2.3. Мета й основні функції менеджменту

Система керування і її функції, як було сказано вище, спрямо­вані на досягнення поставлених цілей підприємства.

Ставлячи перед організацією визначені цілі, керівництво підтверджує те, до чого організація прагне.

При визначенні мети діяльності зазвичай виникають такі ос­новні питання:

• які цілі вибрати й у якій послідовності їх поставити;

• наскільки актуальні такі цілі і як оцінюються можливості їхнього досягнення.

Намічаючи передбачувані цілі, необхідно виходити, насамперед, з думки тієї групи, заради якої організація і була утворена. На підприємстві це найчастіше думка власників, так що ціль тут може бути виражена в девізі: «Підприємство у своїй діяльності прагне до одержання прийнятного доходу для своїх власників». Тут підкрес­люється одержання прибутку тому, що залежнол від його розміру власники вирішують, чи вкладати їм свої капітали в дане підприємство і чи варто ризикувати.

З іншого боку, споживачі не хочуть віддавати свої гроші власни­кам, але вони готові платити роздрібну ціну за товари, що, на їхній погляд, можуть задовольнити їхні потреби.

Усю сукупність цілей організації можна розділити на чотири ви­ди чи блоки: економічні, науково-технічні, виробничо-комерційні і соціальні.

Економічна мета — одержання розрахункової величини прибут­ку від реалізації продукції чи послуг.

Науково-технічна мета — забезпечення заданого рівня про­дукції і науково-технічних розробок, а також підвищення продуктив­ності праці за рахунок удосконалювання технології.

Виробничо-комерційна мета — виробництво і реалізація про­дукції чи послуг у заданому обсязі і з заданою ритмічністю.Соціальна мета — досягнення заданого ступеня задоволення соціальних потреб працівників, охорони праці і природоохоронних заходів.

На рис. 1.3. представлене ієрархічне розгортання групи цілей у трьох рівнях.

Останній, третій рівень цілей носить характер підцілей чи за­вдань і, в свою чергу, може мати ієрархічну структуру.

Мета, підцілі, завдання більш низького рівня повинні носити підтримуючий характер запланованих результатів більш високого рівня і нести в собі велику конкретність і вимірність.

Мета — це конкретні кінцеві стани і бажаний реально здійсненний результат, якого прагне домогтися група, працюючи разом.

Актуальність мети необхідно перевіряти щорічно чи в міру зміни основних факторів. Нестабільність різних зовнішніх і внутрішніх явищ змушує керівництво гнучко відноситися до постав­лених завдань.В організацій можуть бути різноманітні цілі. Державні органи, вузи і некомерційні лікарні не прагнуть діставати прибуток, але їх хвилюють витрати. І це повинно знаходити своє відображення в на­борі цілей.

Великі організації мають багато цілей, малі підприємства — од­ну чи трохи. Але поставлені цілі будь-якої організації повинні врахо­вуватися всіма керівниками різних рангів при наступних уп­равлінських рішеннях.

Аналогічні вимоги пред'являються і до структурних підрозділів даної фірми.

Прийняті цілі і завдання повинні повідомлятися членам ор­ганізації (а іноді і колективно прийматися), що є могутнім ме­ханізмом спонукання до праці, тому що він дає можливість членам організації знати, до чого вони повинні прагнути і яку вигоду одер­жать при досягненні поставлених цілей.

З позиції «чистого» керівника менеджмент являє собою набір дій, їхню сукупність з керівництва людьми і виробництвом з метою досягнення запланованих результатів (цілей) підприємства. Ці дії, точніше кажучи, види впливів на об'єкт керування і являють собою функції менеджменту (рис. 1.4).

Аналіз — найважливіша функція менеджменту. Він складається з дослідження економічних процесів, що відбувалися на самім підприємстві в минулому, умов зовнішнього середовища в сього­денні і встановлює тенденції розвитку фірми, загрози і можливості, а також проблеми, що підлягають вирішенню. Аналіз передує вироб­ленню рішення і є основою для прогнозування і планування.

Планування полягає у визначенні напрямків, цілей, пропорцій, темпів виконання виробничих процесів і являє собою вибір дій на визначений період часу. Плануванню повинне передувати прогнозу­вання, що означає передбачення якісно-кількісних змін чи процесів показників у майбутньому.

Іншими словами, прогнозування дозволяє уявити, що може відбутися через якийсь час, а планування націлює на те, що повинно відбутися в обговорений час і з волі людей. На стадії планування, крім вибору дій, шляхів досягнення мети і визначення показників, зважуються питання форм, методів, термінів й інструментів контро­лю, що є однією з найважливіших функцій менеджменту.

