- •Предисловие
- •Введение. Сущность и содержание коммерческой деятельности
- •Раздел I. Заключение и исполнение контрактов купли-продажи
- •Глава 1. Нормативная база контрактов купли-продажи
- •1. Общие положения
- •Контрольные вопросы по теме 1
- •2. Базисные условия поставок
- •Контрольные вопросы по теме 2
- •Глава 2. Структура и содержание контрактов
- •1. Определение сторон
- •2. Предмет контракта
- •Контрольные вопросы по темам 1—2
- •3. Цена и общая сумма контракта
- •3.1. Виды цен
- •3.2. Определение уровня цен
- •3.3. Приведение цен
- •Контрольные вопросы по теме 3
- •4. Сроки поставки товаров
- •Контрольные вопросы по теме 4
- •5. Условия платежей
- •6. Упаковка и маркировка
- •6.1. Упаковка
- •6.2. Маркировка
- •7. Извещения о ходе исполнения обязательств
- •8. Переход права собственности и рисков
- •9. Качество и гарантии качества товара
- •Контрольные вопросы по темам 5—9
- •10. Проверка качества
- •10.1. Обычные проверки
- •10.2. Специальные проверки
- •Контрольные вопросы по теме 10
- •11. Претензии
- •11.1. Претензии к продавцам
- •11.2. Защита интересов покупателей от просрочек в поставках товаров
- •11.3. Предъявление и решение претензий по срокам поставок товаров
- •11.4. Защита интересов покупателя от поставок товаров ненадлежащего качества
- •11.5. Предъявление и решение претензий при поставке товаров ненадлежащего качества
- •11.6. Защита интересов продавца
- •11.7. Защита сторон от нарушения платежных обязательств
- •12. Защита покупателя от претензий третьих лиц
- •Контрольные вопросы по темам 11—12
- •13. Возмещение убытков, взыскание неустоек
- •Контрольные вопросы по теме 13
- •14. Транспортное страхование
- •Контрольные вопросы по теме 14.
- •15. Форс-мажорные обстоятельства
- •16. Уплата пошлин, налогообложение сторон
- •17. Изменение и расторжение контракта
- •Контрольные вопросы по темам 15—17
- •18. Арбитражные разбирательства споров
- •Контрольные вопросы по теме 18
- •19. Реквизиты контрактов
- •Список рекомендуемой литературы к разделу I
- •ПриложениеI.1. Таблица условий «Инкотермс-90»
- •Приложение 1.2. Конвенция оон о договорах международной купли-продажи
- •Часть I. Сфера применения и общие положения
- •Глава I. Сфера применения
- •Глава II. Общие положения
- •Часть II. Заключение договора
- •Часть III. Купля-продажа товаров
- •Глава I. Общие положения
- •Глава II. Обязательства продавца
- •Раздел I. Поставка товара и передача документов
- •Раздел II. Соответствие товара и права третьих лиц
- •Раздел III. Средства правовой защиты в случае нарушения договора продавцом
- •Глава III. Обязательства покупателя
- •Раздел I. Уплата цены
- •Раздел II. Принятие поставки
- •Раздел III. Средства правовой защиты в случае нарушения договора покупателем
- •Глава IV. Переход риска
- •Глава V. Положения, общие для обязательств продавца и покупателя
- •Раздел I. Предвидимое нарушение договора и договоры на поставку товаров отдельными партиями
- •Раздел II. Убытки
- •Раздел III. Проценты
- •Раздел IV. Освобождение от ответственности
- •Раздел V. Последствия расторжения договора
- •Раздел VI. Сохранение товара
- •Часть IV. Заключительные положения
- •Приложение 1.3. Один из возможных вариантов контракта международной купли-продажи на русском и английском языках
- •Глава 3. Организация расчетов в коммерческой деятельности
- •1. Расчеты в Российской Федерации
- •2. Расчеты с зарубежными партнерами
- •Контрольные вопросы по темам 1—2
- •Глава 4. Формы и методы коммерческих расчетов
