Визит карточкалары

Қазіргі кезде визит карточкалары адамдардың іскерлік қарым-қатынасының бөлінбес отрибутына айналды. Бүгінгі таңда бірден көзге ұратын әдемі визиткалармен ешкімді таңдандыра алмайсыз.

Әдетте визит карточкасының бет жағына, анық оқылатын шрифтімен( негізгі жазулар үшін жартылай қанық бояулы Times-14 қолданылады)

1 – тапсырма. Сұрақтарға жауап беріңіз:

1. Визит карточкасының бет жағына жазылған қандай қаріп қолданылады?

2. Фамилия қандай әріппен теріледі?(үлкен немесе кіші)

3. Ағылшын тілінде жазылатын вариантында аты – жөні қалай жазылады?

4.Визит карточкаларының жасалуы үшін қолданылатын қағаздың көлемін ата?

5.Үкімет құрылымында, сайлау органдарында істейтін қызметкерлер көбінесе қандай түсті қолданады?

6. Латын әріпімен берілетін “Р.F” белгісі қандай мағына береді?

2 – тапсырма Озіңнің атыңа визит картасын жаса.

12-апта 23,24 сабақ

Тақырып:. Құжат айналысын ұйымдастыру.

Құжат айналысын ұйымдастыру

Құжаттардың қозғалысы - оларды алған сәттен бастап немесе қарылып болғанға дейін жасау, жіберу немесе іс қағаздарына тапсыру – ұйымдардың, компаниялардың, акционерлік қоғамдардың және шаруашылық жүргізуші субъектілердің құжат айналысын құрайды.

Құжаттардың өтуі тәртібінде және өңделу процесінде мейлінше бірізділік болуы қажет. Осы мақсатпен құжаттардың негізгі санаттары мен түрлерінің өтуі мен өңделуінің үлгі схемаларын жасау ұсынылады.

Құжаттаманы ретке келтірудің, құжаттар санын қысқартудың басты бағыты құжаттардың бір ізге келтірілген нысандарының салалық табельдерін жасау болып табылады. Бұл табельдер қолданылатын құжат нысандарының құрамын және оларды пайдаланудың регламентін қатаң түрде белгілейді.

Құжаттың нақты көлемінің кішірейтілуі мен қағаздың үнемделуі де құжаттар айналымын қысқартуға көмектеседі. Мәселен, мәтіннің көлемін компьютерде теріп жазудың стандарттық ережелерін қолдану арқылы оны айқын құрылымдық бөліктерге бөліп, есебінен мәтінді шамамен 5 пайызға қысқартуға болады.

Құжаттардың орындалуын бақылаудың жақсы жолға қойылуында, олардың көшірмелерін жасау мен көбейтуді ұйымдастыруда құжаттар айналымын қысқартудың резервтері бар.

Басқару аппаратында қызметтердіқ айқын бөлісілуі және оның құжаттар негізінде бекітілуі құжаттар айналымын ұтымды ұйымдастырудың сөзсіз шарты болып табылады.

Құжаттар айналымына құжаттармен жұмыс істеудің корреспонденциясын қабылдау, өқдеу, бөлу, беру жөнө жөнелту, айналымдағы құжаттар санынық есебін жүргізу, құжаттарды тіркеу және олардық орындалуын бақылау тәрізді негізгі кезеңдері енеді.

1-тапсырма. Мәтінді толық оқып, қандай мәлімет алғаныңызды ауызша айтып беріңіз.

2-тапсырма. Сұрақтарға жауап беріңіз.

1. Құжаттардың қозғалысы нені құрайды?

2. Құжаттардың бірізділігі болуы қажет... Қандай жағдайда?

3. Салалық табельдерді жасау деген не?

4. Құжаттар айналымын қысқартуға көмектеседі...

5. Құжаттар айналымына енетін негізгі кезеңдері?

Тақырып:Келіп түсетін құжаттарды өндеу тәртібі.

Келіп түсетін құжаттарды өңдеу тәртібі

Ұйымға келіп тұсетін құжаттар алғашқы өқдеуден өтеді, алдын ала қаралып тіркеледі,басшылар қарайды және орындаушыларға табыс етіледі. Құжаттар салынған конверттерді құжаттама басқармасының қызметі ашады. Бұл ретте құжаттардық жеткізілу дұрыстығы, буылып-түйілуінің бүтіндігі тексеріледі. Құжатты жөнелтушінің мекен-жайын, құжаттық жөнелтілген және алынған уақытын тек конверт арқылы ғана анықтау мүмкін болатын жағдайларда, сондайақ жеке адамның құжаттары немесе ақша төлеп алынатын құжаттар келіп түскен жағдайда конверттер жойылмайды.

