Связь информации и документа

Понятие "документ" теснейшим образом связано с понятием "информация", так как документ является ее основным носителем. Управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

К информации предъявляют следующие требования: достоверность, точность, своевременность,достаточность для принятия оптимального управленческого решения. Носителем же информации выступает прежде всего документ. Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Документ появился, прежде всего, для того, чтобы закрепить и передать информацию от человека человеку.

Документы используются в различных сферах жизни и деятельности, в различных отраслях знаний и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Текстовое документирование и его развитие

Способами документирования являются: текстовое документирование, техническое документирование, фотодокументирование, кинодокументирование, фонодокументирование.

Первым способом запечатления мысли явилось слово. Затем для передачи сообщений на расстоянии стал применяться язык костров, барабанов, иных сигнальных средств. Чуть позже появляются так называемые предметные письма или символы. Например, на Суматре в знак дружбы посылали соль, в знак гнева или вражды – перец; у славянских народов поднесение хлеба и соли означает знак приветствия и дружбы. Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Например, депеши племен Южной Америки инков – это – "письма", написанные узелками на веревочке. Ряды разноцветных шнуров (их число доходило до 200) привязывались к главной веревке. В этом письме все имело свое значение: цвет шнуров, число узлов, их форма, расстояние друг от друга. Точно прочитать такое послание довольно сложно, у индейцев существовали специальные люди, владевшие "грамотой".

В качестве истории развития текстового документирования традиционно традиционно рассматривается история происхождения и развития письма. Происхождение и развитие письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития. Первая ступень - пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 8–6 тыс. лет до н.э.). Вторая ступень - идеографическое (логографическое) письмо. Третья ступень - слоговое письмо. Четвёртая ступень - буквенно-звуковое письмо.