3 Совершенствование управления затратами ооо «карат»

3.1 Мероприятия по совершенствованию управления затратами на ооо «карат»

Снижение издержек обращения является существенным резервом экономии средств на предприятии и достигается за счет совершенствования организации торговли, повышения производительности труда торговых работников и расширения новых, наиболее прогрессивных форм торговли.

Совокупность мероприятий, направленных на сокращение затрат торгового предприятия, не должны затрагивать те статьи расходов, которые связаны с обеспечением конечной стадии торгово-технологического процесса - обслуживание потребителя. А экономию следует осуществлять за счет снижения транспортных расходов, оптимизации коммерческих расходов, снижения потерь товарно-материальных ценностей, расходов на тару, повышения экономии топливно-энергетических ресурсов, совершенствование форм и методов оплаты труда торгово-производственного персонала (связь оплаты труда с итогами работы предприятия) и т.д.

Практически не вызывает сомнения тот факт, что издержки обращения оказывают существенное влияние на конечные результаты хозяйственной деятельности. Ведь именно издержки (точнее - их уровень в розничном товарообороте) определяют качественный уровень управления финансовой и хозяйственной деятельностью торгового предприятия, определяют величину важнейших показателей финансовых результатов: прибыли, рентабельности, ликвидности. Развитие конкуренции на рынке и снижение нормы прибыли влияет на перспективы функционирования предприятия с учётом сформированного механизма управления затратами. Вероятность успешного развития повышается, когда предприятие умеет грамотно управлять расходами.

Благоприятные экономические условия также требуют оптимально распределять ресурсы между инвестиционной и текущей деятельностью. Это возможно сделать, если на предприятии действует эффективная система управления затратами. Для эффективной стратегии и тактики по совершенствованию управления затратами и принятие оптимальных решений ООО «КАРАТ» рекомендуем следующие мероприятия:

1) Внедрения управленческого учета, в котором будут интегрированы контрольная и аналитическая функции, а также планирование затрат;

2) Внедрение режима экономии и выявление резервов снижения расходов.

Рассмотрим подробно каждое из предложенных мероприятий по совершенствованию управления затратами для ООО «КАРАТ».

1) Внедрения управленческого учета, в котором будут интегрированы контрольная и аналитическая функции.

Для принятия единственно верного управленческого решения в условиях неопределенности и нестабильности современной экономической среды, обеспечивающего адекватное управление и достижение поставленных тактических и стратегических целей, требует совершенствования теоретических положений и методических основ постановки и внедрения системы управленческого учета.

Основным инструментом управления расходами - это процесс построения управленческого учета, способствующий отражению полной структуры расходов, показывающий их изменение на всем пути от начала закупки товаров до образования окончательной цены, продажи товаров и управления предприятием в целом.

Система управленческого учета на предприятии в условиях рынка должна выступать в качестве информационного фундамента управления. Она должна быть настолько рациональной, чтобы затраты на ее внедрение не были более высокими, чем ожидаемый эффект, т.е. определяющим фактором создания системы управленческого учета в организации является ее экономическая эффективность.

Под воздействием внешних факторов, государственного регулирования, новейших технологий усложняется организационная структура предприятия, появляется потребность в его делении на различные более мелкие подразделения. Задачу предоставления информации и управления по всем созданным структурам решает управленческий учет. Его сведения нужны внутренним пользователям для оперативного управления и принятия эффективных управленческих решений.

Содержание управленческого учета всецело подчинено целям оперативного управления организацией. Управленческий учет выступает интегрированной информационной системой, в которую входят все виды учета - оперативный, статистический, налоговый и бухгалтерский.

