11.3. Место делопроизводства в структуре управленческого труда. Организационно-штатное построение доу

Труд в сфере управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических либо творческих операций - прогнозирования, планирования, оценки ситуации и принятия решений и большого количества технических операций, действий, совершаемых над документом как носителем информации (составление, регистрация, контроль и т.д.).

Процесс делопроизводства представляет собой часть технологии управления и обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, содержащаяся в документе. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге или других носителях управленческих решений по установленным правилам, т.е. в создании управленческих документов.

Процесс труда с документами состоит из ряда операций, которые условно можно разделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие.

К техническим (делопроизводственным) операциям относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документа, перемещение документа, контроль исполнения, подписание приказов и других документов.

Логические операции включают чтение и ознакомление с документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.

Творческие операции, отражающие специфику труда руководителя, состоят из определения состава исполнителей документа, поиска альтернативных решений, выбора оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Перечень основных нормативных актов, регламентирующих делопроизводство, представлен в разделе «Источники, литература».

Задача ДОУ - максимально эффективно организовать работу с документами в учреждении, организации, на предприятии, фирме.

ДОУ - это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду с такими управленчески­ми функциями, как обеспечение персоналом, материально-техническое обеспечение, обеспече­ние финансами и др.

Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа, организационно-правовой формы, характера деятельности. С течением времени значение делопроизводства в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказа­тельства положение, что без налаженной системы делопроизводства организация не может рабо­тать успешно.

Любая организация, не придававшая до поры до времени значения работе с доку­ментами, непременно приходит к необходимости организовать работу с документами, т. е. со­здать систему делопроизводства.

Любой работник организации, независимо от того, к какой категории он относится - к руко­водителям, специалистам, техническим исполнителям, - связан с документами.

Различие за­ключается лишь в характере работы с документами:

- руководители и специалисты осуществляют преимущественно творческую работу (изуча­ют документы, анализируют, собирают необходимую информацию, готовят проекты до­кументов, принимают решения по подготовленным документам и др.);

- технические исполнители выполняют операции, связанные с обработкой документов (по­лучают и отправляют документы, сортируют, регистрируют, передают в структурные под­разделения, печатают (набирают) документы, ведут контроль за сроками исполнения документов, формируют дела и т. п.).

Из определения ДОУ видно, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоя­тельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, вторая - работу с уже со­зданными документами.

Организационно-штатное построение ДОУ. В целях организации работы с документами, как правило, создается самостоятельное струк­турное подразделение - канцелярия (отдел делопроизводства, общий отдел), на небольших предприятиях функции службы ДОУ выполняет секретарь.

Конкретное название службы дело­производства выбирается в зависимости от типа организации, ее организационной структуры, места в иерархии органов управления, объема деятельности и других особенностей.

В крупных организациях при большом штате работников делопроизводственное подразделение, как правило, называется «управление делами».

В небольшой организации при маленькой штатной числен­ности работников функции делопроизводственной службы может выполнять один работник - секретарь.

Служба ДОУ в организации решает несколько очень важных задач:

- установление единого порядка работы с документами;

- создание условий, обеспечивающих эффективное использование современных компью­терных технологий при работе с документами;

- обеспечение сохранности документов, создаваемых в деятельности организации.

Из задач службы ДОУ вытекают ее функции. К наиболее важным относятся:

- организация по поручению руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;

- прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых документов;

- ведение контроля за исполнением документов, систематическое информирование руко­водителя о состоянии исполнительской дисциплины;

- организация изготовления документов, копирования и оперативного размножения доку­ментов, разработка и проектирование бланков документов;

- разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение подготовки номенкла­тур дел структурных подразделений;

- организация работы архива учреждения и использования архивных документов;

- разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствова­нию форм и методов работы с документами и др.

Кроме того, служба ДОУ осуществляет организационное и методическое руководство работ­никами (секретарями), отвечающими за работу с документами в подразделениях.

Функции службы ДОУ предопределяют ее структуру.

В состав службы ДОУ обычно включа­ются:

- группа учета и регистрации документов;

- группа контроля исполнения документов;

- группа (бюро) по рассмотрению обращений граждан;

- секретариат;

- экспедиция;

- машинописное бюро (группа изготовления документов);

- копировально - множительное бюро;

- архив.