Алынған құжатта онық бірінші бетініқ төменгі ашық орнында оқ жақтан тіркеу штампысы соғылады. Тікелей құрылымдық бөлімшелерге немесе лауазымды адамдарға арнап жолданған құжаттар тиісінше соларға табыс етіледі.

"Тікелей өзіне" деген белгісімен келіп тұскен құжаттары бар конверттер тиісті жеріне ашылмастан табыс етіледі.

Компьютерде оқылатын құжаттар келіп түскен жағдайда онымен бірге жіберілген құжаттама өңделеді. Ал компьютер жазбалары сыртқы орауын ашпастан тиісті орнына табыс етіледі.

Құжаттаманы басқару қызметі келіп түскен құжаттарды олардың мазмұнына және ұйымда белгіленген қызметкерлер арасындағы қызметтерді, міндеттердің және өкілеттіліктердің аражігінің ажыратылуына қарай бөлу үшін алдын ала қарайды. Міндетті түрде басшылардық қарауын талап етпейтін құжаттар тікелей құрылымдық бөлімшелерге (орындаушыларға) жөнелтіледі.

Кірістік құжаттар есептеуіш техника құралдарынық көмегімен бастапқы өңдеуден, алдын ала қараудан, тіркеуден, басшылардың қарауынан өтеді және атқарушыларға жеткізіліп беріледі.

Ірі кәсіпорындарға түсетін құжаттар атқарылуға өз жолын экспедиция арқылы бастайды. Бұл жерде олармен мынадай бірқатар операциялар жасалады: қабылданған құжаттарды ресімдеу, құжаттардың дұрыс жеткізілуі, конверттерді ашу, конвертке құжаттың дұрыс салынуы, сұрыптау, атқарылуға беру.

Экспедицияда екі бастапқы құжаттар: тіркелетін және тіркелмейтін құжаттар ағыны болады. Тіркелмейтін құжаттар мен "жеке өзіне" деген белгісі бар құжаттар арнайы түрде беріледі.

Тіркелетін құжаттар мынадай екі ағынға бөлінеді: басшылардық атына жіберілген, нақтылы алушынық аты көрсетілмей жіберілген құжаттар және құрылымдық бөлімшенің атына жіберілген құжаттар. Бірінші ағынның құжаттары кеңсеге, екінші ағыннық құжаттары құрылымдық бөлімшеге беріледі. Орталықтандырылған тіркеуден өтетін жағдайда көрсетілген барлық құжаттар кеңсеге түседі.

Құжаттарды тіркеу үшін мынадай міндетті деректемелердің құрамы белгіленген:

• автор;

• құжаттық атауы;

• құжаттық күні;

• құжаттық индексі;

• құжаттық түскен күні (кірістік құжаттары үшін);

• түскен құжаттық индексі (кірістік құжаттары үшін);

• құжаттық тақырыбы немесе онық қысқаша мазмұны;

• қарар (атқарушы, тапсырманық мазмұны, авторы, күні);

• атқарылу мерзімі;

• атқарылғандығы туралы хабарлама (қысқаша жазба);

• істің нөмірі.

Қажет болған жағдайда міндетті деректемелер құрамына мыналар:

• атқарушылар;

• құжатты алғандығы туралы атқарушының қолхаты;

• атқарылудың барысы;

• қосымшалар және т.б. енгізілуі мүмкін.

Бастықтық көмекшілері немесе кеңсенің бастығы түскен құжаттарға алдын ала шолу жасайды. Құжаттарды алдын ала қараудың қажеттілігі мекемелердегі нұсқаулық ақпараттар көлімінің өсуіне, оның шұғыл өңделуіне қойылатын талаптық өсуіне және тиімді шешім қабылдау үшін қажетті білім көлемінің артуына негізделген, әрбір құжаттық атқарылуы бойынша бастық нақтылық нұсқау бере алмайды.

Алдын ала қараудық мақсаты басшылардың міндетті қарауын қажет етпейтін құжаттарды бөлу құжаттық жіберілуі тиісті бөлімшені немесе адамды анықтау болып табылады. Құжатты қарау кезінде мазмұнының маңыздылығы, көтеріліп отырған мәселелердің күрделілігі, жіберіп отырған иесі, атқарылуының жеделдігі, құжаттық түрі есепке алынады.

Осылайша, алдын ала қарау: басшылықтық және құрылымдық бөлімшенің атына жіберілетін құжаттардық екі түрлі ағынын құрайды. Мекеменің басшылығына үкіметтік және басқарудық жоғары тұрған органдарының құжаттары және мекеме қызметінің маңызды мәселелері бойынша қажетті ақпараттарға ие басқа да құжаттар беріледі. Қалған құжаттар құрылымдық бөлімшелердіқ басшыларына немесе атқарушыға беріледі.