Организация управленческого учета и отчетности в ООО «КАРАТ» должна представлять собой создание гибкой системы условий, элементов и принципов построения учетного процесса для своевременного и полного информационного обеспечения руководства. Грамотно организованная, эта система поможет предприятиям оперативно решать следующие задачи:

- обеспечение адекватного и своевременного реагирования на внешние экономические процессы;

- оперативное планирование продаж, гибкое ценообразование;

- делегирование ответственности менеджерам при управлении;

- прогнозирование доходов и расходов организации;

- определение резервов снижения затрат вследствие применения детализированной номенклатуры издержек обращения;

- составление, сравнение и предоставление информации о затратах по центрам ответственности и в разрезе статей расходов;

- создание системы управленческих отчетов;

- определению стратегии развития бизнеса, формулировке целей и выработке путей их достижения;

- расчету эффективности бизнеса в целом, эффективности каждого структурного подразделения и деятельности каждого сотрудника путем внедрения сбалансированной системы показателей;

- проведению качественной оценки инвестиционных проектов и любых

инноваций, осмыслению всех бизнес-процессов компании, разумной детализации всех хозяйственных операций;

- разработке системы сбора, консолидации и анализа информации (финансовой и нефинансовой), которая более оперативно сигнализирует о проблемах (например, количество отказов клиентов быстрее, чем уменьшение прибыли, сигнализирует о снижении качества продукции);

- повышению эффективности управления денежными средствами компании;

- выработке системы взаимоотношений между структурными подразделениями, организации эффективной многоступенчатой системы внутреннего контроля на предприятии;

- созданию системы управления затратами в целях их оптимизации;

- внедрению системы бюджетирования;

- принятию обоснованных управленческих решений, как стратегических, так и оперативных.

Для того чтобы управленческую информацию можно было эффективно формировать и использовать, она должна соответствовать определенным критериям:

- краткость - информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего;

- точность - пользователь должен быть уверен, что информация не содержит ошибок или пропусков; информация должна быть свободна от любых недобросовестных действий и злоупотреблений;

- оперативность - информация должна быть готова к тому времени, когда она необходима;

- сопоставимость - информация должна быть сопоставимой по времени и по отделам/подразделениям;

- целесообразность - информация должна подходить для той цели, для которой она приготовлена;

- рациональность - подготовка информации не должна стоить больше, чем выгоды от ее использования;

- адресность - информация должна быть доведена до ответственного

исполнителя, при этом следует соблюдать конфиденциальность.

На организацию управленческого учета ООО «КАРАТ» оказывают влияние различные факторы, представленные в таблице 11.

Таблица 11 - Факторы, влияющие на организацию управленческого учета

Вид факторов	Содержание
Внешние	1. Рыночная конъюнктура
	2. Ценообразование
	3. Налоговая политика
	4. Уровень и состояние развития отрасли
	5. Конкуренция
	6. Условия деятельности
Внутренние	1. Организационная структура предприятия
	2. Степень самостоятельности организации (наличие или отсутствие франшизы)
	3. Количество центров ответственности
	4. Распределение ответственности
	5. Функциональные связи
	6. Взаимосвязи с руководством организации
	7. Взаимосвязи в коллективе
	8. Мотивация труда
	9. Профессионализм работников организации

Для оптимизации определения центров ответственности ООО «КАРАТ» предлагаем использовать методологию квалификации этих структур в зависимости от бизнес-процессов. Это система признаков (бизнес-процессов), позволяющих проводить деление управленческой структуры предприятия на центры ответственности, отвечающие за предоставление оперативной информации о конкретном бизнес-процессе и его результате.

Таблица 12 - Методология квалификации центров ответственности ООО «КАРАТ» в зависимости от бизнес-процессов

Бизнес-процесс	Центр ответственности
Развитие базы покупателей	Продажи
Заключение договоров с клиентами
Обработка заявок на оказание услуг
Управление ассортиментом, ценообразование	Маркетинг
Изучение рынка, анализ конкурентов
Рекламные кампании, продвижение бренда, ведение веб-ресурсов, SMM-сопровождение бизнеса
Входящая логистика	Снабжение
Закупка оборудования, оргтехники
Обеспечение производства сырьем и материалами
Управление складским хозяйством
Финансовый менеджмент	Администрация
Ведение учета, составление отчетности
Стратегическое планирование
Управление трудовыми ресурсами, повышение квалификации персонала
Совершенствование текущего рабочего процесса предприятия
Управление информацией

Предлагаемая методология способствует оперативному определению круга лиц, ответственных за предоставление информации, а также равномерному распределению обязанностей между центрами ответственности. В каждом таком центре возможно выделение отдельных участков - мест возникновения затрат.