- •1. Принципы осуществления платежей
- •2. Расчеты банковскими переводами
- •2.1. Общие принципы расчетов
- •2.2. Вариант с авансовым платежом
- •2.3. Вариант платежа против поставки товара
- •2.4. Вариант платежа при взаимных расчетах по претензиям
- •2.5. Расчеты платежными поручениями в России
- •3. Инкассовая форма расчетов
- •4. Аккредитивная форма расчетов
- •4.1. Общие принципы расчетов аккредитивами
- •4.2. Виды аккредитивов
- •4.3. Формулировка аккредитивной формы расчетов
- •4.4. Другое условия аккредитивов
- •5. Расчеты чеками
- •Контрольные вопросы по темам 1—5
- •6. Расчеты при рассрочках платежа
- •6.1. Простые и оборотные векселя
- •6.2. Принципы расчетов при рассрочке платежа
- •6.3. Форфейтинговые операции
- •6.4. Факторинговые операции
- •Контрольные вопросы по теме 6
- •7. Банковские гарантии
- •8. Валютные оговорки
- •Контрольные вопросы по темам 7—8
- •Глава 5. Документы, используемые при расчетах
- •1. Платежные документы
- •2. Счета
- •3. Товарораспорядительные документы
- •4. Товаросопроводительные документы
- •5. Транспортные документы
- •5.1. Морской (океанский) коносамент
- •5.2. Безусловный транспортный документ
- •5.3. Коносамент чартер-партии
- •5.4. Автомобильные, железнодорожные, речные и авиационные накладные
- •5.5. Транспортные документы при смешанных перевозках
- •6. Унификация документов
- •Контрольные вопросы по темам 1—6
- •Список рекомендуемой литературы к разделу II
- •Приложение II. 1 Унифицированные правила по инкассо
- •А. Общие положения и определения
- •В. Формы и структура инкассо
- •С. Форма представления
- •D. Обязательства и ответственность
- •Е. Платеж
- •F. Процент, комиссия и расходы
- •G. Прочие положения
- •ПриложениеIi.2 Унифицированные правила и обычаи для документарных аккредитивов
- •А. Общие положения и определения
- •В. Виды аккредитивов и уведомление о них
- •Раздел III. Заключение и исполнение подрядных контрактов
- •Глава 6. Общие положения подрядных контрактов
- •1. Терминология
- •2. Определение сторон
- •3. Предмет контракта
- •4. Цена и общая сумма контракта
- •4.1. Виды цен подрядных контрактов
- •4.2. Учет инфляции
- •4.3. Цены по системе «стоимость плюс вознаграждение»
- •4.4. Сметы на строительство объекта
- •5. Условия и порядок платежей
- •6. Сроки исполнения работ
- •Контрольные вопросы по темам 1— 6
- •Глава 7. Особенности взаимоотношений заказчиков и подрядчиков
- •1. Права и обязанности заказчиков и подрядчиков
- •1.1. Подрядчики. Генподрядчики и субподрядчики
- •1.2. Ответственность за используемые материалы
- •1.3. Указания заказчика
- •1.4. Предупреждения подрядчика и отказ от ведения работ
- •1.5. Контроль работ заказчиком и отказ от их продолжения
- •1.6. Требования к качеству и гарантии качества
- •1.7. Исполнительная документация
- •2. Санкции за ненадлежащее исполнение обязательств
- •2.1. Оценка убытков
- •2.2. Финансовые гарантии исполнения обязательств
- •Контрольные вопросы по темам 1—2
- •3. Распределение рисков между сторонами
- •4. Страхование рисков
- •5. Другие условия подрядных контрактов
- •5.1. Приведение цен
- •5.2. Упаковка и маркировка
- •5.3. Извещения о ходе выполнения обязательств
- •5.4. Проверка качества
- •5.5. Претензии
- •Контрольные вопросы по темам 3—6
- •Глава 8. Посреднические операции
- •1. Целесообразность использования посредников
- •2. Виды посредников
- •3. Использование посредников
- •Контрольные вопросы по темам 1—3
- •Глава 9. Соглашения с посредниками
- •1. Общие положения соглашений
- •1.1. Определение сторон
