9.2. Процес закупівлі промислових товарів

Важливе значення в закупівельній діяльності має планування закупівельної діяльності, яка є обґрунтуванням для приймання рішення про закупівлю ресурсів. План закупівельного процесу - це комплекс планових розрахунків, за якими встановлюється номенклатурний склад, розміри, цільове призначення потреб у ресурсах, визначаються джерела їх покриття і обсяги витрат на його здійснення.

Планування є важливим інструментом, який дає змогу передбачити ризик невиконання плану виробництва продукції через незабезпечення його матеріальними ресурсами. Плани розробляються як у натурально­му, так і вартісному вимірі. План у натуральних одиницях виміру визначає потребу підприємства в засобах виробництва і с основою для планування розвитку транспортно-складського господарства.

Плани у вартісному вигляді дозволяють пов'язати витрати щодо забезпечення ресурсами з планами по собівартості і прибутку, а також рентабельності виробництва План закупівель розробляється на основі і відповідно до сформованого відділом збуту і маркетингу портфеля замовлень

Підприємства розробляють довгострокові і поточні плани Довгостроковий план підприємства складається на базі стратегічних цілей щодо номенклатурного складу і структури випуску продукції відповідно до перспективних оцінок п збуту Це потребує визначення потреби підприємства в виробничих потужностях і матеріально-технічних ресурсах для виробництва продукції, визначення потреби в основному і обіговому капіталі, джерел фінансування цієї потреби, взаємозв’язків обмежених фінансових, матеріальних і трудових ресурсів

Поточне планування закупівельної діяльності включає:

• дослідження ринку сировини і матеріалів,

• визначення потреби підприємства в матеріально-технічних ресурсах,

• складання плану закупівель,

• вартісний аналіз закупівельної діяльності і т ш

Процес прийняття рішення про придбання ТПП складається із ряду етапів Можна виділити 8 етапів у процесі прийняття рішень про покупку залежно від ситуації здійснення промислових закупівель

1. Усвідомлення проблеми

2. Конкретизація кількості і загальних характеристик товарів чи послуги Повторна закупка стандартизованих товарів не потребує цього етапу

3. Здійснення функціонально-вартісного аналізу, спрямованого на зіставлення витрат з величиною досягнутої корисності

4. Вивчення різноманітної інформації (виставки, галузеві видання, телефонне опитування і т ін )

5. Спеціалісту з маркетингу слід виявити вміння написання та подання своєї пропозиції, детальний опис пропозиції з технічного та з маркетингового боку

6. Ретельний аналіз не тільки технічної можливості постачальників, а й спроможності виконати вчасно замовлення та необхідне обслуговування

7. Видання специфікацій на замовлення, рішення про умови поставки кількість та інш

8. Оцінка роботи постачальника (продавця) і приймання рішення щодо продовження чи припинення взаємовідносин

Після визначення виду і терміну закупівлі необхідно розрахувати обсяг и закупівель по кожному матеріалу

Розраховують потребу кожного виду ресурсів на базі одного із методів:

1. на плановій основі

2. на рівні використання матеріальних ресурсів у попередніх періодах

Вихідними даними для визначення потреби першим способом є штампи виробництва продукції, конструкторські специфікації, рецепти, за якими розраховується потреба в матеріалах на одиницю продукції, норми витрат матеріальних ресурсів

Потреба в кожному виді матеріалу визначається множенням планового обсягу виробництва на норму витрат матеріалу

Потреба підприємства в матеріальних ресурсах включає:

• ресурси на основне виробництво,

• ресурси на ремонтно-експлуатаційні потреби,

• ресурси на незавершене виробництво,

• ресурси на науково-дослідні і конструкторські роботи,

• ресурси на капітальне будівництво і допоміжні потреби і т ін

Існують різноманітні методи визначення потреби в матеріальних ресурсах Основний із них - метод прямого розрахунку - використовується для визначення потреби в матеріальних ресурсах на основне виробництво

У складі методу прямого розрахунку виділяється:

• повиробний,

• подетальний,

• за аналогією,

• метод типового представництва,

• метод рецептурних норм

При повиробному і подетальному методах використовують два показники норму витрати і обсяг виробництва

де Р - потреба на і-и виріб,

N - норма 2-і о матеріалу на виробництво і-го виробу,

0 - обсяг виробництва і-го найменування,

п - кількість виробів

При визначенні потреби по аналоги використовують таку формулу

де Р - потреба в матеріалі,

N _х - норма витрат матеріалу на виріб-аналог,

Q_H - плановий обсяг випуску нових виробів,

К - коефіцієнт, який визначає співвідношення витрат матеріалів при виробництві нових виробів і виробів-аналогів.

