Документальное отражение и инвентарный учет операций с основными средствами

Независимо от способа поступления все поступающие в хозяйство объекты основных средств должны быть своевременно оприходованы и документально оформлены. Основным документом на оприходование основных средств является акт приемки-передачи основных средств (форма N 101-АПК). Данный акт используется как при приобретении объектов основных средств со стороны, так и изготовленных (сооруженных) в хозяйстве.

В нем содержится краткая информация, характеризующая данный объект и его соответствие техническим условиям. Акт оформляется комиссией, назначенной руководством организации, которая осуществляет приемку поступающих в хозяйство объектов основных средств. После положительного заключения комиссии, основанного на сопоставлении и проверке сопроводительных и расчетных документов, акт утверждается руководителем организации. Далее этот документ с прилагаемой технической документацией по принятому объекту представляется в бухгалтерию.

В случае если входящие в нее объекты однотипны и имеют одинаковую стоимость, возможно оформление одного акта по группе основных средств.

Приобретение объекта основных средств представителем организации непосредственно на предприятии поставщика, базе снабжения или на транспортном терминале осуществляется на основании доверенности. Если при приемке объектов основных средств обнаруживаются какие-либо несоответствия, неисправности или выявляется недостача, составляется коммерческий акт, на основании которого предъявляется иск поставщику либо транспортной организации (в зависимости от того, по чьей вине он произошел).

Оприходование приобретенных (в собственность) земельных участков и объектов природопользования оформляется актом на оприходование земельных угодий (форма N 111-АПК).

Перевод молодняка животных в основное стадо оформляется актом на перевод животных (форма N 214-АПК). Оприходование в основное стадо животных, приобретенных на стороне, производят таким же образом, что и по другим основным средствам. При этом на поступающих животных поставщиком должны быть оформлены и предоставлены племенные свидетельства.

Принятие к бухгалтерскому учету многолетних насаждений оформляется актом приема многолетних насаждений (форма N 103-АПК), лесозащитных насаждений (форма N 103а-АПК). Для составления вышеприведенных актов создается специальная комиссия с участием соответствующих специалистов.

После того как основные средства будут надлежащим образом приходованы, необходимо обеспечить контроль за их сохранностью, внутрихозяйственным перемещением и использованием. Такой контроль обеспечивается путем закрепления инвентарных объектов основных средств за хозяйственными подразделениями и материально ответственными лицами, а также осуществлением комплекса мероприятий, называемых инвентарным учетом.

В целях его реализации каждому объекту основных средств в хозяйстве присваивается определенный цифровой код или инвентарный номер. Эти номера различными способами (клейма, ярлыки, несмываемые надписи и т.п.) физически наносятся на объекты основных средств и в дальнейшем приводятся во всех учетных регистрах и документах, где фигурируют обозначенные ими объекты.

Инвентарный номер присваивается объекту основных средств на весь период его нахождения в хозяйстве и в целях избежания путаницы не используется после его выбытия. Осуществление отказа от старой и введение новой нумерации возможно при большом количестве выбывших объектов, в ходе проведения периодической (не чаще раз в 10-15 лет) процедуры пересмотра всех инвентарных номеров.

Перечень находящихся в эксплуатации объектов основных средств, закрепленных за конкретными подразделениями хозяйства, отражается в инвентаризационных описях. Они составляются в установленные сроки в ходе проведения инвентаризации основных средств. В учете различают инвентаризационные описи: основных производственных средств; рабочих и продуктивных животных; многолетних насаждений; птицы и пчелосемей.

После составления один экземпляр описи направляется в бухгалтерию, второй остается в подразделении хозяйства.

Для осуществления пообъектного аналитического учета в бухгалтерии предприятия на каждый объект основных средств заводится индивидуальная инвентарная карточка типовых форм: инвентарная карточка учета основных средств типовой формы N ОС-6 (для зданий, сооружений, машин, оборудования, транспортных средств, инвентаря производственного и хозяйственного); инвентарная карточка учета для многолетних насаждений типовой формы N 109-АПК.

Возможно оформление инвентарных карточек группового учета по однотипным объектам основных средств при условии идентичности их стоимости, назначения, даты поступления и места эксплуатации (нахождения).

Инвентарные карточки содержат необходимую экономическую и техническую информацию об объектах, на которые они заведены. Первоначально записи в них производятся на основании инвентарных описей, а затем первичных документов по поступлению, внутреннему перемещению, использованию и выбытию основных средств, а также технической документации.

Параллельно, по месту эксплуатации (нахождения) и материально ответственным лицам, производится дублирование учетной информации о закрепленных за ними объектах основных средств. Это осуществляется либо путем составления и ведения вторых экземпляров инвентарных карточек, либо в инвентарных списках основных средств типовой формы N ОС-9.

В бухгалтерии на основании инвентарных карточек формируется картотека основных средств. Карточки в ней располагаются по группам, исходя из принятой классификации, и по местам эксплуатации (нахождения) инвентарных объектов. Относящиеся к одной классификационной группе заполненные инвентарные карточки регистрируются в описях инвентарных карточек по учету основных средств типовой формы N ОС-7.

Для отражения изменений, происходящих с объектами, по каждой группе используются карточки учета движения основных средств типовой формы N ОС-8. В них отражаются в суммовом выражении данные о наличии, поступлении и выбытии инвентарных объектов за каждый месяц с выведением итоговых значений по окончании отчетных периодов, а также данные о суммах начисленной амортизации и затратах на ремонт по соответствующей выделенной в картотеке группе. Карточки учета движения основных средств фактически выполняют роль счетов аналитического учета движения основных средств.

Ежемесячно итоговые данные инвентарных карточек сверяются с данными синтетического учета. При отсутствии расхождений на их основании в конце года формируется отчетность в части раскрытия информации о наличии и движении основных средств.

Для учета земель в хозяйствах ведется Земельная кадастровая книга, в которой производят государственную регистрацию права собственности на землю. Земельно-кадастровая книга состоит из четырех разделов, в которых:

1. Указываются общая площадь земель и основание на право пользования землей (Государственный акт, решение соответствующей администрации).

2. Учитывается состав земли по видам угодий (для сельскохозяйственных угодий - пашня, залежь, сенокосы, пастбища, многолетние насаждения; для несельскохозяйственных угодий - лесные площади, участки земель с древесно-кустарниковой растительностью, болота, земли под водой, земли под дорогами и прогонами, застроенные территории, другие угодья).

3. Характеризуются угодья по качеству почв (балл бонитета, содержание гумуса, механический состав почв и т.д.).

4. Отражаются приусадебные участки (с указанием границ этих участков). Отдельно выделяются земли, переданные в аренду.