- •1.2. Предмет соглашения
- •1.3. Территория и товарная номенклатура
- •1.4. Положение посредников на рынке
- •1.5. Закупочные (импортные) посредники
- •1.6. Принципы вознаграждения посредников
- •Контрольные вопросы по теме 1
- •2. Особенности соглашения с коммерческим представителем
- •2.1. Обязательства коммерческого представителя
- •2.2. Обязательства принципала
- •2.3. Вознаграждение коммерческого представителя
- •2.4. Защита интересов коммерческого представителя
- •2.5. Защита интересов принципала
- •Контрольные вопросы по теме 2
- •3. Особенности соглашения с поверенным
- •3.1. Обязанности поверенного
- •3.2. Обязанности доверителя
- •3.3. Принципы определения размеров вознаграждения
- •3.4. Защита интересов поверенного
- •3.5. Защита интересов доверителя
- •3.6. Привлечение поверенных к закупкам
- •Контрольные вопросы по теме 3
- •4. Особенности соглашения с комиссионером
- •4.1. Обязанности комиссионера
- •4.2. Обязанности комитента
- •4.3. Вознаграждение комиссионера
- •4.4. Защита интересов комиссионера
- •4.5. Защита интересов комитента
- •4.6. Привлечение комиссионера к закупкам
- •Контрольные вопросы по теме 4
- •5. Особенности соглашения с консигнатором
- •5.1. Вознаграждение консигнатора
- •5.2. Защита интересов консигнанта
- •5.3. Защита интересов консигнатора
- •Контрольные вопросы по теме 5
- •6. Особенности соглашения с агентом
- •6.1. Права и обязательства сторон
- •6.2. Торговые агенты в Европейском союзе
- •Контрольные вопросы по теме 6
- •7. Особенности договоров с дистрибьюторами
- •8. Структура и содержание посреднических соглашений
- •Глава 10. Организационные формы сбыта и закупок товаров
- •1. Прямой сбыт товаров
- •2. Сбыт через независимые посреднические структуры
- •3. Прямые закупки товаров
- •4. Закупки товаров через посреднические структуры
- •Список рекомендуемой литературы к разделу IV
- •Глава 11. Общие принципы встречной торговли
- •1. Встречные закупки товаров
- •2. Бартерные операции
- •Контрольные вопросы по темам 1—2
- •3. Компенсационные операции
- •3.1. Простые компенсационные соглашения
- •3.2. Сложные компенсационные соглашения
- •4. Откуп техники, бывшей в употреблении
- •5. Операции с давальческим сырьем (толлинг)
- •Контрольные вопросы по темам 3—5
- •Глава 12. Торговля инжиниринговыми услугами
- •1. Выполнение проектных и изыскательских работ
- •1.1. Стоимость изыскательских работ
- •1.2. Стоимость проектных работ
- •1.3. Условия оплаты работ
- •1.4. Ответственность изыскателей и проектировщиков
- •1.5. Обязанности и ответственность заказчика
- •2. Оказание консультационных и информационных услуг
- •3. Выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ
- •3.1. Конфиденциальность работ и право использования результатов
- •3.2. Права и обязанности исполнителя
- •3.3. Права и обязанности заказчика
- •3.4. Гарантии, стоимость, платежи
- •Контрольные вопросы по темам 1—3
- •Глава 13. Размещение заказов через торги
- •1. Виды торгов
- •1.1. Открытые торги
- •1.2. Закрытые торги
- •2. Порядок проведения торгов
- •Глава 14. Торговля промышленной и интеллектуальной собственностью
- •1. Объекты промышленной собственности
- •2. Виды лицензий
- •3. Лицензионные договоры
- •3.1. Виды договоров
- •3.2. Цены лицензий
- •3.3. Лицензионные платежи
- •3.4. Обязательства и ответственность сторон лицензионного соглашения
- •3.5. Структура лицензионных договоров и соглашений
- •4. Товарные знаки, знаки обслуживания, наименования мест происхождения товара
