Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества

5.10. В подразделениях аппарата управления общества контроль за исполнением документов (решений) работниками этого подразделения осуществляет служба делопроизводства подразделения.

Руководители подразделений аппарата управления общества устанавливают с учетом требований настоящей Инструкции порядок осуществления контроля за своевременным и качественным исполнением документов и персонально отвечают за состояние исполнительской дисциплины в соответствующем подразделении.

5.11. Исполнители документов обязаны сообщать по запросу работника отдела инспекции и контроля и работника службы делопроизводства подразделения сведения о ходе исполнения документа для внесения их в АС "Документооборот".

Служба делопроизводства подразделения ежедневно проверяет перечень документов, поставленных на контроль в АС "Документооборот", и для принятия оперативных мер представляет по мере необходимости руководителю подразделения аппарата управления общества информацию о документах, сроки исполнения которых истекают и выполнение поручений по которым задерживается, и о документах, сроки исполнения которых истекли, с указанием фамилий исполнителей, а также еженедельно обновляет данные о ходе исполнения документов (решений), представляемые руководителю подразделения.

5.12. Руководители подразделений аппарата управления общества обязаны лично рассматривать положение дел с исполнением подлежащих контролю документов (решений), не реже одного раза в неделю проводить оперативные совещания по этому вопросу и незамедлительно принимать меры к их исполнению и устранению причин, вызывающих задержку подготовки документов.

Работу по контролю за исполнением документов (решений) в подразделении аппарата управления общества организует заместитель руководителя подразделения, на которого возложена эта работа.

5.13. Контроль за исполнением обособленными структурными подразделениями общества документов (решений), а также за ходом рассмотрения другими организациями направленных им документов общества осуществляется подразделениями аппарата управления общества, которые эти документы подготовили.

Автоматизированная система контроля исполнения

5.14. Контроль за исполнением документов (решений) осуществляется с применением АС "Документооборот" (программный комплекс АСКИД). Данные о поставленных на контроль документах (решениях) вводят в АС "Документооборот" работники отдела инспекции и контроля и секретариатов вице-президентов общества, осуществляющие контроль за исполнением соответствующих документов (решений). Данные о документах (решениях), контролируемых секретариатом (помощниками) президента общества, вводят в АС "Документооборот" работники отдела документационного обеспечения. Данные о поставленных в подразделениях аппарата управления общества на контроль документах (решениях) вводят в АС "Документооборот" работники службы делопроизводства соответствующего подразделения.

5.15. Контрольная база данных АС "Документооборот" систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям и по группам документов.

5.16. Информация о положении дел с исполнением поставленных на контроль документов (решений), изменении сроков исполнения и исполнителей, об исполнении и снятии с контроля документов (решений) вводится в АС "Документооборот" работниками Департамента управления делами, а также работниками подразделений аппарата управления общества исполнителями документов (решений) ежедневно.

5.17. Исполненный документ (решение) подлежит снятию с контроля. Основанием для снятия документа (решения) с контроля является решение должностного лица, которое поставило его на контроль. На исполненном документе соответствующими работниками Департамента управления делами проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Данные об исполнении документа (решения) заносятся в базу данных АС "Документооборот".

Контрольные вопросы:

1. Какие положения должны быть установлены Инструкцией по делопроизводству в организации документооборота?

2. Принципы при установлении требований к организации документооборота?

3. Какие документопотоки в документообороте федерального органа исполнительной власти?

4. Какие документы входящей и исходящей документации могут выделяться в документообороте федерального органа исполнительной власти?

5. Какие документы не подлежат регистрации?

6. Какие моменты должны быть отражены в Инструкции по делопроизводству по приему и обработке поступающих документов?

7. Что является результатом предварительного рассмотрения документов?

8. Что должно быть установлено в Инструкции по делопроизводству, касающееся регистрации поступающих документов?

9. Что должно быть отмечено в Инструкции по делопроизводству по вопросам регистрации документов?

10. Где и в каком виде проставляется регистрационный номер?

11. Виды классификаторов в федеральных органах исполнительной власти?

12. Что должно быть предусмотрено в Инструкции по делопроизводству по вопросам рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти?

13. Что должно быть отражено в инструкции по делопроизводству по организации работы с отправляемыми документами?

14. Что должно быть отражено в Инструкции по делопроизводству по вопросам регистрации документов?

15. Что должно быть отражено в Инструкции по делопроизводству по отправке документов?

16. Что необходимо помнить и отразить в Инструкции по делопроизводству по регистрации и прохождению внутренних документов?

17. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции?

18. Что включает в себя контроль за исполнением документов?

19. На чем строится контроль исполнения документов?

20. Нормативы времени на работу с документами?