Документированная информация и ее свойства

Свойства документированной информации – это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Документообразующие признаки. Юридическая сила документа

Любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами. Прежде всего информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определённой целью, т.е. документированная информация всегда имеет автора. Автор документа - это “физическое или юридическое лицо, создавшее документ”. Авторство является важнейшим признаком документа.

Важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.

К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному.

Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утверждения.

В совокупности рассмотренные документообразующие признаки придают документу необходимую юридическую силу. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия. Вместе с тем следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий. Прежде всего она базируется на действующем законодательстве, которое придаёт бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нём свои действия. Кроме того, юридическая сила документа зависит от функций, прав, обязанностей, т.е. от компетенции органа управления или должностного лица. Документ, выданный некомпетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет считаться законным. Таким образом, согласно ГОСТу, юридическая сила документа – это “свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления”.

Фальсифицированные документы. Способы подделки документов

В противоположность подлинным существуют подложные, фальсифицированные документы. Обычно выделяют несколько видов такого рода документов: полностью фальсифицированные документы,частично фальсифицированные документы. Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать: фальсификацию содержания, разновидностью фальсификации содержания является интерполяция, фальсификация состава удостоверения, бланка.

Основными способами подделки документов на бумажном носителе являются: подделка бланка документа, подчистка текста, травление, дописка, подделка подписей, поделка печатей, замена фотографий, замена листов документов.

С появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов началась и их фальсификация. Основными методами подделки таких документов являются: фотомонтаж, монтаж кинолент, магнитных лент путём удаления или вклеивания их частей и т.д.

Для обнаружения подделок проводится специальная экспертиза документов (техническая, почерковедческая, автороведческая). В основе её лежат общие положения теории идентификации, а также данные психофизиологии высшей нервной деятельности человека, лингвистики и др.

К настоящему времени разработано и применяется на практике множество способов защиты документов от фальсификации. В их числе, кроме водяных знаков, можно назвать голографические наклейки, специальные краски, встроенные в материальный носитель металлические нити и т.д. При изготовлении ценных бумаг, денег используется до десяти и более различных степеней защиты.

Во всех странах подделка документов преследуется по закону. В Уголовном кодексе Российской Федерации, в частности, есть специальная статья 292 о служебном подлоге.

Конец формы

Копии, их историческое развитие и виды

Копии появились вместе с возникновением документов, так как возникла потребность повторять текст. В практических целях составлялись сборники копий, грамот – для укрепления землевладельческих прав, привилегий, для учёта документации и т.д. В Западной Европе эти сборники назывались картуляриями и были известны с 10 века. В России они получили название копийных книг.

Первоначально копия списывалась от руки. Отсюда и название – список (например, список летописи). В российских учреждениях копированием документов занимались специальные сотрудники – копиисты. Позднее, начиная со второй половины 19 в., появились машинописные копии.

Существует множество видов копий: отпуск, дубликат, выписка, копия с копии. Один из экземпляров копии документа называется дублетным документом.

По способу воспроизведения копии могут быть: ручные, автоматические. По времени воспроизведения копии делятся на: одновременные, позднейшие копии. По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть: графически тождественные (факсимильные), частично тождественные, графически не тождественные копии, рисованные копии. По способу удостоверения копии различаются следующим образом: авторизованные, заверенные.

Понятие «Системы документации». Понятие систем документации

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Складывание и развитие систем документации в нашей стране происходило на протяжении нескольких столетий и тесным образом было связано с экономико-политическим и социальным развитием государства.

О формировании систем документации на ранних стадиях развития Древнерусского государства можно судить лишь по сохранившимся письменным документам, а также по некоторым археологическим находкам. В частности, договоры киевских князей с Византией 911 и 945 гг. свидетельствуют о том, что уже в то время имелись традиции составления письменных завещаний и подорожных грамот для купеческих кораблей.

В киевский период развития Древнерусского государства появились разные виды документов, фиксирующие конкретные частно-правовые отношения: грамоты уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др.; заемные, закладные кабалы; житийные записи и т. д.

По мере накопления навыков в создании документов стали вырабатываться типовые формуляры - образцы документов, устойчивые языковые формулы, применяемые в наиболее распространенных документах, процедура подготовки документов: черновик, редакция (вариант), беловик (окончательный вариант документа), - а также приемы удостоверения документов, признанные воспрепятствовать подделке документов в политических и лично-корыстных целях (проставление скреп, печатей, мостов, т. е. подписи на склейках).

В Древнерусском государстве постепенно складывались традиции создания документов, их обработки и хранения, начал формироваться профессиональный цех специалистов по работе с документами — дьяков, подьячих, писцов, - появились предпосылки к законодательной регламентации делопроизводства.

Но система государственного делопроизводства начала формироваться в период создания русского централизованного государства — с середины XV в. По мере превращения Московского княжества в великорусское государство усложнялись его административные задачи, отдельные части управления, находившиеся по приказу князя в ведении того или иного лица, превращались в постоянные присутственные места — избы или приказы.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, отписки, памятки, челобитные.

В приказной период сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, не установило общих административных правил, систематизирующих организацию учреждений и делопроизводство. Только в середине XVII в. стали проводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появились законодательные акты, регулирующие порядок документирования и составления частно-правовых актов.

В результате административных реформ Петра I были созданы учреждения бюрократического типа и сложилась новая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии (в центре), губернатор, воевода, комиссары и другие органы (на местах). Всего за 1718—1720 гг. вместо упраздненных приказов было создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Для новых учреждений были разработаны регламенты, определяющие их состав, организацию, компетенцию и порядок делопроизводства

В коллежском делопроизводстве возникли новые виды документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, заимствованные в западном делопроизводстве: мемория, промемория, рапорт, протокол, регламент, журнал, инструкция и др.

Существенные изменения претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы.

Начало XIX в. было ознаменовано новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая главным образом затронула верхний уровень управления — высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами, проведенными Екатериной II в последней четверти XVIII в., завершила формирование новой системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления — министерская, основанная на принципе единоначалия, — зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее, некоторые из них назывались уже не президентами, а министрами. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для повышения оперативности системы управления.

На протяжении XIX — начала XX в. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства учреждений. Наряду с этим появляется достаточно обширная делопроизводственная литература.