4.5. Технология проведения массовых мероприятий

Массовые физкультурно-спортивные, туристские, культур­ные и другие мероприятии, являясь средством активною оздо­ровительного отдыха, признаны решать социальные и социаль­но-педагогические задачи, Обычно решение этих задач ставится в цели мероприятия. В их ряду:

• пропаганда физической культуры и спорта, спортивного и рекреационного туризма, краеведения, которая обеспечи­вается наглядностью, гласностью, соответствующим оформлением мест проведения массового мероприятия, своевременной информацией о ходе, сущности и итогах мероприятия;

• реклама форм и видов физкультурно-оздоровительных, туристских и экскурсионных мероприятий, а также орга­низаций, предприятий и учреждений, предоставляющих соответствующие услуги и товары;

• популяризация здорового образа жизни;

• гуманистическое и патриотическое воспитание, которое осуществляется в процессе проведения массовых мероп­риятий, посвященных памятным латам и гражданским событиям;

• повышение коммуникабельности людей, чему способствует совместная подготовка и участие в массовых мероприя­тиях, праздниках и соревнованиях, слетах, фестивалях и походах;

• организационное укрепление коллектива, которое достига­ется в ходе комплектования команд, подготовки к ме­роприятию, выбора организаторов, танов команд и т.д.;

• демонстрация достижений лучших групп и обмен опытом любителей спорта, туризма и краеведения;

• предоставление новичкам возможности попробовать свои силы, приобщиться к спорту, туристским походам и крае­ведению и др.

Массовые физкультурно-спортивные и туристские мероприя­тия проводятся в соответствии с основными технологическими принципами:

1. Соответствие организации мероприятия его задачам. Это значит, что характер, содержание, место и время прове­дении выбираться так, чтобы они наиболее полно позволяли решить главную задачу.

1. Доступность мероприятий по времени и месту проведения. Этот организационный принцип требует обязательного учета таких факторов, как режим работы участников, транспорт, погодные условия и др.

2. Посильность упражнений, заданий – всей программы дан­ного мероприятия для людей различного возраста, пола, физической подготовленности по нагрузке, сложности, продолжительности и т.п.

3. Безопасность участников, зрителей, судей. Для этих целей должно быть обеспечено медицинское обслуживание, проведен подбор инвентаря, сделано ограждение площа­док для игр, плавания и др.

4. Зрелищность, наглядность, эстетичность, воспитываю­щий характер праздников, слетов, конкурсов, соревнова­ний.

Нарушение или несоблюдение хотя бы одного из принципов может отрицательно повлиять на успех мероприятия, обесце­нить большую подготовительную работу, привести к нежела­тельным последствиям.

Этапы подготовки и проведения

1. Организацию массового физкультурно-спортивного, ту­ристского или туристско-краеведческого мероприятия обычно осуществляет организационный комитет (оргкоми­тет), создаваемый из представителей организаций, за­действованных в подготовке данного мероприятия.

1. Оргкомитетом прежде всего определяются цели и задачи мероприятия, а также средства и пути достижения целей.

2. Оргкомитетом составляется сводный план, которым пре­дусматривается:

1. общий замысел мероприятия, его тематика;

1. основные и второстепенные мероприятия, длитель­ность в целом и отдельных частей;

2. характер и процедура открытия и закрытия;

3. число зрителей;

4. сроки и ответственные за выполнение плана;

5. смета расходов;

6. план проведения организационных заседаний и рас­пределение обязанностей среди членов оргкомитета и др.;

7. составляется организационно-оперативный план под­готовки.

Следующий этап – технолого-оперативный, который вклю­чает составление положения, определение программы массо­вых мероприятий, составление и утверждение сценария меро­приятия.

Сценарий – это литературно-режиссерская разработка со­держания мероприятия. Обычно сценарий в строгой последова­тельности и взаимосвязи излагает все, что будет происходить на массовом мероприятии, раскрывает тему следующих друг за другом элементов действия, показывает переходы от одной час­ти к другой, примерное направление всех выступлений, предус­матривает средства повышения активности участников, специ­альное оборудование мест действия, музыкальное сопровожде­ние.