- •4.1. Товарные знаки и знаки обслуживания
- •4.2. Использование наименования места происхождения товара
- •4.3. Программы для эвм, базы данных и топологии интегральных микросхем
- •Контрольные вопросы по темам 1—4
- •Глава 15. Кооперация при сбыте товаров
- •1. Сбытовая кооперация
- •1.1. Создание общих сбытовых структур
- •1.2. Координация сбыта
- •2. Производственно-сбытовая кооперация
- •3. Франчайзинг
- •3.1. Виды франчайзинга
- •3.2. Механизм франчайзинга
- •4. Консорциумы
- •4.1. Производственно-сбытовая кооперация в составе консорциумов
- •4.2. Консорциальные соглашения
- •4.3. Солидарная ответственность участников консорциумов
- •4.4. Участие национальных компаний страны заказчика
- •Контрольные вопросы по темам 1—4
- •Глава 16. Особенности торговли сырьевыми товарами
- •1. Международные товарные соглашения
- •2. Товарные биржи
- •2.1. Виды бирж
- •2.2. Структура и организация работы биржи
- •3. Виды и техника биржевых операций
- •3.1. Сделки с реальным товаром
- •3.2. Операции на срок, или фьючерсные сделки
- •3.3. Страхование товаров (хеджирование)
- •4. Аукционная торговля
- •4.1. Виды аукционов
- •4.2. Организация и техника аукционной торговли
- •Контрольные вопросы по темам 1—4
- •Список рекомендуемой литературы к разделу V
- •Раздел VI. Операции по аренде и финансовой аренде (лизингу)
- •Глава 17. Аренда и финансовая аренда (лизинг)
- •1. Определения, экономическое содержание и правовые основы
- •1.1 Понятие аренды
- •1.2. Виды аренды
- •Контрольные вопросы по теме 1
- •2. Особенности аренды отдельных видов имущества
- •2.1. Аренда транспортных средств и самоходных машин
- •2.2. Аренда зданий и сооружений
- •2.3. Аренда предприятий
- •2.4. Прокат
- •Контрольные вопросы по теме 2
- •3. Разновидности аренды по составу субъектов и формам участия инвесторов
- •3.1 Самостоятельная аренда
- •3.2. Самостоятельная аренда с привлечением внешнего инвестора
- •3.3 Аренда и лизинг через дочернюю компанию изготовителя
- •3.4. Аренда и лизинг через независимую компанию
- •3.5. Субаренда и сублизинг
- •3.6. Многосторонняя оперативная и финансовая аренда
- •3.7. Комплексная (пакетная) аренда
- •3.8. Раздельный лизинг
- •3.9. Обратный лизинг
- •3.10. Компенсационная аренда и компенсационный лизинг
- •3.11. Другие разновидности аренды и лизинга
- •Контрольные вопросы по теме 3
- •4. Международная оперативная и финансовая аренда
- •4.1. Схемы международной аренды и лизинга
- •4.2. Использование посредников
- •4.3. Аренда через дочерние фирмы
- •Контрольные вопросы по теме 4
- •5. Субъекты арендных и лизинговых операций
- •5.1. Арендодатели (лизингодатели)
- •5.2. Организационно-правовые формы арендных и лизинговых компаний
- •5.3. Арендаторы (лизингополучатели)
- •5.4. Поставщики
- •5.5. Субарендодатели (сублизингодатели)
- •5.6. Арендно-лизинговые компании
- •Контрольные вопросы по теме 5
- •6. Принципы стимулирования арендной и лизинговой деятельности
- •Контрольные вопросы по теме 6
- •Глава 18. Договоры оперативной аренды и финансовой аренды (лизинга)
- •1. Договоры оперативной аренды
- •1.1. Предмет договора
- •1.2. Срок аренды
- •1.3. Страхование
- •1.4. Стоимость аренды
- •1.5. Арендные платежи
- •Контрольные вопросы по п. 1.1— 1.5 темы 1
- •1.6. Гарантии платежей и возврата объектов аренды
- •Контрольные вопросы по п. 1.6 темы 1
- •1.7. Обязательства и права арендодателя
- •1.8. Обязательства и права арендатора
- •1.9. Переход права собственности
- •1.10. Порядок предъявления претензий. Санкции
- •1.11. Порядок изменения договоров аренды
