Поиск данных

Стандартная задача базы данных — поиск записи по заданному значению одного из полей. Предположим, что вам звонит клиент и спрашивает, есть ли у вас конкретный фильм. Воспользовавшись командой поиска Найти, вы можете найти фильм по названию.

Когда вы выберете команду поиска ПравкаНайти, на экране появится диалоговое окно Поиск в поле, предлагающее ввести условие поиска. Вы можете указать Access искать в текущем поле (стандартная установка) или во всех полях, просматривать записи вперед или назад, искать значение с учетом или без учета различий строчных и прописных букв. Вы также можете искать соответствие данных условию поиска, начиная только с начала поля, с любого места поля или поиск точного (без лишних символов) значения поля. Щелкните на кнопках Первое вхождение и Поиск далее, чтобы начать или продолжить поиск соответственно.

Для того чтобы найти запись, выполните следующие действия:

1. В меню Правка выберите команду Найти. На экране появится диалоговое окно Поиск в поле.

2. Введите данные, которые вам нужно найти, в строку Образец поиска.

3. Выберите условие поиска Совпадение.

4. Опишите область поиска Текущее поле или Все поля.

5. Опишите направление поиска Вверх или Вниз.

6. Если необходимо, активизируйте опцию С учетом регистра символов, записанных в строке Образец поиска.

7. Если необходимо, активизируйте опцию С учетом формата полей.

8. Чтобы начать поиск, щелкните на кнопке Первое вхождение. Access отобразит первую запись, удовлетворяющую заданному условию поиска.

9. Щелкните на кнопке Поиск далее, чтобы продолжить поиск и отобразить следующий результат поиска.

10. Чтобы закончить поиск, щелкните на кнопке Закрыть.

Сортировка и фильтрация данных

Access позволяет сортировать и фильтровать данные в режиме таблицы. Эта возможность может пригодиться для формирования списка записей на основании нескольких условий сортировки или фильтрации. Если для проведения поиска необходимо указать только одно условие, средства Фильтр/Сортировка позволяют задать условия в нескольких полях одновременно.

Когда вы выберете ЗаписиИзменить фильтр, на экране появится диалоговое окно Фильтр. Укажите нужное поле (поля), порядок (по возрастанию или по убыванию) и условие отбора. Условие указывает Access, какие записи необходимо отобразить. Условие отбора может быть выражением, включающим операторы, например = и >, а также символы, например * и ?. Чтобы получить помощь при вводе условия сортировки, нажмите правую кнопку мыши в ячейке Условие отбора, а затем выберите команду Построить в меню быстрого доступа.

Для того чтобы воспользоваться фильтром, выберите команду ЗаписиПрименить Фильтр. Отфильтрованные данные (выборка) появятся на экране в виде таблицы.

Чтобы увидеть опять все записи, выберите команду ЗаписиПоказать все записи.

Чтобы отфильтровать данные, выполните такую последовательность действий:

1. Выберите команду ЗаписьИзменить фильтр. На экране появится диалоговое окно фильтра.

2. Перейдите в строку Поле. В раскрывающемся списке выберите поле, по которому вы хотите провести фильтрацию, или дважды щелкните на нужном имени поля в списке полей.

3. Перейдите в строку Сортировка. В раскрывающемся списке выберите нужный порядок сортировки: По возрастанию, По убыванию или Не сортированный.

4. Перейдите в строку Условия отбора и введите условия поиска.

5. Повторяйте пп. 2-4 для каждого поля, по которому вы хотите провести фильтрацию.

6. Выберите Применить фильтр панели инструментов для просмотра выбранного подмножества данных.

7. Для того чтобы сохранить фильтр, выберите команду ФайлСохранить как запрос.

8. Для того чтобы загрузить сохраненный фильтр, выберите команду ФайлЗагрузить и откройте файл фильтра как запрос.