Организационно-оперативный план подготовки предусматри­вает:

• подбор, утверждение, инструктаж непосредственных ор­ганизаторов праздника, конкурса, соревнования, техни­ческих руководителей, судей, членов жюри, ответствен­ных за организацию отдельных блоков;

• подготовку программ художественной самодеятельности;

• подготовку мест проведения мероприятия, в том числе оформление средствами наглядной агитации и пропа­ганды, флагами, установку указателей, ограждения, а также разметки;

• подготовку оборудования, инвентаря, снаряжения, су­дейских принадлежностей;

• подготовку канцтоваров, грамот, вымпелов, бланков протоколов и т.п.;

• выписку счетов и своевременное приобретение призов, подарков;э

• изготовление средств наглядной агитации и гласности – афиш, объявлений, комментаторских текстов, бланков «экспресс-информации» и др.;

• организацию медицинского обеспечения – подбор вра­чей, приобретение медикаментов, выбор места располо­жения медицинских работников;

• организацию транспортного и бытового обслуживания;

• составление сметы на проведение праздника (меропри­ятия), в которую вносятся расходы – на приобретение грамот, призов, сувениров; приобретение медикаментов; приобретение нестандартного инвентаря для проведения игр и конкурсов; изготовление рекламно-оформительских материалов; печатание и расклейку афиш, транспор­тные расходы;

• определение итогового заседания оргкомитета перед ме­роприятием.

В случае, если мероприятие, праздник проводится с выездом за город, то в плане предусматриваются специальные необходи­мые средства обеспечения.

В соответствии с утвержденным сценарием рекомендуется провести две-три репетиции основного мероприятия в соответ­ствии с фонограммой праздника, четким определением по­следовательности каждого пункта программы сценария празд­ника.

Нужно многое предусмотреть: работу пунктов проката спор­тивного инвентаря, формы, спортивного оборудования; выделить места и определиться с порядком работы пунктов питания, про­дажей сувениров; рассмотреть возможности размещения рекла­мы; определиться с местами сбора мусора и туалетами и т.д.

Подготовка спортивного мероприятия требует обстоятель­ной разноплановой, но четко целенаправленной и постоянно координируемой работы (здесь широко используются правила менеджмент-проектирования и диспетчеризации действия раз­ных исполнителей). Организаторам мероприятия приходится предусмотреть множество заданий, выполнение которых необ­ходимо для успеха дела, и чем подробнее, дифференцированнее составлен оперативный план подготовки мероприятия, тем точ­нее осуществляется своевременный надлежащий контроль за исполнением работ, лучше координация усилий всех участни­ков подготовки мероприятия.

При непосредственном проведении мероприятия все ответ­ственные лица должны быть на своих местах. Они должны иметь полномочия своевременно принимать необходимые ре­шения, в том числе и непопулярные. Кроме того, назначается координатор, отвечающий за непосредственную корректировку мероприятия. Необходимо предусмотреть множество вещей – даже выделение отдельного члена оргкомитета для работы с VIP-гостями. Если что-то не предусмотрено, то решение надо будет оперативно принять координатору. Самое главное – тот, кто организует мероприятие, не должен раздражаться, если про­исходят небольшие заминки и несоответствия между сценарием праздника и его прохождением. Оргкомитет и координатор должны уметь принимать в этом случае необходимые, может быть, заранее предусмотренные действия.

После окончания праздника оргкомитету желательно со­брать и поблагодарить всех организаторов мероприятия. Ведь люди очень часто полностью выкладываются, тратят на празд­ник много душевных и физических сил и, безусловно, нуждают­ся в поддержке и добром слове.

Подробный анализ с разборкой действий каждого из орга­низаторов проводятся позднее, через несколько дней. Этим и завершается цикл проведения праздника. Остается добавить, что все ответственные за направления должны составить пись­менный отчет, включающий анализ и предложения на будущее, о подготовке и проведении мероприятия. Эти отчеты вместе с протоколом итогового заседания оргкомитета собираются и оформляются в папку итоговых документов Она очень приго­дится на следующий год, когда снова придется проводить праз­дник. ведь многие детали забываются, а эти документы позво­лят вспомнить все подробности и не повторить предыдущих ошибок.