- •Документоведение и документационное обеспечение управления Учебное пособие г. Москва
- •Глава 13. Организация документооборота
- •Введение
- •Раздел 1. Введение в специальность
- •Глава 1. История Развития профессии
- •1.1. От древнего Египта к Древней Руси
- •1.2. Делопроизводство в Древней Руси
- •1.3. Приказное делопроизводство
- •1.4. Коллежское делопроизводство
- •1.5. Министерское делопроизводство
- •1.6. Делопроизводство в ссср в хх веке
- •Глава 2. Государственный Стандарт высшего профессионального образования по специальности документовед
- •2.1. Общие положения
- •2.2. Образовательный стандарт
- •2.3. Циклы государственных образовательных программ
- •2.4. Требования к уровню подготовки выпускника по специальности
- •2.5. Виды профессиональной деятельности при овладении программой
- •Глава 3. Документ и его место в системе управления
- •3.1. Понятия «документ», «информация»
- •3.2. Способы документирования
- •3.3. Система документации и управление
- •Раздел 2. Документоведение
- •Глава 4. Документоведение как научная дисциплина
- •4.1. Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
- •4.1.2. Основные этапы развития документоведения
- •4.3. Структура документоведения
- •4.4. Взаимосвязь документоведения с другими науками
- •4.5. Источники в документоведении
- •Глава 5. Системный подход к документу как объекту исследования
- •5.1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ»
- •5.2. Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»
- •5.3. Свойства, признаки и функции документа
- •Глава 6. Методы и способы документирования
- •6.1. Общие положения и понятия документирования
- •6.2. Понятие о языках
- •6.3. Знаковый метод фиксирования информации
- •6.4. Способы и средства записи информации
- •Глава 7. Классификация документов
- •7.1. Понятие о классификации документов
- •7.2. Классификация по информационной составляющей документа
- •7.3. Классификация по материальной составляющей документа
- •7.4. Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
- •Глава 8. Системы документации
- •8.1. Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации
- •8.2. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации
- •8.3. Унифицированные системы документации
- •8.4. Электронные системы документации
- •Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих документов в документационном обеспечении управления
- •9.1. Унифицированные системы документации
- •9.2. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации (окуд) ок 011-93. Класс 0200000 «Организационно- распорядительная документация»
- •9.3. Основы стандартизации
- •9.3.1. Общие положения
- •9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации
- •9.3.3. Государственная система стандартизации (гсс)
- •9.3.4. Задачи стандартизации
- •9.3.5. Основные понятия и определения в системе стандартизации
- •9.3.6. Органы и службы стандартизации
- •9.3.7. Нормативные документы по стандартизации
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства)
- •Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления
- •10.1. Основные виды документной деятельности
- •10.2. Информация в управленческой деятельности
- •10.3.Управление документацией
- •10.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения
- •Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •11.1. Документационное обеспечение управления
- •11.2. «Понятие делопроизводство»: цели и задачи
- •11.3. Место делопроизводства в структуре управленческого труда. Организационно-штатное построение доу
- •11.4 . Культура труда делопроизводственного персонала
- •11.5. Компьютер и делопроизводство
- •11.6. Автоматизированные системы обработки документов
- •Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти
- •12.1. Инструкция по делопроизводству. Общие положения. Основные понятия
- •12.2. Бланки документов
- •12.3. Оформление реквизитов документов
- •Правила оформления реквизитов документов
- •12.4. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
- •Раздел I
- •Глава 5. Права, обязанности и ответственность
- •§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
- •Российской Федерации
- •12.5. Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти
- •12.6. Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти
- •12.6.1. Состав документов федерального органа исполнительной власти
- •12.6.2. Приказ, распоряжение
- •12.6.3. Положение, правила, инструкция
- •12.6.4. Протокол заседания (совещания)
- •12.6.5. Служебная переписка
- •12.6.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
- •12.7. Делопроизводство по обращениям граждан
- •Глава 13. Организация документооборота
- •13.1. Принципы организации документооборота
- •13.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
- •13.3. Предварительное рассмотрение документов
- •13.4. Регистрация поступающих документов
- •13.5. Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей
- •13.6. Организация работы с отправляемыми документами
- •13.7. Регистрация отправляемых документов
- •13.8. Отправка документов
- •13.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
- •13.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
- •13.11. Учет и анализ объемов документооборота
- •3.12. Контроль за исполнением документов
- •Контроль за исполнением документов и принятых решений. Организация контроля исполнения
- •Осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами
- •Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества
- •Автоматизированная система контроля исполнения
- •Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти
- •14.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
