Оформление документов для ведения учета
Программа "1С:Предприятие. Бухгалтерский учет" предоставляет возможность оформления большого количества документов. Компьютерные документы чаще всего являются аналогами первичных бухгалтерских документов. В бухгалтерской программе при получении первичного документа его необходимо внести в компьютер, при выписке документов с помощью программы сразу создается компьютерный документ и печатный документ, который передается другим лицам. При проведении документа делаются проводки, которые запрограммированы в компьютерном документе (приписаны к документу).
┌─────────────┬─────────────────────────────────────────────────────────┐
│Наименование │ Значение │
│поля ввода в│ │
│документе │ │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Содержание │Содержание документа │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Вид документа│Из справочника "Виды документа" │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Счет Дт │Номер счета или 00 для вспомогательного │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Субконто1 Дт │Объект 1 аналитического учета по СчетД │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Субконто2 Дт │Объект 2 аналитического учета по СчетД │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Субконто3 Дт │Объект 3 аналитического учета по СчетД │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Счет Кт │Номер счета или ОО для вспомогательного │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Субконто1 Кт │Объект 1 аналитического учета по СчетК │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Субконто2 Кт │Объект 2 аналитического учета по СчетК │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Субконто3 Кт │Объект 3 аналитического учета по СчетК │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Валюта │Валюта из справочника для валютных счетов │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Курс │Курс валюты на дату документа (заполняется автоматически)│
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ВалСумма │Сумма в валюте (пересчитывается автоматически) │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Сумма │Сумма проводки │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Кол-во │Масса с/х животных или количество мат. ценностей │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Кол-во1 │Количество голов или кормоединиц или машинодней в зависи-│
│ │мости от счета │
├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Кол-во2 │Количество кормодней или зачетного веса в зависимости от│
│ │счета │
└─────────────┴─────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 10. Значения реквизитов в документе "Реестр ввода данных"
Некоторые документы создаются раз в месяц, они называются "регламентные документы". К ним относятся документы по закрытию счетов, по начислению амортизации, по переоценке валюты, по вводу остатков в незавершенном производстве и пр. При проведении регламентных документов также автоматически формируются проводки.
Документ выбирается из меню Документы (рис. 11).
В открытой форме документа, необходимо аккуратно заполнить поля, сохранить и при необходимости провести документ. При проведении документа в журнал операций вносятся проводки, которые приписаны документу.
В конфигурации "1С:Предприятие. Сельскохозяйственное предприятие. Бухгалтерский учет" документы, отражающие сельскохозяйственную специфику, выбирают через Документы Документ типовой хозяйственной операции. Этой командой открывается список документов в справочнике "Типовые хозяйственные операции" (рис. 12).
Порядок заполнения этого справочника был представлен в разделе Заполнение справочника. Типовые хозяйственные операции. Из списка выбирается необходимый документ, далее работа с ним идет, как обычно, т.е. заполняются необходимые реквизиты, сохраняется и проводится документ. При проведении документа в журнал операций записываются проводки, приписанные документу.
Например, при списании кормов в производство вводится документ "Расход кормов в животноводстве" из раздела "Расход материалов".
"Рис. 11 Меню "Документы""
"Рис. 12 Список документов в справочнике "Типовые хозяйственные операции""
В поле "Вид документа" выбирается Расход материалов, далее в шапке документа выбирается склад, с которого выдаются корма, подразделение, в которое передаются корма (ферма), объект животноводства (группу с/х животных) из справочника "Объекты животноводства".
В табличной части вводится строка (или несколько строк, если списывается несколько видов кормов). В колонку Материал выбирается из справочника "Корма" название корма, в графу Сумма - сумма проводки, в графу Количество - количество в центнерах, в графу Корм. единицы - количество кормовых единиц, в Корм. дни - количество кормодней.
При проведении документа делаются автоматически проводки для каждой строки, внесенной в табличную часть документа:
┌───────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┐
│ Д-т сч. 20.2 "Животные" │ К-т сч. 10.7 "Корма" │
├───────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│Субконто1 - "Подразделение (ферма)"│Субконто1 - "Склад (место хране-│
│ │ния)" │
├───────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│Субконто2 - группа с/х животных │Субконто2 - "Наименованиекорма" │
├───────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│Субконто3 - статья затрот "Корма" │ │
└───────────────────────────────────┴───────────────────────────────────┘
В дальнейшем можно будет получить отчет по счету 20.2 "Карточка счета" с разбивкой по субконто, т.е. выяснить, по какой группе животных были списаны корма определенного вида, сколько центнеров и кормовых единиц.
В конфигурации "1С:Предприятие. Сельскохозяйственное предприятие. Бухгалтерский учет" в справочнике созданы следующие группы документов для отражения хозяйственных операций:
Поступление животных
Поступление материалов, товаров
Поступление основных средств
Поступление сельскохозяйственной продукции
Расход материалов
Реализация и расход сельскохозяйственной продукции, товаров
Реализация и прочее выбытие животных (откорм, молодняк)
Реализация и прочее выбытие основных средств
Касса
Банк
Отчеты
Программа предоставляет возможность получения большого количества разнообразных отчетов. Это традиционные отчеты, такие как оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер, Главная книга, а также анализ субконто, карточка счета и пр. Для получения отчета надо выбрать в меню Отчеты (рис. 13) требуемый отчет. Формируются все отчеты по общим правилам.
Например, порядок формирования отчета Карточка счета. В раскрывающемся окне (рис. 14) устанавливается период отчета, выбирается счет, по которому должен быть сформирован отчет. В окне "Показывать оборот" надо выбрать, за какой срок указывать оборот по счету (за период, по дням, по неделям и т.д.).
Ниже указаны виды субконто по выбранному счету. Если планируется сформировать отчет по конкретному значению субконто, то следует указать его в поле Субконто1 (Субконто2, Субконто3). Если конкретное значение субконто не указано, то отчет формируется по всем объектам аналитического учета для указанного вида субконто.
"Рис. 13 Меню "отчеты""
Кнопкой Сформировать на экран выводится печатная форма отчета (рис. 15).
Если при формировании отчета было выдано сообщение "За указанный период бухгалтерские итоги не рассчитаны", необходимо пересчитать итоги. Для этого следует открыть Операции Управление бухгалтерскими итогами Полный пересчет итогов.
При просмотре выведенного на экран отчета можно получить более детальные сведения, операцию в журнале операций, а из журнала операций и сам документ. Это удобно, так как можно сразу исправить ошибку при проведении документа.
Указатель "мышки" устанавливается на любом поле отчета, двойным щелчком операций (рис. 15), далее можно кнопкой на панели инструментов Операции (Открыть документ) развернуть документ, который "виноват" в создании такой операции.
После исправления документа его следует заново провести и воспользоваться кнопкой Обновить на печатной форме отчета. Выведенные в отчет данные будут заменены. Нет необходимости заново формировать отчет после исправления документа или операции, достаточно просто обновить отчет.
"Рис. 14 Окно отчета "Карточка счета""
"Рис. 15 Форма отчета "Карточка счета" и открытый Журнал операций"
Специализированные отчеты в программе отражают специфику сельскохозяйственного предприятия (рис. 16).
"Рис. 16 Специализированные отчеты"
Формируются специализированные отчеты по общим правилам.