де Н_н і Н_ч - чисті корисні витрати на новин виріб і виріб-аналог;

К₂- коефіцієнт, який враховує додаткові витрати матеріалів, пов'язані з виробництвом нових виробів.

Метод типового представника використовується в масовому виробництві (підшипники). При цьому методі спочатку визначається середньо виважена норма витрат ресурсів відповідно до асортиментного плану виробництва випуску продукції, потім визначається загальна потреба в них:

де N - середньовиважена норма витрат;

JV - поасортиментні норми витрат ( г, кг, т і т.іп.).

d - частка обсягу випуску кожного виробу в загальному обсязі виробництва.

Отже, потребу в матеріалі можна визначити так:

У випадку, коли відсутні нормативи витрат можна визначити потребу на перспективу статистичним методом

де Р - потреба на майбутній період;

І_в - індекс зміни обсягів виробництва;

К - коефіцієнт, який враховує зміни питомих витрат матеріальних ресурсів на одиницю продукції;

Р , - потреба базового періоду;

І_уг - індекс зниження норми витрат;

І - індекс росту обсягів виробництва.

Другий спосіб визначення потреби в матеріальних ресурсах пов'язаний з урахуванням складських залишків матеріалів і поповненням запасів, регулюванням термінів постачання і розмірів партій, а також з урахуванням витрат матеріальних ресурсів минулих періодів.

На третьому етапі центр по закупівлі товарів визначає технічні характеристики товару. Щоб знизити витрати, здійснюють функціонально-вартісний аналіз закупівельної діяльності Проведення вартісного аналізу допускає співробітництво з іншими підрозділами підприємства. В процесі аналізу вивчаються всі деталі, напівфабрикати, комплектувальні вироби, які закуповують для комплектування готового товару, з погляду їхньої можливої модифікації, стандартизації чи заміни на значно дешевші.

Функціонально-вартісний аналіз дає змогу виявити:

• чи пропорційна ціна ефекту від використання товару;

• чи існує будь-який кращий вибір, який викопує аналогічні функції в період використання;

• чи можна виробляти окремі складові товару з меншими витратами;

• чи є на ринку стандартні вироби для аналогічного використання;

• чи буде інший постачальник продавати аналогічні вироби.

Такий аналіз дає можливість досягти оптимальних характеристик товару з найменшими витратами, що є джерелом зниження собівартості готового виробу.

Після визначення потреби в кожному виді ресурсів встановлюється можливий вид їх закупівлі. Складається перелік можливих постачальників для кожного виду ресурсів, використовується інформація щодо вивчення ринку обладнання, сировини і матеріалів.

Дослідження ринку сировини і матеріалів дозволяє відповісти на такі питання:

• Хто і що поставляє на внутрішній і зовнішній ринки?

• Які можливості постачальників?

• Чи велика конкуренція серед покупців?

• Хто з покупців закуповує такі самі матеріали за нижчою ціною?

• Чи є можливості для заміни матеріалів?

• Які шляхи придбання матеріалів?

• Які види транспорту можливо використати?

• Чи є нові технології?

При вивченні ринку сировини і матеріалів визначається можливість їх закупок по імпорту.

Якщо постачальників декілька, то здійснюється їх ранжування за такими показниками, як виробничі потужності, ціни на ресурси, надійність постачальника, економічність закупівлі, якість ресурсів, комплектність постачання, періодичність поставки, комунікаційні умови, можливості сервісного обслуговування, пакування тощо. Переваги повинні віддаватись тим постачальникам, які одержали найбільше значення оцінки.

