Тема 3 Просмотр и редактирование данных

Научившись проектировать базы данных и создавать таблицы, можно приступать к вводу данных. Вводить данные и отображать их на экране можно в режиме таблицы или в режиме формы. Режим таблицы позволяет работать в привычном формате строк-столбцов, когда на экране видны одновременно несколько записей. Режим отображения формы концентрирует ваше внимание на одной записи и заменяет бумажные бланки электронными формами, которые можно просмотреть на экране или напечатать. Эта глава посвящена возможностям работы в режиме таблицы. В следующей главе вы узнаете, как создавать и использовать формы для ввода данных и для их отображения.

Управление режимом таблицы

Создав таблицу, вы можете начать ввод данных. Чтобы переключиться в режим таблицы, выберите команду ВидТаблица. В режиме таблицы вы можете вводить и просматривать данные в привычном табличном (электронной таблицы) формате строк и столбцов. Область пересечения строки и столбца называется ячейкой.

Ввод и редактирование данных

Основные операции ввода данных включают добавление, удаление и редактирование записей таблицы, копирование и перемещение данных, а также отмену нежелательных изменений данных во время редактирования. Для ускорения ввода данных и перемещения по таблице в Access существует много быстрых клавиш.

Для выделения полей, редактирования и перемещения по таблице можно также пользоваться мышью. Для перемещения к первой, предыдущей, следующей и последней записям воспользуйтесь кнопками управления. Строка номера записи, расположенная над строкой состояния, отображает номер текущей записи; этой строкой также можно воспользоваться для перехода к определенной записи. (Щелкните на строке номера записи, введите номер записи, к которой вы хотите перейти, и нажмите клавишу <Enter>.) Для перемещения таблицы на столбец или на строку можно воспользоваться кнопками прокрутки.

Добавление новых записей

Существует два способа добавления записей в Access— режим редактирования и режим ввода данных. В режиме редактирования вы можете вводить данные в конец таблицы. Программа Access автоматически переходит в режим редактирования, когда вы изменяете данные или вводите новые записи. В режиме ввода данных Access отображает на экране пустую таблицу, готовую к вводу новых записей, пряча все существующие записи.

Чтобы перейти в режим ввода данных, выберите команду ЗаписиВвод данных. Чтобы закончить работу в режиме ввода данных, выберите команду Записи Показать все записи.

В обоих случаях для ввода новой записи вы используете пустую запись, расположенную внизу таблицы. Когда вы начинаете вводить данные в эту строку, Access добавляет новую пустую запись под текущей.

Крайний слева столбец таблицы называется столбцом маркировки записи. Щелкая в этом столбце, вы можете выделять всю строку (запись).

Access использует столбец маркировки записи для отображения следующих символов.

• Стрелка показывает текущую запись (ввод данных и редактирование не проводилось).

• Звездочкой помечена пустая запись, находящаяся в нижней части таблицы. При переходе к этой записи звездочка меняется на стрелку, являющуюся индикатором текущей записи.

• Карандаш показывает, что текущая запись содержит введенные или измененные данные, которые еще не сохранены.

• Символ блокировки показывает, что запись в данный момент редактируется другим пользователем, всем остальным она доступна только для чтения.

По мере того как вы вводите данные и переходите от поля к полю, Access проверяет введенные данные на соответствие их типу поля и дополнительным условиям (например, проверка на допустимость). Перед тем как перейти к следующему полю или записи, Access сообщит вам обо всех некорректно введенных данных.

Когда вы переходите к следующей записи, Access автоматически сохраняет текущую запись и все сделанные вами изменения. Кроме того, вы можете сохранить изменения, сделанные в текущей записи, в любой момент, выбрав команду ФайлСохранить запись или нажав комбинацию клавиш <Shift+Enter>. Вы также можете сохранить сразу всю таблицу, выбрав команду ФайлСохранить таблицу или нажав комбинацию клавиш <Сtrl+S>.

Для того чтобы добавить новую запись, выполните такую последовательность действий.

1. Если вы хотите добавить новую запись, не видя уже существующие записи таблицы, выберите команду Записи Ввод данных.

2. Перейдите к пустой записи, расположенной в конце таблицы.

3. Нажмите клавишу <Enter> или <Tab> для того, чтобы перейти к первому полю, в которое можно (и нужно) ввести данные. Маркер записи примет форму карандаша, а Access добавит пустую запись.

4. Продолжите заполнение остальных полей записи. Access автоматически вводит данные в поля-счетчики.

5. Чтобы сохранить изменения, нажмите одну из клавиш со стрелками, <Tab> или <Enter> для того, чтобы перейти к следующей записи, или нажмите комбинацию клавиш <Shift+Enter>.

6. Если вы находитесь в режиме ввода данных, для просмотра всей таблицы целиком (старые и новые записи) выберите команду ЗаписиПоказать все записи.