Організація має на меті формування керованої і керуючої сис­тем і створює передумови для розв'язання завдань, поставлених на стадії планування. Організація вирішує питання структури, упоряд­кування і регламентації дій виконавців, оптимізує розміщення устат­кування, вибирає спеціалізацію і методи проведення робіт. Ор­ганізація найтіснішим чином пов'язана з такими функціями керуван­ня, як керівництво й організація контролю.

Керівництво полягає в напрямку діяльності керованого об'єкта, тісно пов'язане з лідерством і за допомогою іншої функції менедж­менту — мотивації {активізації) — спонукає до необхідних дій пер­сонал підприємства. Ціль керівництва — домогтися, щоб підлеглі ви­конували те, що необхідно керівнику. Керівництво невіддільне від таких функцій, як координація і регулювання, і, по суті, є інтегруван­ням цих функцій менеджменту.

Координація спрямована на узгодження різних зовнішніх сис­тем стосовно даної системи (раціоналізація дій постачальників, субпідрядників, кооперованих зв'язків, організація держзамовлень, робота зі споживачами і т.п.).

Регулювання пов'язане з поточними управлінськими рішеннями і спрямоване на збереження стану запланованого процесу, коректування відхилень усередині системи, що можуть відбуватися з об'єктивних і суб'єктивних причин. Процес регулювання здійснюється маневруванням ресурсів, якимирозпоряджається організація (машинами, людьми, матеріалами, технологією, фінансовими засобами і т.п.). Наприклад, передислокація працівників із процесів, що мають резерви часу на роботи, що лежать на критичному і підкритичному шляху в системі сіткового планування. Велике значення при цьому надається зміні змінності, тривалості зміни, роботі у вихідні дні, понаднормовому часові і системі мотивації. Регулювання — не що інше, як коректування системи керування на неприпустимі зміни ходу виробництва, що уловлюються за допомогою такої ємної функції, як контроль.

Контроль носить всеосяжний характер і пов'язаний прямо чи побічно з усіма функціями системи керування (див. рис. 1.4). Фахівці виділяють такі види контролю:

1) по стадії життєвого циклу продукції — контроль на стадії стратегічного маркетингу, НДДКР, виробництва, експлуатації, технічного обслуговування і ремонту;

2) по виду об'єкта — контроль предметів праці, засобів вироб­ництва, технології, організації процесів, умов праці, оточуючого природного середовища, документів, інформації;

3) по стадії виробничого процесу — контроль вхідний, операційний, готової продукції, транспортування і збереження;

4) по виконавцях — самоконтроль, контроль менеджера .і відділу технічного контролю, інспекційний, державний і т.д.;

5) по можливості подальшого використання результатів контро­лю — руйнівний і що допомагає;

6) по ступеню охоплення об'єкта — суцільний і вибірковий;

7) по характеру прийнятого рішення — активний (поперед­жуючий) і пасивний (по відхиленням);

8) по режиму — посилений і нормальний;

9) по ступеню механізації — ручний, механізований, автомати­зований, автоматичний;

10) по періоду охоплення — попередній, поточний, заключний;

11) по способу одержання й обробки інформації — розрахун­ково-аналітичний, статистичний, реєстраційний;

12) по періодичності виконання контрольних операцій — без­перервний і періодичний.

Нормативи контролю встановлюються на стадії планування. Вони повинні бути об'рунтованими, однозначними в прочитанні, здійсненними і мати деякий резерв. Вони можуть коректуватися на стадії контролю, тому що тоді є більше інформації, ніж приплануванні. При невиконанні нормативів необхідно ретельно проаналізувати ситуацію і вчасно внести відповідні корективи. Предмети контролю можна класифікувати в такий спосіб:

• вірогідність прогнозів відтворювальних циклів;

• ринкова стратегія фірми, мета її розвитку на перспективу;

• нормативи конкурентноздатності товарів на конкретних ринках;

• показники якості і ресурсномісткості продукції підприємства і конкурентів;

• показники організаційно-технічного рівня виробництва підприємства і конкурентів;

• показники соціального розвитку трудового колективу;

• показники охорони навколишнього середовища;

• відображення функцій керування в положеннях про підрозділи і посадових інструкціях;

• наявність нормативно-методичних документів, що регламентують функції керування;

• об'рунтованість складу і якості нормативів витрат різних ресурсів по конкретним видам продукції і стадіям їхнього життєвого циклу;

• параметри мікросередовища: економічні, соціальні, політичні, науково-технічні, ринкові, природно-кліматичні;

• показники розвитку інфраструктури регіону;

• показники мікросередовища підприємства: клієнтура, конкуренти і т.п.;

• об'рунтованість організаційної і виробничої структур підприємства;

• забезпеченість і ефективність використання кадрами;

• соціально-психологічний клімат у колективі;

• соціальні, психологічні й економічні методи підвищення ефективності керування.