- •Контрольные вопросы по п. 1.7—1.11 темы 1
- •2. Договоры финансовой аренды (лизинга)
- •2.1. Субъекты и стороны договора
- •2.2. Предмет договора
- •2.3. Срок финансовой аренды (лизинга)
- •2.4. Переход собственности на объект лизинга
- •2.5. Взаимоотношения участников договора
- •2.6. Стоимость финансовой аренды (лизинга)
- •2.7. Лизинговые платежи
- •2.8. Гарантии платежей и возврата объектов лизинга
- •2.9. Обязательства и права лизингодателя
- •2.10. Обязательства и права лизингополучателя
- •Контрольные вопросы по теме 2
- •Глава 19. Регулирование арендной и лизинговой деятельности в Российской Федерации
- •1. Нормативные акты Российской Федерации
- •2. Международные конвенции, общие условия поставок и другие международные договоры
- •3. Таможенное и валютное регулирование
- •Список рекомендуемой литературы к разделу VI
- •Приложение VI. 1 Об отражении затрат на приобретение лизингового оборудования
- •Пример составления отчета по форме № 2-кс (стройка) Строительство объектов производственного назначения
- •Приложение VI. 2 Об отражении в бухгалтерском учете операций по договору лизинга
- •Указания об отражении в бухгалтерском учете операций по договору лизинга
- •I. Общие положения
- •II. Бухгалтерский учет у лизингодателя
- •III. Бухгалтерский учет у лизингополучателя
- •Изменения к плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкции но его применению
- •1. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий
- •2. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий
- •Приложение VI.3.Новое в бухгалтерском учете лизинговых операций*
- •Приложение VI.4. Конвенция юнидруа о международном финансовом лизинге
- •Глава 1. Сфера применения
- •Глава II. Права и обязанности сторон
- •Раздел VII. Организация коммерческой деятельности фирмы
- •Глава 20. Коммерческие организации и фирмы
- •1. Виды коммерческих организаций и фирм
- •2. Сочетание коммерческой и производственной деятельности
- •3. Показатели эффективности коммерческой деятельности
- •Контрольные вопросы по темам 1—3
- •Глава 21. Структура и управление коммерческими организациями
- •1. Снабженческие и сбытовые отделы предприятий
- •2. Структура независимой коммерческой фирмы
- •3. Особенности управления коммерческими фирмами
- •3.1. Управление работой оперативных коммерческих групп и отделов
- •3.2. Особенности организации обеспечения покупателей запасными частями
- •3.3. Некоторые рекомендации по управлению персоналом
- •Контрольные вопросы по темам 1—3
- •Глава 22. Планирование работы коммерческой фирмы
- •1. Принципы составления первичного бизнес-плана
- •1.1. Расчет экономического обоснования создания фирмы
- •1.2. Состав бизнес-планов различного назначения
- •2. Текущее финансовое планирование работы коммерческой фирмы
- •2.1. Составление и контроль исполнения годовых планов по реализации принятого пятилетнего бизнес-плана
- •2.2. Компьютеризация финансового планирования
- •2.3. Финансовый мониторинг
- •3. Комплексное планирование
- •3.1. Механизм комплексного планирования
- •3.2. Компьютеризация комплексного планирования
- •Контрольные вопросы по темам 1—3
- •Глава 23. Практическое применение маркетинга
- •1. Общие сведения о маркетинге
- •2. Коммерческие характеристики товаров
- •Контрольные вопросы по темам 1—2
- •3. Основные направления маркетинга
- •3.1. Учет особенностей российской экономики
- •3.2. Комплексное исследование рынка
- •3.3. Влияние маркетинга на производственную и коммерческую деятельность