- •Порядок заполнения граф номенклатуры дел федерального органа и исполнительной власти
- •14.2. Формирование дел и их текущее хранение
- •Порядок формирования дел в федеральном органе исполнительной власти, учета и хранения дел
- •14.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
- •Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
- •Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
- •14.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
- •14.5. Передача дел на архивное хранение
- •Глава 15. Особенности работы с электронными документами
- •15.1. Порядок создания, получения, обработки электронных документов
- •15.2. Обязательные сведения об электронном документе
- •Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти
- •15.3. Систематизация дел электронных документов
- •Переписка об административно- хозяйственном обслуживании. Электронные документы
- •Глава 16. Работа исполнителя с документами
- •16.1. Условия и правила работы исполнителя с документами
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги» «организация исполнения документов и принятых решений»
- •16.2. Сроки исполнения документов
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»
- •Глава 17. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •17.1. Учет печатей и штампов
- •17.2. Учет бланков документов
- •Журналы учета бланков документов Журнал учета поступления бланков
- •Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения
- •Глава 18. Международная переписка
- •18.1. Международные стандарты по оформлению документов
- •18.2. Форматы бумаги
- •18.3. Бланки
- •18.4. Реквизиты международного письма
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»
- •Глава 19. Конфиденциальность информации и конфиденциальность документов
- •19.1. Понятия о конфиденциальности информации и конфиденциальности документов
- •19.2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну
- •19.3. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •Глава 20. Терминология и понятия, применяемые в документоведении и документационном обеспечении управления.
- •20.1. Общие понятия.
- •20.2. Документирование
- •20.3. Информационная составляющая документа
- •20.4. Организация работы с документами
- •20.5. Архивное дело.
- •20.6. Обеспечение сохранности документов
- •Глава 21. Этикет в практике деловых отношений. Психологические основы взаимоотношений людей.
- •21.1. Этикет, его понятия
- •21.2. Психологические основы взаимоотношений с людьми
- •21.3. Профессиональная этика работника службы доу
- •21.4. Правила общественного поведения (наиболее распространенные)
- •21.5. Этика поведения в различных условиях обстановки
- •Заключение
- •Нормативно-правовые источники, научная и учебная литература
- •1. Законы Российской Федерации
- •2. Указы Президента Российской Федерации
- •4. Ведомственные нормативные акты, инструкции и правила по делопроизводству отдельных организаций
- •5. Государственные стандарты, правила по стандартизации
- •6. Международные стандарты
- •Часть 1. Теория и применение».
- •7. Общероссийские классификаторы
- •8. Научная и учебная литература
- •Рекомендуемая тематика рефератов и курсовых работ по курсу «Документоведение и документационное обеспечение управления»
9.3. Основы стандартизации
9.3.1. Общие положения
9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации
9.3.3. Государственная система стандартизации
9.3.4. Задачи стандартизации
9.3.5.Основные понятия и определения в системе стандартизации
9.3.6. Органы и службы стандартизации
9.3.7. Нормативные документы по стандартизации
9.3.1. Общие положения
Стандартизация как практическая деятельность заключается в установлении нормативных документов по стандартизации и применению правил, норм и требований, обеспечивающих оптимальное решение повторяющихся задач в сферах общественного производства и социальной жизни.
Эта деятельность направлена на:
- комплексное нормативно-техническое обеспечение всестороннего совершенствования управления народным хозяйством;
- интенсификацию общественного производства и повышение его эффективности;
- ускорение научно-технического прогресса и улучшение качества продукции;
- рациональное и экономное использование ресурсов.
Стандартизация, как система управления практической деятельностью, осуществляется в Российской Федерации на основе Государственной системы стандартизации (ГСС), являющейся системой планового управления практической деятельностью по стандартизации. Она опирается на комплекс нормативно-технических документов, устанавливающих взаимоувязанные требования по организации и методике выполнения практических работ по стандартизации.
Стандартизация как наука о методах и средствах стандартизации выявляет, обобщает и формулирует закономерности деятельности по стандартизации в целом и по ее отдельным направлениям. Развитие стандартизации как науки помогает улучшать систему организации этой деятельности и способствует совершенствованию практических работ в этой области.
Объектом стандартизации (по ГОСТу Р 1.0) являются продукция, работа (процесс), услуга, подлежащие или подвергшиеся стандартизации, которые в равной степени относятся к любому материалу, компоненту, оборудованию, системе, их совместимости, правилу, процедуре, функции, методу или деятельности. При этом услуга как объект стандартизации охватывает как услуги для населения, так и производственные услуги для предприятий и организаций.
Продукция производственно-технического назначения и товары народного потребления являются наиболее традиционными объектами стандартизации, на которые разработано наибольшее количество стандартов.