В крупных организациях в состав службы ДОУ может входить также группа по совершенство­ванию работы с документами и внедрению технических средств.

Если учреждение крупное, имеет сложную структуру, большую штатную численность, орга­низацией работы с документами, как правило, занимается управление делами. В состав управле­ния делами могут входить:

- секретариат (приемная или секретариат руководителя, секретариаты заместителей руко­водителя, секретариат коллегиального органа, -протокольное бюро);

- отдел (сектор) контроля исполнения документов;

- канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро (группа) учета и регистрации до­кументов, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, теле­тайпная и др.);

- отдел (группа) обращений граждан;

- отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

-центральный архив.

Независимо от конкретного наименования правовой основой деятельности службы ДОУ яв­ляется положение о ней и положения о ее структурных частях (группах, бюро, отделах), а также должностные инструкции работников. Эти документы закрепляют разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными подразделениями, должностными ли­цами и работниками.

Положение о службе делопроизводства и положения о ее структурных частях, если они име­ются, разрабатываются ее руководителем с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и организации в целом, и утверждаются руково­дителем организации.

Работа с документами в организации ведется по определенным правилам, установленным инструкцией по ДОУ (делопроизводству). Инструкция - нормативный документ, обязательный для всех работников организации, в ней устанавливаются единые правила составления и оформ­ления документов, правила регистрации и учета документов, организации документооборота, контроля исполнения документов и формирования текущего архива организации.

Инструкция по ДОУ устанавливает технологию работы с документами в организации, охватывая весь жиз­ненный цикл документа: от его создания или поступления документа до завершения исполнения и отправки адресату или передачи на хранение в архив. Инструкция разрабатывается, как прави­лo, службой ДОУ, утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников.

Инструкции по ДОУ в организации разрабатываются на основе современного законодатель­ства в сфере информации и документации, положений государственных стандартов России на документы, нормативных правовых актов Росархива по делопроизводству и архивному делу.

Инструкция по ДОУ должна последовательно отражать все стадии работы с документами в организации.

Основой построения службы делопроизводства является принятая в учреждении форма его организации.

В учреждениях применяют централизованную, децентрализованную и смешанные формы организации делопроизводства (иногда говорят о соответствующих системах организации делопроизводства).

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии (делопроизводства) или у секретаря.

Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, характеризующейся наличием специализированных подразделений - экспедиции, машбюро, контрольной группы и т. д.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

В большинстве учреждений используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация. Централизация позволяет снизить стоимость делопроизводственных операций, улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование, обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников, использовать прогрессивные и производительные технические средства, обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

Делопроизводственным обслуживанием аппарата управления занимается канцелярия (сектор делопроизводства). Ее структура зависит от категории учреждения (в соответствии с годовым объемом документооборота) и типовой структуры.

В небольших учреждениях, не имеющих канцелярий, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь.

Основой для разработки организационной структуры канцелярии в конкретном учреждении являются функции канцелярии и объем работ по каждой функции.

Основные функции канцелярии следующие: прием, регистрация (учет), распределение документов и доставка их исполнителям, оформление и отправка исходящих документов, стенографирование и печатание документов, контроль за сроками их исполнения, формирование дел и сдача их в архив, хранение и обеспечение использования документов в делопроизводстве и архиве учреждения канцелярии отражается в положении о канцелярии и инструкции по делопроизводству. Объем работ по каждой функции определяется на основе объема документооборота и норм времени на делопроизводственные работы.

Квалификация служащего представляет собой совокупность общего и специального образования, а также профессионального опыта, необходимого для выполнения в данных организационно-технических условиях работ определенной сложности.

Формы, программы, сроки обучения делопроизводственного персонала определяет в каждом отдельном случае учреждение-организатор занятий, исходя из конкретных задач делопроизводства в данном учреждении, контингента обучающихся, технических и других возможностей.

Одной из наиболее распространенных форм повышения квалификации делопроизводственных работников являются 2-4-дневные семинары, организуемые крупными предприятиями, архивными учреждениями и территориальными органами научно-технической пропаганды.

Краткосрочную переподготовку делопроизводственного персонала проводят каждые 3-5 лет.