Тема 2. Облік короткострокових зобов’язань (6 годин)

План.

1. Облік розрахунків з постачальниками та підрядчиками.

2. Облік поточної банківської заборгованості.

3. Облік розрахунків за іншими операціями.

Питання для самостійного опрацювання студентами:

1. Порядок укладання та оформлення договорів купівлі-продажу.

2. Порядок заповнення податкових накладних.

3. Облік операцій з короткостроковими векселями виданими.

2.1. Облік розрахунків з постачальниками та підрядчиками

До короткострокових зобов’язань належать зобов’язання по розрахункам з постачальниками та підрядчиками.

Будь-яке виробниче підприємство створюється з метою виготовлення продукції та її реалізації. Але здійснення виробництва неможливе, якщо немає обладнання, устаткування, будівель, без сировини, матеріалів, які в процесі обробки перетворюються на готовий продукт.

Таким чином, процес придбання засобів виробництва є важливою передумовою для здійснення основної діяльності підприємства.

Процес постачання (придбання) — це сукупність операцій, спрямований на забезпечення підприємства предметами та засобами праці, необхідними для здійснення господарської діяльності. У процесі придбання відбувається заготівля всього необхідного для процесу виробництва: основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних ресурсів. Цей процес має відбуватися безперервно та рівномірно, оскільки надлишок або нестача матеріальних запасів негативно впливає на кінцевий результат господарської діяльності.

Основні завдання обліку процесу придбання такі:

1. правильне і своєчасне встановлення обсягу необхідних оборотних і необоротних активів;

2. виявлення всіх витрат, пов'язаних із заготівлею засобів та предметів праці;

3. визначення фактичної собівартості придбаних засобів та предметів праці;

4) визначення результатів постачальницької діяльності, облік розрахунків із постачальниками за придбані цінності.

Закупівля як процес придбання товарів (послуг, робіт) залежно від оплати поділяється:

• на закупівлю в кредит — придбання товарів із відстроченням платежу;

• закупівлю з передоплатою — придбання товарів з попередньою оплатою.

Операції купівлі підприємством матеріальних цінностей, товарів, робіт, послуг породжують певні відносини з контрагентами. Такими є:

• постачальники – юридичні або фізичні особи, які здійснюють постачання ТМЦ, що надають послуги, виконують роботи;

• підрядники – спеціалізовані підприємства або фізичні особи, які виконують будівельно-монтажні роботи при спорудженні об’єктів на підставі договорів підряду на капітальне будівництво.

Розрахунки можуть здійснюватися також між учасниками ПФГ. До складу ПФГ можуть входити промислові й інші підприємства, наукові та проектні установи й організації всіх форм власності. У складі ПФГ визначається головне підприємство, яке має виключне право діяти від імені ПФГ як учасника господарських відносин.

Порядок та форми розрахунків між покупцем та постачальником визначаються в господарських договорах.

Розрахунки з постачальниками є кредиторською заборгованістю за товари, роботи, послуги за умови наступної оплати або іншого погашення зобов’язань. У випадку здійснення передоплати в бухгалтерському обліку виникає дебіторська заборгованість за авансами виданими.

Всі поточні зобов’язання відображаються в обліку за сумою погашення (недисконтована сума грошових коштів або еквівалентів), тобто сумою, яка буде фактично сплачена при погашенні такого зобов’язання.

Основними джерелами даних для контролю розрахункових відносин за товарними операціями є первинні документи з обліку розрахунків з постачальниками та підрядчиками. При купівлі товарів укладається договір.

Розрахунки з вітчизняними постачальниками та підрядниками проводяться на підставі документів постачальника:

1. накладна;

2. рахунок-фактура (поєднує у собі 2 частини: рахунок, який є вимогою оплатити товар, і накладну, що підтверджує поставку товару. Він може бути виписаний лише за умови наступної оплати. В інших випадках рахунок і накладна виписуються окремо та можуть надходити від постачальника в різні терміни);

3. рахунок;

4. акт виконаних робіт, наданих послуг не має типової форми, дані в ньому зазначаються за погодженням сторін);

5. специфікації;

6. податкова накладна;

7. товарно-транспортна накладна.

Розрахункові документи (рахунок і рахунок–фактура), які надає підприємство-постачальник покупцю на суму оплати мають бути акцептовані.