Объектами стандартизации являются также типовые технологические процессы, формы и методы организации труда и производства, правила выполнения производственных и контрольных операций, правила транспортирования и хранения продукции и т. п. В социальной жизни общества объектами стандартизации являются охрана труда и здоровья населения, охрана и улучшение природной среды обитания человека, рациональное использование природных ресурсов, средства информации и взаимопонимания людей и т. п.
9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации
Стандартизацией человек занимается с древнейших времен. Например, письменность насчитывает по меньшей мере 6 тыс. лет и возникла согласно последним находкам в Шумере или Египте. Знаки, пиктограммы и другие формы письма можно рассматривать как ранние примеры стандартизации. Цифры появились, по крайней мере, у вавилонян около 4 тыс. лет назад. Нотная запись является, можно сказать, древним нормализованным языком, появилась в Греции, вероятнее всего, около 200 г. до н. э. Карты, содержащие символические обозначения городов и деревень, известны в Китае с 206 г. до н. э. – 220 г. н. э. Печатание отмечено в 1700 – 1600 годах до н. э. на глиняных дисках из дворца в Фесте. Император Китая Цинь Шихуанди (около 2200 лет назад) для упрощения сбора налогов сделал все гири, меры и монеты одинаковыми. Он унифицировал написание иероглифов, установил одинаковыми длины осей у телег для обеспечения единой колеи на дорогах. Искусство измерения известно было в Древнем Египте примерно 7 тыс. лет назад. В Египетских гробницах были найдены эталоны длины, на строительстве пирамид применялся “царский локоть” длиной около 52,6 см. В ХVIII веке до н. э. царь Хаммурапи издал закон, в котором были установлены и стандартизованы веса и меры. Со временем развитие мер и весов сильно расширилось. Чем сложнее становились сделки и чем больше появлялось поддельных мер и гирь, тем всестороннее становились законы. Об этом говорилось и в библии “Да не преступишь ты закона с помощью неверного локтя, неверной гири, неверной меры. Верные весы, верные гири, верные сосуды, верные меры да будут с тобой”.
Упоминание о ранних системах весов мы находим и в скандинавской истории. Множество примеров показывают, что меры объема были нормализованы рано. Например, римляне пользовались стандартной мерой конгиус, равняющейся шести секстариям (один секстарий приблизительно равен пинте). Восемь конгиусов составляли одну амфору. Измерение времени дает очень ранние примеры стандартизации и восходит, по меньшей мере, к вавилонянам. В Китае уже в V веке до н. э. был принят календарь, насчитывающий 365,25 дня. Наш календарь прослеживается до эпохи Цезаря (45 г. до н. э.), исправлен в 1581 г. при правлении папы Григория XIII. В строительстве города Чатал-Гуют (6500 – 5700 годах до н. э.) были использованы кирпичи со стандартными размерами (8х16х32 см). В эпоху Возрождения в связи с развитием экономических связей между государствами начинают широко использоваться методы стандартизации. Так, в связи с необходимостью строительства большого количества судов в Венеции начала осуществляться сборка галер из заранее изготовленных деталей и узлов (был использован метод унификации).
В период перехода к машинному производству имели место такие впечатляющие достижения стандартизации, как создание французом Лебланом в 1785 г. 50 оружейных замков, каждый из которых был пригоден для любого из одновременно изготовленных ружей без предварительной подгонки (пример достижения взаимозаменяемости и совместимости); с целью перехода к массовому производству в Германии на королевском оружейном заводе был установлен стандарт на ружья, по которому калибр последних был определен 13,9 мм; в 1845 г. в Англии была введена система крепежных резьб; тогда же в Германии была стандартизирована ширина железнодорожной колеи.