- •3.4. Непрерывность маркетинга
- •Контрольные вопросы по теме 3
- •Глава 24. Практические рекомендации по рекламной деятельности
- •1. Виды и средства современной рекламы
- •2. Планирование и оценка эффективности рекламы
- •Контрольные вопросы по темам 1—2
- •Глава 25. Принципы работы с контрагентами
- •1. Работа с покупателями
- •2. Работа с продавцами
- •3. Компьютеризация управления делопроизводством
- •Контрольные вопросы по темам 1—3
- •Глава 26. Рекомендации по организации и ведению деловых переговоров
- •1. Организация деловых переговоров
- •2. Планирование деловых встреч
- •3. Назначение ведущих переговоры
- •4. Подготовка к коммерческим переговорам
- •5. Некоторые протокольные рекомендации
- •6. Порядок и тактика ведения переговоров
- •7. Оформление результатов переговоров
- •8. Переговоры по телефону
- •Контрольные вопросы по темам 1—8
- •Глава 27. Государственное регулирование коммерческой деятельности
- •1. Направления государственного регулирования
- •2. Стимулирование производства и торговли
- •3. Таможенное регулирование
- •4. Нетарифные методы регулирования
- •5. Валютный контроль
- •Список рекомендуемой литературы к разделу VII
- •Заключение
- •Сведения об авторе
- •Содержание
- •Раздел I. Заключение и исполнение контрактов купли-продажи 4
- •Глава 1. Нормативная база контрактов купли-продажи 6
- •Глава 2. Структура и содержание контрактов 10
- •Раздел II. Взаимные расчеты по договорам 68
- •Глава 3. Организация расчетов в коммерческой деятельности 68
- •Глава 4. Формы и методы коммерческих расчетов 72
- •Глава 5. Документы, используемые при расчетах 89
- •Раздел III. Заключение и исполнение подрядных контрактов 103
- •Глава 6. Общие положения подрядных контрактов 104
- •Глава 7. Особенности взаимоотношений заказчиков и подрядчиков 113
- •Раздел IV. Работа с посредниками 121
- •Глава 8. Посреднические операции 122
- •Глава 9. Соглашения с посредниками 125
- •Глава 10. Организационные формы сбыта и закупок товаров 150
- •Раздел V. Современные формы и методы торговли 153
- •Глава 11. Общие принципы встречной торговли 154
- •Глава 12. Торговля инжиниринговыми услугами 163
- •Глава 13. Размещение заказов через торги 168
- •Глава 14. Торговля промышленной и интеллектуальной собственностью 172
- •Глава 15. Кооперация при сбыте товаров 180
- •Глава 16. Особенности торговли сырьевыми товарами 188
- •Раздел VI. Операции по аренде и финансовой аренде (лизингу) 197
- •Глава 17. Аренда и финансовая аренда (лизинг) 198
- •Глава 18. Договоры оперативной аренды и финансовой аренды (лизинга) 220
- •Глава 19. Регулирование арендной и лизинговой деятельности в Российской Федерации 241
- •Раздел VII. Организация коммерческой деятельности фирмы 256
- •Глава 20. Коммерческие организации и фирмы 258
- •Глава 21. Структура и управление коммерческими организациями 264
- •Глава 22. Планирование работы коммерческой фирмы 272
- •Глава 23. Практическое применение маркетинга 287
3. Компьютеризация управления делопроизводством
Россия с большим опозданием переходит к компьютеризации управления делопроизводством, применение которой позволяет достичь более высокой четкости и оперативности коммерческой работы. Во второй половине 90-х гг. на российском рынке появилось большое число программ, обеспечивающих компьютеризацию финансового планирования, бухгалтерского учета и отчетности. Лидерами в компьютеризации процессов управления, учета и отчетности, а также процессов, связанных с торговлей ценными бумагами, стали коммерческие банки.