Акцепт розрахункових документів – напис уповноваженої особи на рахунку, який засвідчує згоду прийняти рахунок до платежу. Після цього покупець надає своєму банку платіжне доручення на оплату придбаних матеріальних цінностей, робіт, послуг і отримує виписку уповноваженого банку про списання грошових коштів з поточного рахунку. Якщо оплата проводиться готівкою через підзвітну особу, то заповнюють ВКО на видачу готівки під звіт та авансовий звіт про виконання виданої готівки (з квитанцією ПКО, чеком ЕККА). (Рис. .2.1.).

Оприбуткування товару від постачальника залежить від наявності розбіжностей між фактичними даними, та даними, зазначеними в документах постачальника, і оформляється: прибутковою накладною чи проставлянням штампу «оприбутковано» на документі постачальника (якщо розбіжності відсутні), або актом приймання (якщо є розбіжності). Акт приймання також оформляється у випадку одержання невідфактурованих поставок.

При оприбуткуванні товару має бути документ, що підтверджує його якість (сертифікат якості).

Відомо, що усі товарно-матеріальні цінності, а також нематеріальні активи, грошові документи і цінні папери (далі — цінності) відпускають покупцям або передають безплатно зі складу продавця тільки у випадку, коли одержувач пред'являє довіреність. Типові форми бланків довіреностей затверджені наказом Міністерства фінансів України "Про затвердження Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей" від 16.05.96 р. № 99 (далі — Інструкція № 99). Вона, зокрема, передбачає можливість застосування підприємствами, організаціями та установами двох форм бланків довіреностей на отримання матеріальних цінностей: бланки форми М-2 та форми М-26. Принципової різниці між ними немає, тому підприємство в кожному конкретному випадку самостійно вирішує, яку форму доцільніше використати. Єдина відмінність — більша кількість рядків у переліку цінностей, які отримують, бланку форми М-26. Це важливо тоді, коли підприємство отримує цінності з широкою номенклатурою їх назв. Якщо постачальник самостійно завозить цінності на склад одержувача, довіреність також потрібно виписувати.

Постачальники

Невідфактуровані поставки

ТМЦ в

дорозі

Оприбуткування матеріальних цінностей

Договір поставки

Предмет

Ціна

Форма розрахунків

З поточного рахунку

Готівкою

Чеком

Акредитив

Бартер

Рис. 2.1. Загальна схема розрахунків з постачальниками.

17.04.2008 року Уряд виключив довіреність (разом із бланками касових ордерів) з Номенклатури бланків цінних паперів і документів суворої звітності, що виготовляються за ліцензією МФУ, затв. Постановою № 283.

01.06.2008 року було внесено зміни до Інструкції №99, завдяки яким, зникла згадка про «суворість» довіреності, а також видозмінилася форма самого документа (з неї забрали типові для бланків суворої звітності (БСЗ) реквізити – серію і номер, що наносяться поліграфічним способом).

Фактично довіреність перестала бути БСЗ 1 червня 2008 року. Саме з цієї дати можна використовувати самостійно роздруковану форму.

Продовжує діяти Інструкція №99, а разом з нею і основні правила обігу цих документів. Наприклад, довіреності все одно видають тільки:

• працівникам підприємства;

• на строк не більше ніж 10 днів (як виняток на календарний місяць – у разі одержання ТМЦ, за які розраховуються в порядку планових платежів або доставку яких здійснюють централізовано-кільцевим перевезенням);

• після реєстрації в Журналі реєстрації довіреностей (форма № М-3), який має бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою та підписами керівника і головного бухгалтера підприємства.

Зберігати довіреності потрібно протягом трьох років.

Статтею 164 КпАП передбачається штраф за відпущення ТМЦ без довіреності. Він становить від 8 до 15 НМДГ (від 136 до 255 грн.), а при повторному впродовж року порушенні – від 10 до 20 НМДГ.

Як і будь-які інші несурові бланки, довіреності можна не оприбутковувати на баланс підприємства. Їх вартість, зазначену в розрахунковому документі продавця, як правило, відразу відносять до адміністративних витрат.

