Тема 7 59
Использование диаграмм, рисунков и механизма OLE 59
Создание диаграмм 59
Создание диаграмм с помощью мастеров форм 59
Создание диаграмм с помощью панели инструмента Graph 60
Изменение диаграммы 61
Связывание и внедрение объектов (OLE) 61
Основные термины механизма OLE 62
Работа со связанными и несвязанными объектами 62
Преобразование объектов OLE 64
Тема 8 66
Использование макросов 66
Создание макросов 66
Добавление макрокоманд 67
Установка аргументов макрокоманд 67
Выполнение макросов 67
Задание условий 68
Программирование командных кнопок 68
Установка свойства командной кнопки Нажатие кнопки 70
Отладка макросов 70
Приложение 72
Объекты базы данных 72
Кнопки панели инструментов оформления таблицы 72
Кнопки панели инструментов в режиме таблицы 73
Быстрые клавиши для ввода данных 75
Быстрые клавиши для перемещения по таблице 75
Команды отмены в меню Правка 76
Панель инструментов конструктора форм 77
Панель элементов конструктора форм 77
Палитра конструктора формы 78
Кнопки панели инструментов конструктора запросов 79
Операторы — подстановочные символы 80
Операторы сравнения (условные операторы) 81
Логические операторы 81
Кнопки панели инструментов режима предварительного просмотра 81
Панель инструментов конструктора отчетов 82
Панель элементов 84
Палитра конструктора отчетов 85
Кнопки панели инструментов окна макроса 86
Тема 1 Создание базы данных Что такое база данных
Перед тем как начать работать с Access, вам следует знать, что такое база данных, ознакомиться с основными понятиями и научиться разбираться, в каких случаях следует использовать базы данных.
База данных – это систематизированное хранилище информации. Телефонный справочник – прекрасный пример базы данных.
Существует два типа систем управления базами данных: системы управления файлами и системы управления реляционными базами данных. В системах управления файлами (File management systems), иногда называемых еще плоскими файловыми базами данных, данные заносятся и хранятся без индексирования, а при поиске и создании отчетов обрабатываются последовательно. Поэтому такие системы недостаточно гибкие при манипулировании данными. Другим существенным недостатком этих систем управления данными является тенденция к накапливанию избыточной информации (одни и те же данные сохраняются в нескольких местах), что усложняет и замедляет выполнение обычных задач СУБД, таких как создание и вывод на печать различных отчетов.
Системы управления реляционными базами данных (Relational database management systems) позволяют пользователям манипулировать данными более свободно, благодаря сохранению всех данных только один раз и описанию связей между ними. Связи представляют собой общие элементы данных, такие как фамилия покупателя или номер его чековой книжки. Данные каждого набора информации можно найти (восстановить), отобразить и обновить на основании данных другого набора.
Чтобы подробнее проиллюстрировать различие между системами управления файлами (File management systems) и реляционными системами управления базами данных (Relational database management systems), предположим, что в базе данных должна храниться информация агентства по прокату видеокассет, включающая сведения о клиентах, оплате проката и местах нахождения видеокассет с фильмами. При работе с файловой системой управления базой данных каждый раз, когда клиент вносит плату за прокат фильма, его фамилия и номер телефона должны быть внесены в базу данных после сведений о размере и форме оплаты. В реляционной системе управления базой данных фамилия клиента и номер его телефона будут найдены автоматически в соответствующем (справочном) списке клиентов, а затем вписаны в накладную на оплату, избавляя оператора от повторного ввода данных, а систему – от ненужного дублирования.