Основными задачами компьютеризации делопроизводства являются следующие:
• ускорение доведения коммерческой информации до исполнителей, координация принятия решений и подготовки ответов;
• комплексность в проработке коммерческой документации;
• обеспечение возможности осуществления постоянного контроля за проработкой коммерческой документации, принятием решений и подготовкой ответов;
• установление четких направлений потоков коммерческой документации и определение мест хранения ее оригиналов;
• резкое уменьшение бумажных потоков коммерческих документов.
Конечно, организация делопроизводства во многом зависит от профиля деятельности коммерческой фирмы, ее организационной структуры, объема товарооборота и многих других факторов. Из этого следует, что практически невозможно рекомендовать универсальное решение по организации делопроизводства для всех коммерческих фирм. Поэтому в учебнике на практических примерах будут показаны принципы такой организации применительно к структуре коммерческой фирмы, представленной в гл. 21, рис. 21.1.
В предыдущих главах этого раздела уже были показаны принципы компьютеризации комплексного планирования, доведения плановых заданий до исполнителей, самостоятельного планирования работы оперативным составом и контроля на всех уровнях исполнения. Все это также можно рассматривать, как часть общего процесса компьютеризации делопроизводства.
Делопроизводство, если его рассматривать как обработку входящей внешней информации, порядок принятия решений, контроля их исполнения и подготовки ответов, должно подчиняться следующему порядку.
1. Вся входящая информация должна регистрироваться и проходить первичную обработку в объединенной группе помощников и секретарей (6). В более крупных фирмах это могут быть специальные отделы, в мелких — делопроизводители-секретари.
2. Первичная обработка входящей информации осуществляется одним или группой опытных помощников, которые регистрируют ее получение и знакомятся с содержанием. В зависимости от адресата и содержания полученного документа принимаются различные решения.
Если документ, полученный на имя генерального директора, носит персональный характер или решение по нему должен и может без дополнительной проработки принять генеральный директор (2), то помощник либо передает ему документ, либо докладывает его содержание. По доложенному документу записывается или смысл ответа, или поручение подразделениям фирмы по его проработке и подготовке согласованного ответа. В первом случае помощник сам готовит проект ответа и после получения подписи генерального директора регистрирует код, дату ответа и передает его на отправку адресату. Оригинал входящего письма и копия ответа подшиваются под единым кодом в досье общей переписки генерального директора, а в соответствующий файл компьютера под тем же кодом вносятся их краткие аннотации.
Во втором случае генеральный директор может дать поручение проработать вопрос и подготовить за его подписью ответ на входящее письмо. Например, на имя генерального директора пришло предложение от другой фирмы о совместной кооперации в сбыте товаров. Тогда помощник пишет на письме резолюцию генерального директора, получает под резолюцией его подпись, кодирует этот документ, сканирует его и направляет по компьютерной сети маркетинг-директору (3) и коммерческому директору (4). Маркетинг-директор, в свою очередь, дает поручение отделу по кооперации (10) и направляет его в отдел по компьютерной сети, коммерческий директор направляет документ со своим поручением отделу координации закупок и продаж (13). Руководство указанных отделов уже со своими поручениями включает их в комплексные компьютерные планы непосредственных исполнителей. Одновременно маркетинг-директор (3) направляет компьютерную копию этого письма в отдел маркетинга и цен (7) для занесения его в файл справочных материалов на фирмы. В тот же отдел помощники направляют оригинал полученного письма.
