16.2. Сроки исполнения документов

Инструкция по делопроизводству должна предусматривать возможность исполнителю предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Перечень типовых сроков исполнения документов показан в приложении №14.

Пример. Сроки исполнения документов четко показаны в Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги». Предлагаем рассмотреть извлечение из данной инструкции.

Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»

« 4.22. Срок исполнения документа определяется исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или срока, установленного законодательством Российской Федерации. Срок исполнения документа указывают в резолюции.

4.23. Срок исполнения документа исчисляют в календарных днях. Исчисление сроков исполнения документов начинается:

- для документов, поступивших в общество из высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, и для внутренних документов общества - с даты подписания (утверждения) документа;

- для документов, поступивших в общество из его филиалов и иных структурных подразделений, а также из других организаций, для обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, письменных обращений граждан - с даты их поступления.

4.24. Документы подлежат исполнению:

- документы высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, в которых указана конкретная дата исполнения, - в сроки, указанные в этих документах, документы с пометкой "Срочно" или другими аналогичными пометками - в 3-дневный срок, с пометкой "Оперативно"- в 10-дневный срок, остальные документы этих органов - в срок не более одного месяца;

- материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, - не позднее, чем за 15 дней до даты, определенной планом;

- поручения Правительства Российской Федерации по доработке проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации - в срок до 10 дней, если не установлен иной срок;

- обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы - незамедлительно, а при необходимости получения дополнительных материалов - в срок не позднее 30 дней;

- письменные обращения граждан - не позднее 15 дней, а при необходимости дополнительного изучения и проверки - в срок до одного месяца;

- обращения организаций по вопросу согласования проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации - в срок до 10 дней;

- решения совета директоров общества и правления общества, решения и поручения, предусмотренные в приказах и распоряжениях общества, а также в протоколах совещаний у президента (вице-президентов) общества, поручения президента (вице-президентов) общества - в срок, указанный в документе, при наличии пометки "Срочно" и других аналогичных пометок – в 3-дневный срок, пометки "Оперативно" - в 10-дневный срок, а если срок не установлен - в срок не более одного месяца;

- резолюции президента (вице-президентов) общества "Прошу доложить", "Прошу доложить лично", "Прошу переговорить", данные по докладным запискам должностных лиц общества, - в 3-дневный срок, если президентом (вице-президентами) общества не установлен иной срок;

- поручения по подготовке проекта приказа (распоряжения) общества во исполнение федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации – в 10-дневный срок, если не установлен иной срок;

- документы (письма, запросы, просьбы, предложения, проекты и др.), поступившие из других организаций, - в срок не более одного месяца.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.

Срок исполнения документа вносится в АС "Документооборот".

4.25. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до истечения установленного срока должен направить давшему поручение руководителю общества просьбу о продлении срока (с соответствующей мотивировкой).

Сроки исполнения документов с пометками "Срочно", "Оперативно" и другими аналогичными пометками, как правило, не продлеваются.

4.26. О продлении срока исполнения документа исполнитель незамедлительно информирует отдел документационного обеспечения, работник которого вносит в АС "Документооборот" соответствующие изменения (новый срок, дата его установления, подпись).

4.27. Документ считается исполненным, если рассмотрены по существу поставленные в документе вопросы и даны соответствующие письменные (устные) указания или поставленные вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа).

Запросы по исполняемому документу, направленные в обособленные структурные подразделения общества, а также в другие организации, и промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

4.28. На документе, исполненном в соответствии с резолюцией президента общества, отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется руководителем секретариата (помощником) президента общества, исполненном в соответствии с резолюцией вице-президента общества - руководителем секретариата (советником) вице-президента общества или помощником президента общества, если им подготавливался проект резолюции вице-президента.

На документе, поступившем в адрес подразделения аппарата управления общества, отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется руководителем подразделения.

4.29. Исполнитель обязан не позднее 15 дней с даты проставления на документе отметки о его исполнении передать документ в службу делопроизводства подразделения».

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Контрольные вопросы:

1. Какие правила работы исполнителя с документами должны быть установлены в Инструкции по делопроизводству?

2. Технологический цикл в процессе исполнения документа?

3. Функции исполнителя и соисполнителей при групповой работе с документом?

4. Порядок передачи документов в случае отсутствия исполнителя?

5. Кто несет ответственность за сроки исполнения и качество подготовки документа?

6. Порядок согласования документа?

7. Кто устанавливает сроки исполнения документа?

8. Кто производит отметку об исполнении документа и направлении его в дело?

9. Кто может быть ознакомлен с содержанием поступивших документов и подготовленных проектов служебных документов?