15.2. Работа начальника (командира) воинского формирования по организации служебного делопроизводства и руководству им
15.2.1. Организация и ведение служебного делопроизводства
В каждом воинском формировании (учреждении) организуется несекретное делопроизводство, ведение которого, в зависимости от объема служебных документов, возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей:
•в объединении - на канцелярию, строевой, общий, административно-хозяйственные отделы; должностных лиц по отделам и службам;
•в соединении — на строевое и административно-хозяйственное отделения; должностных лиц по отделам и службам;
•в воинской части (учреждении) - на строевую часть; должностных лиц по отделам и службам.
В воинском формировании могут быть организованы делопроизводства (филиалы) и в соответствующих отделах (службах), в зависимости от характера выполняемых работ. Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав этих отделов (служб), а особенности учета, хранения и обращения с некоторыми служебными документами определяются специальными наставлениями, руководствами, инструкциями.
Несекретное делопроизводство воинского формирования должно размещаться в изолированном помещении, оборудованном тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещения должны иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт дежурного по управлению (воинской части), на окнах устанавливаются решетки.
Ведение делопроизводства в отделах (службах) разрешается в общих рабочих комнатах этих отделов (служб). Служебные документы хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или ящиках.
Основными задачами несекретного делопроизводства являются:
а) прием, учет, отправка и хранение служебных документов и служебных изданий;
б) доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с указаниями командования;
в) ведение и оформление дел;
г) выдача исполнителям служебных документов, служебных издании и дел для работы;
д) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов и служебных изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство;
е) учет печатей и штампов, множительных аппаратов, ЭВМ, факсов и контроль за их использованием (где нет секретных отделов);
ж) подготовка и передача служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;
з) учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности; учет, хранение и выдача исполнителям рабочих тетрадей и других носителей информации.
Служебная переписка по различным вопросам служебной деятельности ведется между воинскими формированиями по подчиненности, воинскими частями, не подчиненными друг другу, а также с гражданскими организациями и гражданами.
Особенности ведения делопроизводства определяются:
•при рассмотрении предложений, заявлений, жалоб и писем военнослужащих, членов их семей, служащих и др. граждан - главой 5 Дисциплинарного устава ВС РФ и Инструкцией по этому вопросу. Делопроизводство по письмам и жалобам военнослужащих и других граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства;
•по секретной переписке и правилам ведения секретного делопроизводства — Наставлением по защите государственных секретов;
•по мобилизационному делопроизводству - Наставлением по мобилизации.
Начальники (командиры) воинских формирований несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:
а) определять порядок работы со служебными документами;
б) знать фактическое состояние делопроизводства и принимать меры по сокращению служебной переписки, запрещая ведение переписки по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи и информационным системам, если действующим законодательством не предусмотрено составление письменного документа;
в) правильно организовать ведение делопроизводства, постоянно содержать его в готовности к выполнению поставленных задач, контролировать работу подчиненных органов и должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства;
г) своевременно доводить до подчинённых поступающие служебные документы, контролировать их учет и исполнение;
д) обеспечивать готовность к спасению служебных документов в случае пожара, стихийного бедствия и других чрезвычайных ситуаций;
е) организовывать и систематически проводить с подчинёнными занятия по изучению требований Инструкции по делопроизводству, обеспечивать необходимые условия для правильной организации и ведения делопроизводства, выделять для этого помещения и материально-технические средства, осуществлять контроль за выполнением этих требований;
ж) требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);
з) принимать меры по совершенствованию делопроизводства, качественному подбору исполнителей для работы со служебными документами, обеспечению книгами, журналами, бланками, предусмотренными инструкцией, внедрению оргтехники и автоматизированных технологий обработки служебной информации;
и) обеспечивать правильное пользование действительными и условными наименованиями воинских формирований при изготовлении и отправке служебных документов, обращая особое внимание на правильность ведения переписки с гражданскими учреждениями и организациями;
к) своевременно организовывать работу по отбору и уничтожению служебных документов с истекшими сроками хранения, не нужных для практической работы, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, и освобождать от этих документов делопроизводства воинских формирований;
л) принимать практические меры по наведению должного порядка в делопроизводстве;
м) обеспечивать своевременную сдачу в архивы служебных документов с постоянными и длительными (10 лет и более) сроками хранения. Не допускать уничтожения документов, подлежащих сдаче в архивы.
Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагается на одного из заместителей начальника (командира) воинского формирования.