Главными лицами, отвечающими за сокращение затрат в ООО «КАРАТ», являются генеральный директор, финансовый директор и главный бухгалтер. Утвержденный в конце текущего года финансовый план на будущий год - основа основ в регуляции всех денежных потоков компании. Его исполнение и строгое соответствие утвержденным параметрам гарантирует дисциплину и учет финансовых потоков. Постоянная задача генерального директора - введение в повседневную практику поиск путей уменьшения затрат. Введение и развитие управленческого учета сопровождается рядом положительных изменений в организации:

- улучшением качества товаров;

- уменьшением ее себестоимости;

- эффективным применением производственных и финансовых ресурсов;

- проведением более качественного внутреннего контроля;

- повышением конкурентоспособности организации.

В рамках определения иерархии управленческих отчетов и отчетности по центрам ответственности, адаптации отчетности к требованиям руководства, а также совершенствования системы управленческого учета целесообразно провести следующие мероприятия:

- провести анализ существующей отчетности (состава, структуры, функций, пользователей);

- проследить организационные и технические аспекты действующей системы управленческой отчетности;

- дать оценку уровню автоматизации информационных потоков, а также процессов принятия решений;

- привести эту автоматизацию в порядок в соответствии с требованиями

системы отчетности управленческого учета (при необходимости).

Перечень управленческих отчетов с указанием периодичности их составления и

центров ответственности, адаптированный к нуждам руководителей ООО «КАРАТ», а также способствующий получению более детальной информации о работе организации, принятию конструктивных управленческих решений, представлен в таблице 13.

Таблица 13 - Система управленческих отчетов для ООО «КАРАТ»

Наименование отчета	Периодичность составления	Центр, ответственный за составление
1. Отчет о продажах (в зависимости от запроса руководителей)	Еженедельно (ежемесячно)	Продажи
2. Отчет о примененных скидках	Ежемесячно
3. Средний чек	Ежедневно
4. Отчет о затратах на исходящую логистику (транспортные расходы)	Ежемесячно
5. Сводный отчет по заключенным договорам	Ежемесячно
6. Отчет о затратах на маркетинговые нужды	Ежемесячно	Маркетинг
7. Отчет по итогам исследования уровня цен на продукцию и услуги среди конкурентов	Ежеквартально
8. Отчет о необходимости разработки рекламных кампаний и акций, о расширении ассортимента	Ежеквартально
9. Отчет о поступлении и распределении материальных ресурсов между структурными подразделениями	Еженедельно	Снабжение
10. Отчет о закупке и распределении объектов основных средств	Ежемесячно
11. Отчет об изменении цен закупок	Еженедельно
12. Отчет о затратах на входящую логистику (транспортные расходы)	Ежемесячно
13. Отчет об уровне материальных запасов на складах	Еженедельно
14. Отчет о расходовании финансовых ресурсов	Еженедельно	Администрация
15. Отчет о кредиторской и дебиторской задолженности	Ежедневно
16. Отчет об изменении себестоимости продукции в общем и по позициям меню	Ежемесячно
17. Отчет о движении денежных средств	Ежедневно
18. Отчет о кадровых перестановках	Ежемесячно
19. Отчеты об эффективности инвестиций	Ежеквартально
20. Отчет о финансовых результатах деятельности	Ежемесячно
21. Сводные отчеты, содержащие обобщенные данные по всем центрам ответственности, сопоставляемые с данными бюджетов	Ежемесячно

Вследствие сопоставления затрат по каждому центру ответственности с результатами их деятельности, с использованием выполненных работ и услуг формируется финансовый результат, который может быть прибылью или убытком. В случае прибыли она может быть полностью или частично направлена на материальное стимулирование работников, если же случится убыток, может стоять вопрос о материальной ответственности работников за полученный итог.

