11.4 . Культура труда делопроизводственного персонала

Основными элементами культуры труда делопроизводственного персонала являются:

- культура содержания рабочего места;

- культура приема посетителей;

- личная культура делопроизводственного работника;

- культура работы с письмами трудящихся;

- культура управленческих документов.

Культуру содержания рабочего места определяют размещение всех используемых средств и документов в установленном и постоянно соблюдаемом порядке; размещение на рабочей поверхности стола только тех документов, которые в данный момент используются в работе; поддержание чистоты рабочего места и окружающего его пространства; освобождение рабочего места от громоздких предметов личного пользования; поддержание мебели и технических средств в рабочем состоянии, организация интерьера, отвечающего требованиям эстетики, эргономики и психологии труда служащего.

Личную культуру работника делопроизводства определяют высокие моральные качества, профессиональная подготовка и чувство ответственности за порученное дело.

Делопроизводственный работник должен быть внимателен к служебным поручениям руководителя и его личным просьбам, быть скромным, не допускать проявлений невыдержанности, грубости, соблюдать такт в обращении с коллегами и посетителями, хранить служебную тайну и не распространять информацию, которая стала ему известна в силу первоочередного знакомства с документами или организации им телефонных переговоров руководителя, обладать культурой речи и постоянно ее совершенствовать, поддерживать в порядке спецодежду и костюм.

Культура составления управленческих документов предполагает, прежде всего, строгое соблюдение требований стандартов на организационно-распорядительную документацию и положений ГСДОУ. Документ должен быть легко читаем, поэтому не следует использовать пятый или шестой экземпляры машинописного текста, папиросную бумагу; умелое расположение заголовка повышает восприятие информации, содержащейся в документе, повышает его выразительность. Огромное влияние оказывает на культуру документа язык.

Организация рабочих мест делопроизводственного персонала.

Рабочие места оборудуют письменными столами (обычными или специальными); вспомогательными столами, тумбами, приставками для хранения документов и справочных материалов, обычными и специальными (для документов) шкафами, устанавливают пишущие машины, персональные компьютеры, телефоны, диктофоны, карточки, кресла и стулья. Наиболее удобна мебель, изготовленная из стандартных элементов, которые можно компоновать в зависимости от конкретных условий.

Не рекомендуется покрывать столы сукном или стеклом, оборудовать в них средние ящики, хранить в ящиках документы и карточки в горизонтальном положении.

11.5. Компьютер и делопроизводство

Массовое распространение компьютерной техники позволило автоматизировать делопроизводство. И если еще лет пять назад “общение” с компьютером было привилегией избранных, то сегодня число компьютеров в нашей стране и, соответственно, пользователей перевалило за несколько миллионов. Повсеместным стало требование наличия хотя бы элементарных навыков работы с персональными компьютерами.

Однако, не стоит впадать в уныние, если ваши познания в этой области минимальны либо вообще стремятся к нулю. Всегда следует помнить, что современные программы массового спроса сделаны в расчете на обычного пользователя, не обладающего опытом и большими навыками. Лучшие умы компаний, разрабатывающих программное обеспечение, бьются над тем, как упростить “язык” общения машины с человеком (так называемый интерфейс). И, надо сказать, им это удается.

Для работы в офисе с документами самых различных типов и форм сегодня существует целый ряд программ, достаточно простых и быстрых в освоении. Одна из семейств таких программ - Miсrosoft Office.

Почему именно Miсrosoft Office?

Во-первых, это самый популярный во всем мире, пакет наиболее необходимых программ. Достаточно сказать, что умением работать с текстовым редактором Miсrosoft Word и электронными таблицами Miсrosoft Excel, являющимися составной частью пакета сегодня - одно из существенных условий для сотрудников офисов большинства компаний.

Информация, безусловно - самое главное, что содержится на вашем компьютере. Она может быть представлена данными разных типов, но всегда имеет основное значение. Утеря данных, создававшихся кропотливым трудом, пожалуй, один из самых страшных ударов для пользователя, который только можно представить. Другой большой неприятностью может быть ознакомление с подготовленными вами документами лиц, для которых они не предназначены. Иными словами, незаконный доступ к вашей информации, носящей конфиденциальный характер, посторонних лиц. Кстати, в ряде случаев, это планируется уголовно наказывать. Однако, вам от этого легче не станет.

Потеря информации может быть вызвана, как минимум, двумя причинами. Первая - объективная, связанная с выходом из строя аппаратуры, например, поломкой жесткого диска с фатальной потерей отдельных секторов; порчей отдельных файлов сложных систем вследствие сбоев электропитания и т. д.

Вторая - сугубо человеческая. Здесь могут быть как ваши личные ошибки, так и чьи-то предумышленные действия.

Для снижения ущерба и объемов возможных потерь вследствие различных технических сбоев разумно периодически дублировать всю ценную информацию на запасные носители, имеющиеся в вашем распоряжении: начиная от дискет и заканчивая съемными жесткими дисками, стримерами и т. д.

Частоту, с которой следует проводить такое резервирование, определите вы сами.

Подумайте, с каким объектом полученной информации и созданных вашим трудом данных вы готовы в случае чего безболезненно расстаться, и установите исходя из этого периодичность. В дальнейшем придерживайтесь ее.

Техника, какой бы качественной она не была, имеет обыкновение в самый неподходящий момент ломаться, и никто не застрахован от этого на сто процентов.

Качественные изменения в экономике (в основном изменения владельца собственности), привлечение широкого круга молодых людей, не имеющих достаточного опыта управления, усложнили задачи управления во всех областях и привели к значительным изменениям организационных форм. Эти изменения - закономерный процесс.

Происшедшие изменения опередили организационный уровень управления, а отставание управления может стать тормозящим фактором в развитии.

В практической деятельности делового человека возникли, на наш взгляд, две задачи:

- на основе постоянного анализа управленческой деятельности вскрывать ее законы, обобщать опыт управления, осуществлять критический подход к этому опыту;

- находить специфические особенности управления для каждой интересующей области и разрабатывать прикладные вопросы управления в конкретной сфере деятельности.

В управлении сегодня используются самые разнообразные знания. Условно все их можно разделить на две основные группы: знание о сущности того процесса, в котором осуществляется управление, или специальные знания, и знания о том, как строить работу по управлению этим процессом.

Очевидно, нет особого смысла доказывать, что без знания существа управляемого процесса, или без знания дела, управлять им невозможно.