При виявленні недостачі, дефекту товарів складається рекламаційний акт, в якому зазначаються наступні реквізити:

• особи, які беруть участь у прийманні;

• дата, час початку і закінчення приймання;

• місце складання акту;

• № контракту, місце партії;

• найменування, адреса постачальника;

• найменування товару;

• найменування покупця;

• кількість товару по кожній позиції;

• невідповідність якості;

• стан тари.

Рекламаційні акти складаються окремо по кожному покупцю, на кожну партію. Одержувач складає акт в 10-денний строк з дня надходження товару, а по відношенню до товарів, на які іноземним постачальником надаються гарантії, протягом 5 днів з дня виявлення дефекту.

Підприємство, права якого порушені, звертається до порушника з письмовою претензією, яка підписується керівником і надсилається адресату разом і з рекламаційним актом у 4 примірниках рекомендованим листом або вручається під розписку

Оприбуткування імпортних товарів на складі покупця проводиться на підставі наступних документів:

• зовнішньоекономічний договір;

• вантажно-митна декларація;

• приймальний акт і акт експертизи Торгово-промислової палати;

• комерційні документи (рахунки-фактури, invoice, що підтверджують митну вартість товару);

• транспортні накладні (залізнична, авіо-, товарно-транспортна, коносамент, пакувальні листи).

При купівлі за іноземну валюту обов’язково повинна бути складена довідка бухгалтерії про наявність курсових різниць при перерахуванні заборгованості.

Аналітичний облік ведеться окремо за кожним постачальником та підрядчиком в розрізі кожного документу (рахунку) до сплати.

Аналітичним реєстром є Відомість 3.3, що заповнюється до Журналу 3.

На субрахунку 632 аналітичний облік ведеться в гривнях та у валюті, обумовленій в договорі.

Аналітичний облік розрахунків по імпортним операціям можна здійснювати в розрізі країн, а всередині їх – в розрізі постачальників або номерів контрактів.

Аналітичний облік ведеться за місцями зберігання і обліковими (товарними) партіями, при визначенні ознак яких береться до уваги: характер товару, можливість зберігання партії в процесі перевезення, зберігання вантажу. Якщо з іноземним постачальником є домовленість про пред’явлення рахунку на кожну транспортну партію, то за облікову партію приймається партія.

Синтетичний облік розрахунків з постачальниками ведуть на рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядчиками”. Рахунок балансовий, пасивний, призначений для обліку поточних зобов’язань.

По Кт рахунку 63 відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників ТМЦ, прийняті роботи, послуги, по Дт – її погашення, списання тощо. Всі ці операції відображаються на рахунку 63 незалежно від того, коли здійснювався акцепт виставленого рахунку-фактури. Має такі субрахунки:

• 631 “Розрахунки з вітчизняними постачальниками”;

• 632 “Розрахунки з іноземними постачальниками”;

• 633 “Розрахунки з учасниками ФПГ”.

Відображення на рахунках

№	Зміст господарської операції	Дт	Кт
І. Заборгованість
1.	Оприбутковано від постачальника необоротні активи, які потребують додаткових витрат зі встіновлення	15	63
2.	Оприбуткування ТМЦ	20, 22, 28
3.	Акцептовано рахунок за виконані роботи, надані послуги виробничого характеру	23
4.	Відображено суму ПДВ	64
5.	Відображено вартість послуг, наданих підприємству підрядниками, у зв’язку з виконанням таким підприємством власних гарантійних зобов’язань	47
6.	Відображені послуги пов’язані: - з організацією виробництва; - з управлінням підприємством; - із збутовою діяльністю; - з ліквідацією наслідків надзвичайних подій.	91 92 93 99	63
7.	Нараховані постачальником економічні санкції за невиконання договорів	948	63

Вартість отриманих ТМЦ, виконаних робіт, наданих послуг відображається на рахунках обліку ТМЦ або витрат без врахування суми ПДВ.

Незалежно від методу оцінки ТМЦ, прийнятого на підприємстві, рахунок 63 кредитується згідно з документами постачальника в межах суми акцепту. У випадку, коли рахунок постачальника був акцептований і оплачений до надходження вантажу, а при прийманні ТМЦ виявилась їх недостача проти відфактурованої кількості, невідповідність цін та якісних показників, обумовлених в угоді, арифметичні помилки, брак отриманих ТМЦ, то робиться проводка на суму недостачі, неякісних товарів, помилки тощо.

