между связанными полями.

Access автоматически находит связи таблиц и рисует линии между соответствующими ключевыми полями (одинаковое имя и тип поля). Эти линии называются линиями объединения. Линии объединения используются только в многотабличных запросах. Перемещая ключевое поле из одной таблицы в другую, вы можете самостоятельно создать линии объединения.

Нижняя половина окна содержит сетку Query-by-Example (запрос по-примеру или бланк QBE), которая предназначена для задания условия отбора. Бланк QBE позволяет задать условия отбора, предлагая выбрать в качестве шаблона один из реальных примеров, тип данных которого соответствует вашим. Например, для того чтобы отыскать всех сотрудников в Луганской области, в поле Условие отбора следует напечатать ЛГН (аббревиатура кода области).

Закончив добавлять таблицы, щелкните на кнопке Закрыть. Для того чтобы заново открыть диалоговое окно Добавление таблицы, щелкните на кнопке Добавить таблицу, расположенной в панели инструментов, или выберите команду Запрос=>Добавить таблицу.