Началом международной стандартизации можно считать принятие в 1875 г. представителями 19 государств Международной метрической конвенции и учреждение Международного бюро мер и весов. Первые упоминания о стандартах в России отмечены во времена правления Ивана Грозного, когда были введены для измерения пушечных ядер стандартные калибры - кружала. Петр I, стремясь к расширению торговли с другими странами, не только ввел технические условия, учитывающие повышенные требования иностранных рынков к качеству отечественных товаров, но и организовал правительственные бракеражные комиссии в Петербурге и Архангельске. В обязанность комиссий входила тщательная проверка качества экспортируемого Россией сырья (древесины, льна, пеньки и др.). Развитие государственной стандартизации началось только при Советской власти. В 1918 г. Лениным был подписан декрет Совета Народных Комиссаров РСФСР “О введении Международной метрической системы мер и весов”. В 1923 г. создано Бюро по стандартизации при Народном комиссариате рабоче-крестьянской инспекции (НКРКИ) для подготовки предложений по созданию руководящего органа по стандартизации. В 1925 году был организован Комитет по стандартизации при Совете Труда и Обороны СССР и введена государственная стандартизация в СССР. Первым председателем был назначен В.В. Куйбышев. В 1926 утвержден первый общесоюзный стандарт “Пшеница. Селективные сорта зерна. Номенклатура”. В последующие три года Комитет по стандартизации при СТО утвердил более 300 стандартов. В 1930 г. решением ХVI съезда ВКП(б) установлена ответственность за качество продукции. За период 1929 – 1932 гг. было утверждено более 4500 стандартов главным образом на продукцию тяжелой промышленности. В 1940 г. постановлением СНК СССР введена категория государственных стандартов (ГОСТ). С начала 2-й пятилетки и до 1941 года было разработано и утверждено 8600 ГОСТов, что и подготовило промышленность страны к работе в военных условиях.
Стандарты периода войны и послевоенных пятилеток (1945-1965 гг.) предусматривали сокращение типов, марок, видов, размеров изделий, что обусловило ускорение выпуска продукции для фронта и процесс восстановления народного хозяйства. Только за один год войны было утверждено 2200 новых стандартов, которые позволили мобилизовать ресурсы страны.
В 1954 г. создан Комитет стандартов, мер и измерительных приборов при Совете Министров СССР. С этого момента руководство стандартизацией и метрологией в стране стало единым. В 1970 году Комитет стандартов мер и измерительных приборов Совета Министров СССР был преобразован в Государственный комитет Совета Министров СССР по стандартам (Госстандарт). В 1968 г. был разработан и утвержден комплекс государственных стандартов “Государственная система стандартизации” (ГСС). Согласно ГОСТу 1.0—68 были введены четыре категории стандартов: государственный стандарт Союза ССР (ГОСТ), республиканский стандарт (РСТ), отраслевой стандарт (ОСТ), стандарт предприятия (СТП). Значительный вклад в развитие стандартизации был внесен Советом Экономической Взаимопомощи. В 1962 г. были созданы Постоянная комиссия СЭВ по стандартизации (ПКС СЭВ) и Институт СЭВ по стандартизации. Создание ПКС явилось поворотным моментом в проведении работ по стандартизации в странах-членах СЭВ, который был вызван углублением экономических и научно-технических связей в рамках СЭВ. Была создана постоянная организационная основа для многостороннего сотрудничества по стандартизации и метрологии как важнейшего элемента программы социалистической интеграции стран - членов СЭВ. 21 июня 1974 г. сессия СЭВ на своем заседании утвердила положение о стандарте Совета Экономической Взаимопомощи. В первые годы после утверждения Положения о СТ СЭВ основное внимание было уделено созданию систем общетехнических базовых СТ СЭВ. Так были созданы и внедрены: Единая система проектно-конструкторской документации СЭВ (ЕСКД СЭВ), Единая система допусков и посадок (ЕСДП СЭВ) и др. Создание систем общетехнических СТ СЭВ явилось необходимой основой для разработки предметных СТ СЭВ. К ним относятся объекты судостроения и сельскохозяйственного машиностроения, контейнерно-транспортные системы, средства механизации погрузочно-разгрузочных и складских работ, сосуды высокого давления, топливные насосы, кованые трубы и др.
На 1 января 1985 г. было утверждено более 5000 СТ СЭВ, в том числе около 800 стандартов общетехнического характера, более 1100 стандартов на изделия машиностроения, 450 стандартов на продукцию химической и нефтеперерабатывающей промышленности, около 400 стандартов на изделия электротехники, около 200 стандартов на продукцию легкой и пищевой промышленности и др.
В 1974 г. заинтересованными странами-членами СЭВ была принята Конвенция об обязательности применении СТ СЭВ. При стандартизации в рамках СЭВ большое значение придавалось комплексной стандартизации, под которой понималось целенаправленное и планомерное установление в стандартах СЭВ взаимосвязанных требований как к самому объекту комплексной стандартизации в целом, так и к его основным элементам.
Правительства государств - участников СНГ, признавая необходимость проведения в области стандартизации согласованной технической политики, подписали 13 марта 1992 г. Соглашение о политике в области стандартизации, метрологии и сертификации. В соответствии с Соглашением был создан Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации, в задачу которого входила организация работ по стандартизации (а также метрологии и сертификации) на межгосударственном уровне. Для Российской Федерации это послужило началом формирования российской системы стандартизации. В 1993 г. был принят Закона РФ “О стандартизации”, который определил меры государственной защиты интересов потребителей посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.