Приклад відображення в обліку придбання товарів

№	Зміст операції	Кореспонденція рахунків		Сума
		Дт	Кт
І. Перша подія оплата
1.	Одержано товари від постачальника	281	631	1000
2.	Відображено суму ПДВ	644	631	200
3.	Оплачено товари	631	311	1200
4.	Збільшено податковий кредит	641	644	200
ІІ. Перша подія - передоплата
1.	Зроблено передоплату постачальнику товарів	371	311	1200
2.	Збільшено податковий кредит	641	644	200
3.	Одержано товари від постачальника	281	631	1000
4.	Показано суму ПДВ	644	631	200
5.	Проведено залік заборгованості	631	371	1200

Операції по виявленим претензіям відображаються на рахунку 374 “Розрахунки за претензіями”.

1.	Виставлено претензію: до постачальника та підрядника, транспортної організації по виявлених розбіжностях цін, тарифів, які були зазначені в договорах, помилках у розрахунках; до постачальників матеріалів, товарів щодо якості поставки, яка не відповідає умовам договору; щодо нестач при постачанні; щодо втрат від простоїв автотранспорту та браку з вини постачальника	374	63
2.	Розрахунки по штрафах, пенях та неустойках, які стягуються з постачальників та замовників за невиконання договірних зобов’язань, у розмірах, обумовлених договором або присуджених арбітражним судом.	374	715
3.	Розрахунки за претензіями щодо виданих авансів при порушенні умов договорів поставок	374	371
4.	Зарахування претензійних сум	30, 31	374
5.	Відображення витрат – якщо постачальник відмовляється від претензійних сум або суд відхиляє претензії	949	374

Виникнення розрахунків за претензіями на підприємстві пов’язане з нестачею товарів при постачанні, отриманням товарів невідповідної якості, помилковим списанням банком грошових коштів з розрахункового рахунку.

Суми претензій, які відхиляються господарським судом та не будуть відшкодовані, повертаються на рахунки, з яких вони були списані.

Відображення на рахунках розрахунків з постачальниками

ІІ. Погашення заборгованості
1.	Оплачено рахунки з поточного рахунку або валютного	63	311, 312
2.	Акредитивами або чеками	63	313, 314
3.	Позиками банку	63	60, 50
4.	Готівкою з каси	63	30
5.	З підзвітних сум	63	372
6.	Проведено взаємозалік по бартерній угоді	63	36
7.	Зараховано раніше виданий аванс	63	371
8.	Відображено одержані штрафи, пені, неустойки за порушення умов договору	63	715
9.	У разі закінчення позовної давності кредиторська заборгованість віднесена на доходи	63	717
10	Видано вексель в погашення заборгованості	63	51

Відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій по невідфактурованим поставкам і виробничих запасах, що знаходяться в дорозі має ряд особливостей.

Невідфактурованою поставкою вважається поставка МЦ від постачальника до пред’явлення розрахункового документу, на підставі якого здійснюється оплата. У цьому випадку МЦ оприбутковуються за купівельними (обліковими) цінами.

Суми ПДВ по цих матеріалах будуть обліковуватись в тому звітному періоді, в якому надійдуть розрахункові документи.

1.	Оприбутковано ТМЦ за невідфактурованою поставкою (за обліковими цінами)	20, 22, 28	63
2.	Відкореговано вартість одержаних ТМЦ при одержанні розрахункових документів:
	- при збільшенні вартості	20, 22, 28	63
	- при зменшенні вартості («сторно»)	20, 22, 28	63
3.	Відображено суму ПДВ	641	63

Невідфактуровані поставки визначаються в кінці місяця на підставі даних про фактичні надходження МЦ і розрахункових документів, пред’явлених до оплати. Постачальника терміново повідомляють про таку поставку: йому висилають лист та акт про приймання матеріалів.

МЦ вважаються в дорозі, якщо вони оплачені, але до кінця місяця не надійшли (або знаходяться на відповідальному зберіганні у постачальника). Такі МЦ бухгалтерія підприємства оприбутковує умовно з метою відображення їх в балансі підприємства в складі виробничих запасів. В наступному місяці вказані МЦ відновлюються на рахунку 63 сторнуючим записом. В міру надходження виробничих запасів, які вважаються в дорозі, їх оприбутковують в кількості, що фактично надійшла.