Існують методи оцінювання рейтингу постачальників за показниками: технічні характеристики, ціна, якість та послуги, що надаються. Наведемо для прикладу рейтинг постачальників моніторів, оскільки це одна з найдорожчих частин комп'ютерів, з якою у свідомості споживача асоціюється якість комп'ютера в цілому. Визначимо шість потенційних постачальників і сформулюємо основні критерії їх вибору з наданням їм вагових коефіцієнтів (табл. 9.2).

Оскільки компанія позиціонує свою продукцію як продукцію високої якості, а остання великою мірою залежить від якості комплектуючих, саме цьому критерію надано найвищий ваговий коефіцієнт (табл. 9.3)

Для продукції, яка позиціонується на якості, критерій ціни має менше значення, тому в неї найменший ваговий коефіцієнт (табл. 9.4).

При прийнятті рішення про закупівлю моніторів велике значення має можливість отримання різноманітної інформації і кваліфікованих консультацій. Не менш важливим чинником є наявність гарантій на про­дукцію і можливість отримання комплектуючих (табл. 9.5).

Оскільки компанія ставить перед собою завдання задоволення потреб різноманітних ринкових сегментів, то при виборі постачальника важливим критерієм є повнота асортиментного набору моніторів з різноманітними технічними характеристиками, які повинні відповідати світовим стандартам. Серед основних технічних характеристик монітора можна виділити: діагональ монітора, максимальна вирішальна здатність, кількість кольорів, частота розподілу, рівень захисту користувача від електромагнітного випромінювання тощо (табл. 9.6; 9.7).

Виходячи із сумарного рейтингу постачальників, необхідно розташувати постачальників моніторів у порядку зменшення їх привабливості для компанії (табл. 9.8).

Закупівельний центр може спробувати домовитися з вигідним для себе постачальником про порівняно кращі ціни і строки поставки, перш ніж зробити остаточний вибір. Багато покупців віддають перевагу деякій кількості джерел постачання для того, щоб повністю не залежати від одного з них у разі будь-якої невдачі.

Виробники, як правило, хочуть мати можливість зіставляти рівні цін та інших атрибутів ТПП різних постачальників. Наприклад, виробник, маючи трьох постачальників, може від одного, провідного, одержувати 60% необхідної кількості продукції й відповідно 30 і 9 % - від двох інших. У цій ситуації останні, намагаючись розширити свою частку ринку і потіснити на ньому провідного постачальника, в майбутньому намагатимуться запропонувати вигідніші ціни та умови постачання виробника.

Остаточний вибір постачальника ґрунтується не тільки на оцінюванні особливостей його виробництва, а й на врахуванні всіх закупівельних витрат (ціна продукції, що купується, додаткові витрати внаслідок можливого браку, відмовлень тощо).

Згідно з вимогами міжнародних стандартів ISO 9000, постачальник також повинен визначити, задокументувати і підтримувати в робочому стані процедури, які забезпечують вантажно-розвантажувальні роботи, зберігання, пакування та поставку продукції. Ці вимоги зазначаються в нормативно-технічній документації окремо для кожного виду продукції. Вони мають бути спрямовані на створення умов для максимально можливого забезпечення та збереження рівня якості. Для цього постачальник повинен мати надійні склади або приміщення для зберігання продукції. Окремо регламентується порядок приймання продукції у складських приміщеннях та її відвантаження.

Розробка плану закупівлі закінчується складанням бюджету постачання підприємства, який включає: бюджет закупівлі, бюджет зберігання запасів, бюджет загальних витрат.

Забезпечення виробничих цехів матеріальними ресурсами є заключною частиною матеріально-технічного постачання виробництва.

Купівельна поведінка організації-споживача залежить від частоти придбання товару, вартості покупки та ступеня ризику, яким супроводжується придбання товару, тобто від виду ситуації здійснення закупівлі (рис. 9.1).

Закупівля для розв'язання нових завдань виникає тоді, коли товар купується вперше. Чим вищі витрати і ступінь ризику, тим більша кількість осіб бере участь у прийнятті рішення щодо придбання і тим більший обсяг інформації їм необхідний.

Повторна закупівля з модифікаціями - це ситуація, при якій споживач бажає при видачі повторного замовлення внести до нього зміни, які стосуються технічних характеристик товару, цін та інших умов постачання, або замінити частину постачальників.

