4.3.2 Развертывание б.П.

Развертывание Б.П. при внедрении СМК в организации подразумевает письменно оформленные ответы на следующие вопросы:

1) Какие процессы (бизнес - базовые; бизнес - обеспечивающие; бизнес - менеджмента) подлежат описанию в проектируемой СМК.

2)Определение процесса.

Необходимо уточнить название процесса, уточнить из каких видов деятельности состоит процесс.

3) Границы процесса.

Где начинается и где заканчивается процесс, как связан с другими процессами.

4) Цели и задачи процесса.

Что будет достигнуто при надлежащем ведении данного процесса. Какие нулевые установки имеет данный процесс. Необходимо сформулировать основные задачи (пути), решение которых обеспечит достижение цели.

5) Ответственность

Кто хозяин процесса, кто руководитель (менеджер) процесса (подчиняется только хозяину), кто отвечает за отдельные части процесса.

6) Входы и выходы процесса

Какие средства и ресурсы требуются для выполнения процесса. Требования к входам. Указания по входному контролю. Название и назначение выхода процесса. Требования к качеству выхода процесса и указания по выходному (из процесса) контролю качества.

7) Поставщики (ресурсов) процесса.

Кто поставщик конкретного вида ресурса, сроки, количество и качество поставляемого ресурса. Стоимость ресурса. Ответственность за нарушение договорных обязанностей.

8) Потребители (выхода) процесса.

Кто потребитель выходов процесса. Требования потребителя к качеству выхода процесса. Санкции потребителя к поставщику за некачественную продукцию.

9) Нормативные документы на выполнение процесса

Номера документов, точное название, назначение (на какую часть процесса распространяется. Дата утверждения и срок действия. Разработчик документа.

10) Реализация и управление процессом

Чёткая структура процесса, описание, как протекает процесс. Кто должен выполнять процесс. Квалификационные и профессиональные требования к исполнителям процесса. Инструкции, методики по выполнению процесса. Обязательное наличие маршрутных технологических карт и других документов. Действия исполнителей процесса при отклонениях в ходе процесса от требований нормативных документов на него.

11) Измеряемые величины и показатели

С помощью каких показателей управляют процессом и оценивают качество результатов, параметры процесса, характеристики, подлежащие контролю, мониторингу.

12) Показатели результативности процесса

Показатели (параметры, характеристики), по которым можно сделать заключение о степени достижения цели процесса и запланированных результатов.

13) Показатели эффективности процесса

Параметры, характеристики, оценочные методики, позволяющие оценить эффективность использования входных в процесс ресурсов при достижении цели процесса.

14) Действия по улучшению процесса

Чёткий план анализа процесса. Выявление «узких» мест в процессе и причин отклонений. Формулирование реальных мер по устранению причин отклонений.

4.3.3 Документирование б.П.

Все процессы, охваченные СМК должны быть документированы.

Документирование Б.П. переводит их из разряда «виртуальных» в реальные, придает им официальный статус.

Документы могут быть двух видов:

1. документы, устанавливающие требования к тому, как необходимо осуществлять процессы;

2. документы, содержащие достигнутые результаты и свидетельства осуществления процессов (документы этого вида называются записями).

Наиболее распространенная форма документирования процесса – Документированная процедура.

По ИСО 9001 – документированная процедура устанавливает способ осуществления процесса. Т.е. документированная процедура – это описание порядка осуществления процесса; последовательность и содержание обязательных операций, которые должны соблюдаться с тем, чтобы выполнить требования ИСО 9001 к данному процессу.

Стандарта ИСО 9001:2001 [5.4] содержит общие требования к СМК и требования к документации. Внедрение СМК подразумевает следующие действия:

1. Определить документацию, необходимую для внедрения и функционирования СМК.

2. Спланировать структуру документов.

3. Определить существующие процессы с использования блок-схем, процедур, рабочих и должностных инструкций.

4. Оценить существующие и требуемые ресурсы (персонал, оборудование и инструменты, стандарты и нормативные материалы, финансовые ресурсы).

5. Осуществлять планирование качества продукции.

6. Ввести в действие СМК с учетом планов по качеству, имеющихся ресурсов, идентификация требований по измерениям, понимания стандартов, совместимости элементов системы.

7. Разработать руководство по качеству.

8. Обеспечить контроль документации по качеству:

перечислить все описываемые процессы; разработать план управления всеми документами, включая анализ, обновление и утверждение; перед утверждением документа проверить его адекватность, читаемость и идентифицируемость; определить текущий статус всех документов; обеспечить доступ к документам на рабочих местах; установить контроль обращения устаревших документов; идентифицировать документы внешнего происхождения.

9.Обеспечить контроль записей о качестве.

10. Обеспечить контроль всех документов и данных, требуемых СМК, и их доступность пользователям, когда это необходимо.

Практический совет. Для идентификации контролируемых документов рекомендуется указывать (например, в нижнем колонтитуле на каждой странице): номер (шифр) и/или наименование документа, дату выпуска, дату ввода в действие, идентификатор компьютерного файла, номер издания, номер страницы, число страниц.

Наиболее часто встречающиеся ошибки:

• СМК не полно документирована;

• Руководство по качеству существует просто как очередная «бумага»;

• изменения в документации не авторизованы;

• записи о качестве отсутствуют или не адекватны;

• записи не читаемы или не доступны.