13.2.3. Планирование работы руководителя. Метод учета и анализа времени руководителя

Заблаговременно составленные планы работы руководителя дисциплинируют его труд и исключают невыполнение важных мероприятий.

Составление плана личной работы требует предварительного анализа положения дел, а это активизирует работу руководителя, делает ее более целенаправленной.

Для начала нужно составить список необходимых дел, затем упорядочить перечень работ: если дело слишком сложное - лучше разбить его на части, а если мелкое - следует включить его в более обобщенную рубрику. При упорядочении надо разделить дела на ежедневные, еженедельные и перспективные (месячные, квартальные).

Индивидуальные планы работы рекомендуется составлять на день, неделю, месяц, год, увязывая их с планами работы трудового коллектива. Составляя такие планы, нужно продумать каждый вид работы, сгруппировать их в зависимости от цели, содержания, объема и последовательности выполнения, определить продолжительность, сроки начала и окончания каждой работы.

Начинать разработку следует с долгосрочного плана, т.е. плана-графика основных дел года. Он может включать следующие графы: наименование дел (мероприятий), адрес представления результатов их выполнения, плановый и фактические сроки выполнения дел. В план-график включаются наиболее важные работы. На основании плана-графика основных дел года составляются ежемесячные планы работы, а на основе последних - недельные.

Оперативное планирование работы руководителя осуществляется, как правило, не более чем на неделю. Такие планы, если они строятся на основе годовых и месячных планов, вписываются в установленные режимы длительной работы и служат эффективным средством в борьбе с «текучкой».

В недельный план руководителя строительной организации следует включать: рассмотрение состояния финансового положения; проверку выполнения графиков строительных работ; посещение строящихся объектов и анализ дел на них; проверку выполнения планов работы с кадрами, в том числе улучшения условий их труда, быта и отдыха; проверку выполнения плана организационно-технических мероприятий; прием работников по личным вопросам; прием посетителей из посторонних организаций; рассмотрение проектно-сметной документации, проектов производства работ, оперативное совещание по анализ состояния дел и др.

В недельном плане следует предусмотреть время для ежедневного решения текущих вопросов с субподрядными организациями, поставщиками, смежниками и собственными подразделениями. Для непредвиденных работ, а также оперативного решения текущих вопросов планируются резервы времени (примерно 30-40%).

На первых порах не следует задавать жесткий распорядок дня, можно запланировать только основные работы, совершенствуя и уточняя график в процессе работы. Форма записи текущих дел во многом влияет на четкость планирования. Наиболее удобна форма, в которой имеется сетка времени.

Чтобы перейти к конкретным рабочим планам на каждый день, руководителю нужно определить, какое время необходимо для выполнения тех или иных работ, каким временем он располагает, в какой последовательности следует выполнять работы, каким образом распределять время в пределах рабочего дня? Полезно ведение «Дневника личной работы».

Дневник представляет собой книжку в виде общей тетради и состоит обычно из трех разделов: первый - для записей справочной информации (телефоны, адреса и т.д.); второй - для фиксирования наиболее важных дел года, а также планов личной работы на месяц, неделю, каждый день с учетом выполняемых работ по времени; третий - для общих записей.

Смысл ведения «Дневника личной работы» заключается не только в систематизации намеченных дел, но и в возможности учета и анализа всех выполненных работ. Обязательным является заполнение графы «сделано», где сравнивается фактически затраченное время с нормативной трудоемкостью или своими ориенти­ровочными данными о затратах времени на выполнение тех или иных работ. Постоянный просмотр записей дневника и анализ выполненных работ позволяет найти пути более рационального использования времени, повысить эффективность руководства.

На основе действующего в строительном предприятии распорядка рабочей недели руководитель разрабатывает личный режим труда.

Режим - это такая организация деятельности, при которой сутки рацио­нально делятся на отрезки времени для работы, самообразования, питания, отдыха и др. Режим вносит в жизненный уклад и в деятельность руководителя определенный ритм, позволяет выработать устойчивые положительные привычки, сократить затраты времени на вхождение в работу, выбор того, чем заняться, и т. п.

Режим дня должен уточняться, улучшаться, превращаясь постепенно в жизненный уклад. В качестве примера можно привести укрупненный режим рабочего дня мастера, рекомендуемый Научно-исследовательским институтом труда (табл. 10.3).

Например, подготовительная работа у мастера может включать обход участка; проверку состояния техники безопасности и выполнения противопожарных мероприятий, обеспечения рабочих средствами механизации, строительными материалами, своевременности выхода рабочих на работу и их расстановку по рабочим местам; выдачу из кладовой материалов, инструмента, инвентаря, спецодежды; проведение инструктажа рабочих перед началом работы и др.

Управление производственным процессом и руководство трудовым коллективом включает, прежде всего, организацию работы бригад и рабочих мест, контроль за наличием конструкций и материалов, за применением и правильным использованием инструмента, инвентаря, соблюдением требований техники безопасности, другие виды работ и функции в соответствии с Положением о мастере.

Во второй половине рабочего дня мастер осуществляет обход участка с целью контроля качества, приема выполненных работ, подготовки к следующему рабочему дню. Если работа в первой половине дня ориентируется, прежде всего, на изучение справочно-нормативной и специальной литературы, офор­мление оперативной документации, заполнение табеля, то в конце рабочего дня основное внимание следует уделить анализу итогов рабочего дня, планированию работы на очередной день, подготовке заданий бригадирам и др.

Таблица 10.3.