Отдел кооперации (10) готовит проект ответа, направляет его на согласование отделу координации закупок и продаж (13). Согласованный проект ответа направляется маркетинг-директору, который визирует проект и направляет группе помощников (6). Помощники распечатывают проект ответа на принтере, получают подпись генерального директора и передают письмо секретарям на отправку. Секретарь регистрирует исходящее письмо и вводит в компьютерную сеть дату отправки письма под присвоенным ему кодом.
Если на любом этапе согласования в письмо вносятся поправки, то в отделы кооперации и координации закупок и продаж (10, 13), участвовавшие в подготовке проекта ответа, а также в отдел маркетинга и цен (7) передаются скорректированные экземпляры ответа. Упрощенные программы могут предусматривать, что команды на передачу скорректированных ответов соответствующим отделам (7), (10) и (13) даются секретарями, более сложные программы должны предусматривать их автоматическую передачу.
Такая система позволяет генеральному директору, его заместителям и помощникам, набрав код документа и номер отдела, в любой момент узнать состояние проработки поручения и подготовки ответа, не отвлекая исполнителей от ведения плановой оперативной работы.
Если на имя генерального директора получено письмо, из содержания которого следует, что в его проработке и подготовке ответа не требуется участия ни самого генерального директора, ни его заместителей, помощники могут направить его на проработку непосредственно в специализированные отделы. Например, получена претензия в связи с опозданием в поставке покупателю партии товара, включающая требование выплаты в соответствии с условиями контракта штрафных санкций.
В этом случае помощники сканируют поступившую претензию и направляют ее в отдел координации закупок и продаж (13), а также в юридический отдел (17) с резолюцией проверить ее обоснованность и подготовить ответ за подписью коммерческого директора (4). Руководство указанных отделов включает задания на подготовку и согласование письма в планы оперативных работников.
К примеру, работники оперативно-коммерческой группы, ведущие этот заказ (18), готовят ответ, объясняющий, что опоздание в поставке произошло из-за задержки покупателем открытия аккредитива, и согласовывают с юридическим отделом (17) встречную претензию с обоснованием права взыскать санкции с покупателя. Завизированный начальником отдела координации закупок и продаж (13), а также юристом (17) проект встречной претензии передается по компьютерной системе на визу коммерческому директору. Если коммерческий директор не знает о получении от покупателя претензии, он по коду на проекте ответа вызывает на свой монитор содержание письма покупателя. При согласии с проектом ответа он визирует этот проект, впечатывая «Согласен, такой-то», и передает его помощникам и секретарям. Они распечатывают на принтере ответ, получают подпись коммерческого директора, регистрируют и отправляют письмо. Начальникам отделов и оперативным работникам по сети передается сообщение: «Отправлено без изменений такого-то числа под таким-то номером».
Программа может предусматривать возможность ознакомления с входящей коммерческой корреспонденцией, ходом ее проработки и принятыми решениями всеми работниками фирмы или только теми, кто имел отношение к проработке конкретной информации или задания. И тот и другой вариант имеют свои положительные и отрицательные стороны.
Опыт показывает, что найти в продаже компьютерную программу, учитывающую индивидуальные особенности коммерческой работы фирмы, практически очень сложно. Пока проще привлечь специализированную фирму или принять на работу специалиста по программированию, тем более что и программы планирования и финансового мониторинга также требуют учета особенностей фирмы. При этом следует иметь в виду, что программу управления делопроизводством фирмы можно разрабатывать и вводить для наиболее типовых ситуаций поэтапно. В разработке алгоритмов программ должны участвовать представители всех подразделений фирмы.
Приведенный в этой главе материал, использующий обобщение опыта компьютеризации планирования и делопроизводства достаточного числа российских и зарубежных фирм, может рассматриваться как перечень некоторых принципов для самостоятельной разработки программ каждой фирмой.