5.2. Обработка документов. Способы устранения ошибочных записей

Все документы должны пройти несколько этапов обработки.

1. Документы должны быть проверены в момент составления и в момент отражения в учете. Проверка осуществляется на предмет целесообразности, законности, наличия определенных реквизитов и арифметической правильности. При обнаружении ошибок могут использоваться корректурный метод их устранения и метод дополнительных проводок. Корректурный способ используется, если ошибка не затрагивает корреспонденции счетов. При этом, неправильную запись зачеркивают и пишут правильно. Кроме того, пишут «исправленному верить», ставят число и подпись.

Метод дополнительных проводок применяют, если операции на счетах записаны в сумме, меньшей по сравнению с правильной. Если сумма операции больше, чем правильная или обнаружена ошибка в корреспонденции счетов, используют метод «красного сторно». При этом неправильную запись повторяют отрицательным числом, которое пишется красными чернилами, и затем делают правильную запись. Суммы, записанные красными чернилами, при подсчете итогов исключаются и, таким образом, неправильная запись уничтожается. .

2. На втором этапе должна быть проведена расценка документов, т.е проставление на них денежных расценок.

3. Документы должны быть сгруппированы, т.е. подобраны в однородные по содержанию группы.

4. На документах должна быть проставлена корреспонденция счетов, т.е. должна быть произведена разметка (контировка).

После разметки данные документов отражают в учете, а сами документы сдают в архив.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в учете и за их достоверность несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Создание и передача документов для отражения в учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

5.3. Организация документооборота на предприятии

Документооборот – это порядок, сроки и этапы прохождения документов от места их составления до передачи их в архив. Организация документооборота предполагает создание:

- табеля отчетности (перечень всех установленных на предприятии форм отчетности с указанием сроков и адресов представления);

- плана документации (альбом образцов всех бланков, используемых документов, инструкций, используемых на предприятии);

- рабочего плана счетов (перечень синтетических и аналитических счетов, используемых предприятием при отражении своих финансово-хозяйственных операций);

- формы ведения бухгалтерского учета (совокупность первичных документов и учетных регистров во взаимосвязи и взаимозависимости);

- графика выполнения учетных работ (схемы движения документов и сроки представления их в бухгалтерию);

- бухгалтерского архива (место хранения бухгалтерских документов).

Все бухгалтерские документы должны храниться в хронологической последовательности в соответствии с нормативным сроком хранения. Сроки устанавливаются Федеральной архивной службой. Большинство документов хранится 5 лет.