Нужно отметить, что в каждом конкретном случае руководитель структуры должен определять систему показателей, которая необходима для анализа и стимулирования персонала.

2. Внедрение режима экономии и выявление резервов снижения расходов.

В настоящее время для ООО «КАРАТ» исключительно важное значение приобретает режим экономии, эффективное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Издержки обращения являются одним из качественных показателей работы предприятия, в котором находят отражения итоги хозяйственной деятельности, проявляются достижения и недостатки в организации торговли, расходовании средств. Резервы экономии издержек обращения имеются по всем статьям, выявление и использование которых в значительной степени зависит от уровня аналитической работы. Тщательный анализ издержек обращения, выявление неиспользуемых внутрихозяйственных резервов является важной предпосылкой научного обоснования текущих затрат торгового предприятия. Поиск резервов снижения издержек обращения должен быть направлен на расходы, которые непосредственно не связаны с обслуживанием покупателей.

Однако формирование перечня мероприятий по сокращению издержек - довольно сложная задача. Общая последовательность действий следующая:

а) сбор данных о структуре издержек компании. На этом этапе осуществляется сбор данных о текущем и историческом состоянии издержек компании. Желательно, чтобы информация была из источников управленческого, а не только бухгалтерского учета, поскольку в управленческом, как правило, более полные и адекватные аналитические разрезы. Оптимально - по данным системы бюджетирования. Историческую информацию об издержках желательно собрать не менее чем за последние три года, поквартально, а лучше помесячно, и сделать поправку на инфляцию.

б) анализ данных о затратах. В ходе анализа собранных данных прежде всего проводится исследование изменений затрат во времени. Таким образом можно изучить сезонность изменений, а также проанализировать влияние различных внешних и внутренних факторов на затраты (изучение корреляционных зависимостей). Далее затраты ранжируются по величине. И, наконец, что весьма немаловажно, необходимо обстоятельно изучить вопрос об управляемости издержек и степени этой управляемости. Управляемой мы называем такой вид затрат, на величину которого компания может влиять в определенной степени (при заданной программе производства). Так, например, затратами на сырье, которое производит ограниченный круг поставщиков, компания вряд ли сможет повлиять. Зато возможно управлять расходами на персонал.

в) определение перспективных направлений снижения затрат. Перспективными направлениями снижения затрат являются те статьи, которые являются наиболее большими по абсолютным значениям, и в то же время управляемыми. Необходимо проанализировать, как уменьшение величины издержек отразится на общих результатах деятельности компании. Так, существенное снижение расходов на персонал без изменения технологии работы вызовет недовольство работников и способно "вымыть" наиболее эффективные кадры из компании. А без квалифицированного персонала компания просто не сможет работать.

г) выработка мероприятий по сокращению затрат. После того как наиболее перспективные направления снижения затрат определены, необходимо изучить деятельность компании в разрезе данных направлений. Надо понять, как формируются затраты по каждому направлению, как протекают бизнес-процессы и что следует предпринять, чтобы снизить издержки. Как правило, к данной работе следует привлекать руководителей подразделений, внешних экспертов и консультантов, которые на основе собранной информации способны предложить ряд альтернативных путей снижения издержек по каждому выбранному направлению. Мероприятия распределяются по признаку стоимости их реализации на беззатратные, малозатратные и высокозатратные. Беззатратное мероприятие - мероприятие, на реализацию которого не расходуются средства компании, либо расходом можно пренебречь. Критерии, по которым мероприятия делятся на высокозатратные и малозатратные, компания устанавливает самостоятельно.