Құжаттар басшылыққа немесе атқарушыға түскен күні беріледі.

Тіркелуге жататын құжаттар олар қаралып болғаннан кейін тіркеледі және мекеменіқ немесе құрылымдық бөлімшенің басшысына беріледі. Бірнеше бөлімше атқаратын құжаттар көбейтіліп, көрмелері бір мезгілде беріледі.

Сонымен, құжат ағынының бағыты тіркеу фактісіне тәуелді. Тіркелмеген құжаттар ең қысқа жолдан өтеді.

Олар бірден атқарушыға жіберіледі. Сондықтан тіркелмеген құжаттардың тізбесін жасау, оларды күн сайын қарап отыру - басты міндет.

Құжаттардың қозғалысы кезінде мекемелердегі қабылданған тіркеу және оның орындалуына бақылау жүйесінің тигізер ықпалы аз емес. Бақыланбайтын құжаттар бақылаушы бөлімшелер арқылы өтпейтін болғандықтан, олардың бағыттары қысқа, өйткені бақылауды ресімдеу операциясының өзі айтарлықтай күрделі болып табылады жене қосымша уақыт алады.

Құжат ағынының бағыты құжаттық атаулы жіберіуіне де байланысты. Мекеме басшылығына жіберілген құжаттар атқарылу жолында жасалады, олар қайтарымдық қозғалысқа ие.

Құрылымдық бөлімшелердіқ атына түскен құжаттардың бағыты негізінен қысқа.

Құжаттардық басшыға қарай қозғалысы қарарда көрсетілетін құжаттардық атқарылуы бойынша анық және нақтылы нұсқаулықтарды алудық қажеттілігіне негізделген. Қарарда құжаттағы қаралған мәселелердіқ мәні мен онық жүзеге асырылу жолдары бойынша басшылықтық шешімі беріледі.

Атқарылуға түскеннен кейін құжат мәселе толық шешілгенге дейін онда болады. Құжатпен жұмыс істеу толық аяқталғанда және қажет болған жағдайда жауап құжаты жасалса, бастамашылық құжатқа онық атқарылғандығы және іске жіберілгендігі туралы белгі қойылады. Құжатқа белгі соғылғаннан кейін оған қатысты барлық басқа құжаттар және жауаптық көшірмесімен бірге оны іске тігу үшін іс жүргізуші қызметкерге беріледі.

Президенттен және оның Аппаратынан, мемлекеттік өкімет органдарынан, үкіметтік және жоғарғы ұйымдардан, сондай-ақ ұйым қызметінің принципті мәселелері бойынша ақпарат берілген мекемелер мен азаматтардан алынған басшылықтық шешімін талап ететін құжаттар басшылардық қарауына беріледі.

Құжаттар "орындалуы бақылануға тиісті, орындалу мерзімі көрсетілген құжаттар тізбесінде" көзделген мерзімдерде қаралуы керек.

Қараудың нәтижелері басшының бұрыштамасында бейнеленеді. Орындалуы бірнеше құрылымдық бөлімдерге жүктелген құжаттар оларға өз кезегімен немесе бір мезгілде көшірмелер түрінде табыс етіледі. Құжаттық тұпнұсқасы бұрыштамада бірінші болып аталған жауапты орындаушыға табыс етіледі.

Құжаттар орындаушыларға келіп түскен күні табыс етіледі. Шұғыл орындау қажет болатын жағдайда орындаушы құжаттық мазмұнымен басшы қарамастан бұрын-ақ таныса беруіне болады.

1-тапсырма. Сұрақтарға жауап беріңіз:

1. Ұйымға келіп түскен құжаттармен жасалатын әрекеттер қандай?

2. Құжаттар салынған конвертті кімдер ашады?

3. Қандай жағдайларда құжаттар жойылмайды?

4. Міндетті түрде басшылардың қалауын талап етпейтін құжаттар тікелей қай бөлімшеге жөнелтіледі?

5. Кірістік құжаттарды жасау әрекеттерін ата.

6. Экспедицияда қанша бастапқы құжаттар ағымы болады?

7. Тіркелетін құжаттар неше ағымға бөлінеді?

8. Мекеме басшылығына жіберілген құжаттардың қозғалысын көрсет.

2- тапсырма.

Келіп түскен құжаттарды тіркеу үшін қажет деректемелердің құрамын жазыңыз.

3-тапсырма.

Мына сөз тіркестерімен сөйлем құраңыз: Кірістік құжаттар, құжаттама басқармасының қызметі, жөнелтушінің мекен жайы, бастықтың көмекшілері, қараудың мақсаты, құжат ағымы, басшының бұрыштамасы, құжаттың түп нұсқасы.

13-апта 25,26 сабақтар

Тақырып:Жөнелтілетін құжаттарды өндеу тәртібі