Рациональная организация служебного делопроизводства предполагает исполнение и движение служебных документов без задержек и скоплений на отдельных рабочих местах. При этом движение документа определяется местом его образования, видом документа, количеством инстанций получения. Схема документооборота служебных документов представлена на рис.15.2.
Входящие служебные документы - документы, образованные вне воинского формирования, направленные для руководства и информирования.
Прием поступающей служебной корреспонденции производится экспедицией или делопроизводством воинского формирования. Поступившие служебные документы регистрируются в журнале учета служебных документов.
В нерабочее время служебная корреспонденция принимается дежурным по управлению воинского формирования, который записывает ее в книгу приема входящей корреспонденции и, не вскрывая, передаёт в делопроизводство под расписку в этой книге. О получении срочных пакетов дежурный докладывает начальнику (командиру) воинского формирования.
Кроме того, у дежурного по воинскому формированию (части) для записи текста принимаемых телефонограмм ведется книга принимаемых и передаваемых телефонограмм. Принятые телефонограммы под роспись передаются лицам, которым они адресованы. До регистрации служебные документы для доклада и исполнения передавать ЗАПРЕЩАЕТСЯ.
Служебные документы из делопроизводства передаются исполнителям под расписку в журнале учета служебных документов в день их рассмотрения начальником (командиром), но не позднее следующего дня через делопроизводство.
Все поступившие служебные документы представляются начальнику (командиру) воинского формирования (начальнику учреждения) и рассматриваются, как правило, в день поступления, а документы с отметками «Срочно» и телеграммы – немедленно.
Решения и поручения по исполнению служебных документов пишутся на свободных от текста полях этих документов.
Писать поручения на тексте служебных документов запрещается. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции начальника (командира), которая пишется на свободных от текста полях документа и включает следующие элементы: фамилию и инициалы исполни-
В Х О Д Я Щ И Х Д О К У М Е Н Т О В
Экспедиция
Ст. начальнику
Начальник
(командир)
Адресатам
Орган
делопроизводства
Исполнители
Дежурный по
управлению
Должностное
лицо
В Н У Т Р Е Н Н И Х Д О К У М Е Н Т О В
Разработка
документа
Визирование
(согласование)
документов
Подписание
(утверждение)
документа
Орган
делопроизводства.
Регистрация
документа
Уничтожение
документа
Архив.
Хранение документа
Исполнители.
Исполнение
документа
И С Х О Д Я Щ И Х Д О К У М Е Н Т О В
Разработка
документа
Подписание
(утверждение)
документа
Визирование
(согласование)
документа
Орган
делопроизводства.
Регистрация
документа
Уничтожение
документа
Исполнители.
Исполнение
документа
Архив.
Хранение
документа
Адресаты.
Отправка
документа
Рис. 15.2. Организация документооборота в воинских формированиях (учреждениях)
теля (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дату.
При наличии нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, а если он не указан, то им становится исполнитель, названный в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва со – исполнителей и координации их работы.
Резолюция может быть написана на отдельном листе, приложенном к документу. На нижней части этого листа указываются дата и номер документа, к которому относится резолюция.
Срок исполнения документа указывается в тексте документа или в резолюции. Если срок исполнения документа ни в самом документе, ни в поручении не указан, то документ должен быть исполнен в срок не более месяца, а с пометкой «Срочно» - в трехдневный срок.
Если начальник (командир), которому адресован документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет его по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.
Если в документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции должностного лица, которому адресован документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другом учреждении, то из него делается выписка (снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, представившее документ.
Внутренние служебные документы, составленные для пользования внутри воинского формирования (учреждения) и подлежащие хранению в делах, после подписи (утверждения) учитываются в журнале учета служебных документов.
Исходящие служебные документы после их подписи начальником (командиром) регистрируются в журнале учета служебных документов и отправляются по назначению делопроизводством, как правило, в день их приема от исполнителя, а телеграммы и срочные документы - немедленно. Отправка документов без регистрации в журнале учета ЗАПРЕЩАЕТСЯ.
Прием и учет служебных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляет несекретное делопроизводство; такие документы учитываются отдельно от несекретных документов. Печатание таких документов производится в машбюро или на полиграфических предприятиях Спецстроя России, а размножение (тиражирование), кроме того, - на копировально-множительной аппаратуре и на принтерах ПЭВМ. При этом учет размноженных документов ведется по- экземплярно, а на оборотной стороне последнего листа проставляются соответствующие реквизиты. Черновики сдаются в делопроизводство и подлежат уничтожению.