Повторна закупівля без змін - це ситуація, при якій покупець видає повторне замовлення на товар, не роблячи при цьому ніяких змін У та­кій ситуації в робочому порядку залучається лише відділ матеріально-технічного постачання. Споживач вибирає постачальників за переліком, що в нього є, залежно від ступеня задоволення попередньою закупкою.

Категорія покупки залежить від типу ситуації, яка передує закупівлі товару. Значення аналізу категорії покупки

• можливість добитися значних переваг, якщо компанія-постачальник може приступити до здійснення закупівлі для вирішення нових завдань з найперших етапів процесу ухвалення рішень. За рахунок надання необхідної інформації і надання допомоги при виникненні яких-небудь технічних проблем компанія-постачальник дістає можливість зміцнити власну репутацію в очах покупця. Крім того, постачальник може узяти на себе додаткові зобов'язання (наприклад, по доопрацюванню виробу), які відіграють роль «задушливих обіймів», усе більш позв'язують потенційного клієнта і гарантують отримання замовлення при ухваленні остаточного рішення;

• оскільки процес ухвалення рішень, як правило, займає досить тривалий час, і до участі в закупівлі залучаються багато людей, компаніям - постачальникам необхідно здійснювати значні вкладення в торговий персонал протягом тривалого часу. Деякі фірми з метою забезпечення нових великих замовлень формують виїзні бригади по організації продаж, у які входять їх кращі торгові агенти;

• постачальники в ситуації повторних закупівель без змін повинні постійно стежити за тим, щоб у характері закупівель не відбулося ніяких змін. При цьому необхідні регулярні контакти, які дозволяють переконатися, що в клієнтів немає претензій. Крім того, можна рекомендувати покупцям використовувати системи автоматичного відновлення замовлень;

• компанії, які не отримали замовлень на постачання, через недоліків в обслуговуванні або які-небудь інші чинники повинні прагнути переконати покупця змінити категорію покупок з рутинної повторної закупівлі на видозмінену повторну. Зміна тільки ціни тут може виявитися недостатньою, оскільки зміна постачальника пов'язана з великим ризиком для особи, відповідальної за постачання. Для зниження ризиків, постачальник може надавати гарантії на постачання з відповідних штрафних санкцій і може погодитися на отримання невеликого (можливо економічно не вигідного) замовлення для завоювання подальшої співпраці. Зниженню для покупця ризиків може сприяти також відповідність діяльності постачальника вимогам стандартів по комплексному управлінню якістю або аналізу витрат, що розраховуються, на повний термін служби виробу, який полягає в тому, щоб перенести увагу з первинної ціни покупки на загальні витрати, пов'язані з володінням товаром і його використанням. Витрати за термін служби можуть виявитися сильним мотивуючим чинником, наприклад, витрати на після продажне обслуговування. Багато рутинних повторних закупівель здійснюються на конкретній основі, і перед відновленням контракту покупці можуть уважніше віднестися до компанії, яка до цього не була їхнім постачальником. На рис. 9.2 показано напрями ефективного обслуговування невеликих споживачів.

Приклади здійснення закупівель підприємством різних видів промислових товарів та послуг залежно від ситуацій показано на рис.9.3.

Найменшу кількість рішень приймає організація-споживач, що здійснює повторну закупівлю без змін, найбільшу — в ситуаціях закупівлі для вирішення нових завдань. В останньому випадку залучається велике коло фахівців, які відіграють ту чи іншу роль у процесі прийняття рішення про придбання товарів.

Контрольні питання:

1. Визначте зміст закупівлі промислових товарів.

2. Які основні завдання організації і управління закупівельних центрів?

3. Для чого створюються закупівельні центри?

4. У чому полягає принципова різниця між різними підходами до організації і управління закупівельною діяльністю?

5. План закупівлі матеріальних ресурсів. Види планів.

6. Які основні методи розрахунку потреби в матеріальних ресурсах?

7. Визначте прямі методи розрахунку потреби в матеріальних ресурсах, метод за аналогією, метод типового представника, статистичні методи?

8. Які умови вибору постачальника?

9. Що таке бюджет закупівельної діяльності та складові бюджету?

10. Поточне планування і діяльність щодо його здійснення.

11. Визначте і дайте характеристику етапам процесу закупівлі ТИП.

12. Ситуації, які впливають на рішення по закупівлі.