Облік, як функція керування, являє собою одержання і фіксацію в кількісній формі результатів стану об'єкта і ресурсів у будь-який момент часу функціонування системи. Облік виконання всіх планів, програм, завдань по ситуаційному керуванню повинний бути організований за такими показниками, як кількість, якість, витрати, виконавці і терміни.

Облік витрат ресурсів доцільно організувати по усім видам ресурсів, видам діяльності, продукції, що випускається, стадіям її життєвого циклу, а також по відділам, службам і підрозділам, по товарним ринкам. Вимоги до системи обліку:

• можливість вносити виправлення й уточнення;• пірамідальний тип побудови, що забезпечує можливість проникнення всередину інформаційного масиву;

• наочність і простота у використанні;

• забезпечення обліку показників по всіх підсистемах ситуаційного керування і зовнішнього середовища підприємства;

• облік усіх показників у динаміці;

• забезпечення порівнянності показників;

• автоматизація обліку.

Управлінський облік являє собою інформаційно-обчислювальну систему, що поєднує сукупність форм і методів планування, обліку, контролю й аналізу, яка спрямована на формування альтернативних варіантів функціонування підприємства і призначену для інформаційного забезпечення процесу прийняття управлінських рішень.

Управлінський облік, будучи складовою частиною системи керування підприємством, покликаний формувати інформацію:

• для планування майбутньої стратегії і тактики функціонування підприємства в цілому і здійснення окремих господарських операцій, оптимізації використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів підприємства;

• для виміру й оцінки ефективності господарювання в цілому й у розрізі підрозділів, виявлення ступеня рентабельності окремих видів продукції (робіт, послуг);

• для контролю економічності поточної діяльності підприємства в цілому й у розрізі окремих підрозділів, видів діяльності;

• для коректування керуючих впливів на хід виробництва і реалізації продукції (робіт, послуг).

До конкретних практичних задач управлінського обліку варто віднести:

• виявлення областей найбільшого ризику і вузьких місць у діяльності підприємства;

• формування цінової політики підприємства, у тому числі меж знижок, при різних умовах збуту і платежу;

• формування асортиментної політики і виявлення збиткових видів продукції;

• оцінка ефективності додаткових витрат і раціональності капітальних вкладень.

Вихідними позиціями при реалізації задач управлінського обліку є:

• орієнтація на досягнення поставленої мети підприємництва;• формування варіантів рішень ситуаційних задач діяльності підприємства і вибір оптимального варіанта;

• розрахунок нормативних параметрів виконання оптимального варіанта і своєчасного виявлення відхилень від заданих параметрів;

• інтерпретація виявлених відхилень і їхній аналіз.

Управлінський облік, концентруючи інформацію в обсязі, необхідному для прийняття управлінських рішень керівництвом підприємства різних рівнів, будується на дотриманні наступних загальносистемних принципів формування інформації:

• Принцип випередження даних для прийняття управлінських рішень. При цьому набагато важливіше правильна оцінка майбутніх витрат і доходів, ніж констатація упущених можливостей.

• Принцип відповідальності за наслідки прийнятих рішень. Якщо відповідальність за результати господарювання на всіх рівнях керування відсутня, вести управлінський облік немає рації.

• Принцип цілісності. Управлінський облік повинний бути системним і забезпечувати погодженість даних з показниками фінансового обліку і звітності навіть тоді, коли він ведеться без використання первинної документації, рахунків і подвійного запису.

• Принцип зрозумілості. Представлення даних у вигляді аналітичних таблиць, графіків, зручних і зрозумілих для користувачів.

Інформація управлінського обліку призначена для внутрішнього керування підприємст-вом і носить конфіденційний характер.

Саме облік створює можливість реального контролю над ходом виробництва, його регулювання і кінцеву фіксацію діяльності підприємства за звітний період.

Облікові дані є основою для проведення економічного аналізу діяльності підприємства і функціонування системи керування.

Необхідно відзначити, що всі розглянуті функції менеджменту найтіснішим чином взаємозалежні (на рисунку показані лише ос­новні зв'язки) і є обов'язковим компонентом системи керування на будь-якім підприємстві. Виключення зі складу керування хоча б однієї функції робить підприємство вразливим з боку постійно вини­каючих загроз і небезпек. Інша справа, що підприємство підприємству — ворог. На невеликих фірмах, наприклад, одна особа може виконувати кілька функцій менеджменту, на іншій, навпаки,кілька осіб чи цілий структурний підрозділ виконують одну, єдину функцію. Усе залежить від потужності підприємства і умов його функціонування, але кожна функція менеджменту обов'язково по­винна бути.