8.3. Унифицированные системы документации

В последней трети ХХ в. с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления.

Вначале 1980-х г.г. в СССР фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система ДОУ с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973. В общей сложности в СССР было разработано 16 УСД.

УСД, согласно стандартизованному определению, - это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности». (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 8).

Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

УСД способствует:

- сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

- широкому использованию персональных компьютеров, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);

- упорядочению информационных потоков;

- сокращению количества документов;

- дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

- общероссийские;

- отраслевые (ведомственные);

- формы документов субъектов РФ;

- формы документов объединений, предприятий, организаций.

8.4. Электронные системы документации

Создание электронного документа и последующее появление системы электронных документов является реакцией на потребность в скорейшей транспортировке управленческих решений и умении сохранять в легкодоступном виде информационную составляющую таких решений. До настоящего времени не завершена разработка единых норм и правил, обеспечивающих нормативное правовое однозначное условие существования электронного документа и системы электронных документов.

В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» содержатся следующие понятия:

• электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

• электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

В некоторых действующих нормативных правовых актах и законопроектах содержатся следующие понятия:

• реквизит электронного документа - обязательные сведения, которые должны содержаться в электронном документе для признания его действительным;

• подтверждение подлинности электронного документа - положительный результат проверки неизменности всех реквизитов электронного документа;

• электронный документооборот - процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами;

• средства электронного документооборота - программные или

технические средства, применяемые в электронном документообороте;

• участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, участвующие в обмене электронными документами;

• отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и направляет его в адрес получателя;

• получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;

• электронный архив - массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации для хранения документов; Соответственно, электронный документ должен отвечать следующим требованиям:

• создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

иметь структуру установленного образца;

содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать и придать ему юридическую силу;

• иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Следовательно, система электронных документов должна обладать следующими свойствами:

• все экземпляры электронного документа, подписанные одинаковой электронной цифровой подписью, должны иметь равную юридическую силу;

• электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью, обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом;

• электронные документы подлежат хранению в электронных архивах в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.

При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться следующие условия:

• защита электронных документов от несанкционированного доступа и от искажений;

• возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном федеральными законами;

• возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока хранения;

• возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.

Примером частного случая создания локальной системы электронных документов может служить система электронных документов в Единой системе конструкторской документации, введенная ГОСТ 2.051-2006.

Указанный ГОСТ содержит собственную терминологию:

• атрибут - элемент данных, который выражает определенную характеристику документа и имеет имя и значение;

• аутентичный документ - документ, одинаковый с исходным по содержанию и различный по формату или кодам данных (аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных);

• версия документа - электронный документ, соответствующий определенной стадии (этапу) разработки документа;

• вторичный документ - документ, который может быть получен из документа другого вида;

• идентичный документ - документ, одинаковый с исходным по содержанию и формату или кодам данных;

• интерактивный электронный документ - документ, информация содержательной части которого доступна в интерактивной форме;

• информационная единица - файл или набор файлов, рассматриваемый как единое целое;

• первичный документ - документ, который может быть использован как исходный для получения документов другого вида (вторичных документов);

• статус версии документа - реквизит, определяющий состояние версии документа на стадии (этапе) его разработки;

• форма внешнего представления - воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном носителе или ином аналогичном носителе в понятной для визуального обозрения и пригодной для восприятия человеком форме;

• твердая копия - полученная на устройствах вывода компьютера, надлежащим образом удостоверенная форма внешнего представления электронного документа, выполненная на бумажном носителе;

• целостность документа - состояние документа, при котором после его выпуска ни в содержательную, ни в реквизитную части не вносилось никаких изменений;

• электронный документ - документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством;

• электронный носитель - материальный носитель, используемый для записи, хранения и воспроизведения информации, обрабатываемой с помощью средств вычислительной техники.

Электронный документ выполняют на стадии разработки изделия и применяют на всех стадиях жизненного цикла изделия. Электронный документ получают в результате автоматизированного проектирования (разработки) или преобразования документов, выполненных в бумажной форме, в электронную форму.

Электронный документ имеет два представления - внутреннее и внешнее. Во внутреннем (подлинном) виде электронный документ существует только в виде записи информации, составляющей электронный документ на электронном носителе, и воспринимаемом только программно-техническими средствами.

Внешним является представление электронного документа в доступной для визуального восприятия форме. Для получения формы внешнего представления внутреннее представление электронного документа должно быть преобразовано к требуемому виду различными техническими средствами отображения данных (дисплеями, печатающими устройствами).

Электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной. Содержательная часть содержит необходимую информацию об изделии.

Содержательная часть может состоять раздельно или в любом сочетании из текстовой, графической, аудиовизуальной (мультимедийной) информации. Реквизитная часть состоит из структурированного по назначению набора реквизитов и их значений. В реквизитную часть электронного документа допускается вводить дополнительные реквизиты с учетом особенностей его применения и обращения.

Подлинники, дубликаты и копии электронного документа имеют одинаковую силу с бумажной формой выполнения документов аналогичных наименований. В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике электронного документа.

Аутентичные электронные документы, полученные путем преобразования их форматов, подписанные в установленном порядке электронной цифровой подписью, имеют то же наименование документа, что и электронный документ, из которого они получены. Аутентичному электронному документу присваивают дополнительный признак, который записывают в реквизитной части документа. Аутентичный документ должен содержать в реквизитной части указание на исходный электронный документ, из которого он получен.

Твердая копия, изготовленная и подписанная в установленном порядке, может иметь то же наименование документа, что и электронный документ, с которого она получена. Твердая копия должна содержать указание на то, что исходным документом является электронный документ.

При обращении электронного документа должна быть обеспечена возможность проверки электронной цифровой подписи всеми организациями - участниками обращения документа.

Контрольные вопросы:

1. Что лежит в основе классификационных схем, именуемых системами документации?

2. Что называется «системой документации»?

3. На какие типы делятся системы документации?

4. Какие документные системы относятся к функциональным системам?

5. Что собой представляет корпоративная система документации?

6. Что называется документальным фондом?

7. Что регулирует система деловой документации?

8. С чем связано появление систем документации в России?

9. Какие системы документации сложились в дореволюционной России?

10. Какие качественные изменения в составе и содержании систем документации произошли после 1917 г.?

11. По каким направлениям на современном этапе идет развитие систем документации?

12. Что включает в себя система ОРД?

13. Из каких подсистем состоит ОРД?

14. Какие виды документов относятся к организационно-правовой документации?

15. Какие виды документов входят в подсистему распорядительной документации?

16. Какие виды документов входят в:

- систему плановой документации?

- систему информационно-справочной, информационно-аналитической?

- систему отчетной документации?

- кадровую информационно-документационную систему?

- систему научно-исследовательской документации?

- систему проектно-конструкторской документации?

-систему технологической документации?

- систему документов, связанных со сферой обслуживания и потребления, способствующая использованию технических средств?

- систему документов, фиксирующих информацию о природе как объекте человеческой деятельности?

- патентную документацию и стандарты?

17. Что понимается под УСД?

18. Форма закрепления результатов унификации документов?

19. Что составляет ядро УСД?

20. Понятие «электронный документ», «электронная цифровая подпись»?

21. Каким требованиям должен отвечать электронный документ?

22. Какими свойствами должна обладать система электронных документов?

23. Какие условия должны обеспечиваться при хранении электронных документов в электронном архиве?

24. Из каких частей состоит электронный документ и их содержание?