Предложенные мероприятия оцениваются с точки зрения экономического эффекта от их внедрения. Понятно, что на данном этапе оценка будет не очень точная, однако погрешность должна быть не более 10%. Такой точности на первом этапе будет достаточно. Из сформированного перечня мероприятий выбираются мероприятия, которые принесут, по предварительным оценкам, наибольший экономический эффект.

д) Детальная проработка мероприятий как инвестиционных проектов. Для целей более детального анализа наиболее перспективные мероприятия оцениваются примерно по той же методике, как и инвестиционные проекты. Для каждого мероприятия рассчитывается показатель NVP (Net Present Value - чистый денежный поток). За входной поток принимается сумма экономии на затратах в периоде. За выходной поток принимается сумма затрат на реализацию проекта в периоде. Мероприятие принимается в программу реализации, если NPV>0.

В дальнейшем программа сокращения затрат выносится на рассмотрение высшего руководства компании, и оно принимает решение о реализации представленных мероприятий и дает поручение проработать программу внедрения.

Понятно, что реализация программы сокращения издержек на практике может столкнуться с рядом технических, финансовых и психологических проблем. Технические проблемы связаны с внедрением нового оборудования и технологии, изменением производственных бизнес-процессов. Финансовые проблемы связаны с тем, что обычно предприятие задумывается о снижении затрат, когда финансовые ресурсы минимальны и поэтому на реализацию высокозатратных мероприятий просто нет средств. Психологические проблемы связаны с тем, что сокращение затрат неминуемо отражается на персонале и, соответственно, вызывает недовольство и раздражение. Если же сокращение затрат связано с оптимизацией численности персонала, то это тем более вызывает сопротивление со стороны персонала, а иногда и региональной и муниципальной администрации.

Однако эти проблемы можно минимизировать за счет ряда способов, представленных ниже.

Таблица 14 - Способы минимизации проблем для сокращения затрат в ООО «КАРАТ»

Группа проблем	Способы минимизации проблем
Технические	Качественное планирование и осуществление проектов по техническому перевооружению и тщательный выбор поставщиков и подрядных организаций
Финансовые	Приобретение оборудования в лизинг, либо с помощью программ льготного кредитования, использование векселей и т.п.
Психологические	Предварительный внутренний PR для программы сокращения затрат. Пересмотр системы материального стимулирования для повышения заинтересованности работников в реализации мероприятий

Успешная реализация системы управления для сокращения издержек и создание механизма регулярной оптимизации расходов позволит компании повысить эффективность бизнеса или использовать низкие цены на продукцию как одно из ключевых преимуществ в конкурентной борьбе.

Залогом успешной реализации режима экономии по сокращению затрат в ООО «КАРАТ» будут:

- качественное планирование и исполнение проекта снижения издержек;

- независимая экспертиза мероприятий с привлечением внешних экспертов и консультантов;

- поддержка персонала и высокая заинтересованность руководства в реализации программы;

- привлечение надежных источников финансирования для реализации затратных мероприятий.

В целях снижения уровня затрат ООО «КАРАТ» рекомендуется обеспечить:

- систематический рост объема продаж путем повышения качества товаров и соответствия их ассортимента спросу покупателей и заказчиков;

- улучшение товародвижения и сокращение времени обращения товаров за счет определения оптимальной партии завоза товаров, периодичности их завоза, выбор поставщиков;

- сокращение расходов на содержание автотранспорта за счет внедрения специализированных транспортных средств, увеличения их грузоподъемности и мощности;

- снижение трудоемкости процесса продажи, повышение производительности труда работников за счет совершенствования торгово-технологического процесса, модернизации оборудования и улучшения условий труда, внедрение современной техники, автоматизация всех рабочих процессов;

- экономное использование материальных ресурсов (электроэнергии, воды, топлива и пр.);

- снижение других затрат (командировочных и представительских расходов);

- регулярные исследования рынка, современные способы продвижения продукции;

- расширение специализации.