11.3. Адаптивні плани роботи фірми

Вихідна позиція, як уже говорилося раніше, полягає в тому, що виробничі організації — відкриті системи, що розвиваються, ефек­тивність функціонування яких тісно пов'язана з можливістю адап­тації до умов внутрішнього і мінливого зовнішнього середовища. Ця позиція повинна забезпечуватися можливістю проектування ди­намічних структур і процесів керування.

Успіх менеджменту проблемних ситуацій визначається ступе­нем готовності фірми до потенційних загроз і криз в їхньому прояві, наявністю резервів, рівнем підготовки менеджерів і ступенем профілактичних заходів, ефективністю застосовуваних методів керу­вання.

Витрати часу і засобів на завчасне створення резервних систем керування, підготовку ситуаційних заходів, створення необхідних ре­зервів стають часто більш вигідними, ніж малоефективні поспішні дії менеджерів з подолання кризи на основі попереднього досвіду, інтуїції й ентузіазму.

Відповідно до викладеного підсистема ситуаційного менедж­менту повинна включати:

• Постійний моніторинг за зовнішньою і внутрішньою обстанов­кою. Причому зовнішні загрози з боку держави, конкурентів, зло­чинних елементів є найбільш небезпечними і можуть призвести до повного руйнування підприємств, фірм, організацій. Цей фактор повинен бути пріоритетним в оцінці зовнішньої обстановки.

• Розробку заходів для зниження зовнішньої вразливості фірми. Сю­ди можна віднести створення дублюючих організаційних форм ке­рування. Завчасне створення дублюючих організаційних форм ке­рування дозволяє підприємству оперативно перекинути вільні фінансові засоби і перевести туди працюючих.

• Підвищення гнучкості всередині фірми. Наприклад структурної, за рахунок забезпечення всередині підприємства дивізіональної структури з досвіду США, дочірніх підприємств, а також малих підприємств шляхом виділення їх з великих.

• Розробку підготовчих планів при виникненні проблемних ситуацій і проблем, здійснення попередніх заходів для їхнього забезпечен­ня. До таких заходів, насамперед, варто віднести створення стра­хових фондів, стратегічних резервів фінансових і технічних за­собів, комплектування групи ситуаційного керування з кращих ме­неджерів, у разі потреби розв'язання проблемних ситуацій.• Впровадження планів практичних заходів при виникненні кризо­вої ситуації. У цих умовах менеджер повинен володіти:

- умінням оперативно налагоджувати роботу окремих груп і фахівців для виконання поставлених завдань;

- приймати ризикові і нестандартні рішення у випадку відхилення розвитку ситуацій від допустимого ходу подій;

- координувати дії всіх учасників і постійно контролювати хід вико­нання заходів і їхні результати.

Необхідність створення підсистеми менеджменту для кожної конкретної організації може бути обгрунтована за допомогою спеціальної матриці (рис. 4.6).

Як видно з рисунка, по горизонталі розглядається стан стабіль­ності зовнішнього середовища, точніше, його крайні стани — стабільне і нестабільне, а по вертикалі — стан внутрішнього середо­вища, в залежності від сполучення яких стає очевидним застосуван­ня ситуаційної підсистеми менеджменту (квадранти №3, №4), а, ви­ходить, і розробки відповідних адаптивних планів.

Особливої необхідності глибоко розглядати дану проблему не­має, варто обмежитися лише основними поняттями.

Очевидно, буде доречним зробити деякі уточнення, що стосу­ються понять «ситуаційний менеджмент», «адаптивні» і «Антикри-зові плани».

Насамперед відзначимо, що функціональні методи керування базуються на звичайних планах діяльності підприємства.

Ситуаційні методи керування спираються на адаптивні плани, що враховують можливість появи проблемних ситуацій, передбачен­ня їх, заходи для їхнього запобігання і керування виробництвом з по­явою кризових і надзвичайних обставин.

Антикризові плани й антикризове керування по них вироб­ляється безпосередньо з появою кризових чи надзвичайних обста­вин. Інакше кажучи, останнє здійснюється в період початку, розгор­тання, настання проблемних ситуацій і пов'язане з їхньою ліквідацією чи переходом у новий стан. Однак при цьому адаптивні плани розробляються в обов'язковому порядку, можливі ситуації не­гативного характеру обов'язково прогнозуються, а наслідки — аналізуються.

Таким чином, складання адаптивних планів стає доцільною і не­обхідною справою, що знаходиться в компетенції керівника.

Загальна система планування і місце в ній адаптивних планів в ув'язуванні зі стратегічним і поточним планами подано на рис. 4.7.

Адаптивні плани (їх ще іноді називають альтернативними [33]) повинні відбивати спрогнозовані варіанти розвитку подій у якісному і кількісному вираженні і являють собою альтернативи дій (систем­них методів) з досягнення поставлених цілей.

Особливістю адаптивних планів роботи фірми є та обставина, що вони повинні у своєму складі містити наступні варіанти розвитку ситуацій:

• варіанти, коли можна ввійти в запланований графік шляхом ефек­тивних дій керуючого за рахунок визначеного росту витрат; варіант плану, на основі якого антикризове керування приводить до прийнятних позитивних результатів;

• варіант прийняття альтернативи, що відрізняється від основної і спрямованої на досягнення нової мети, що задовольняє фірму при настанні тих чи інших кризових ситуацій.

Як видно з наведеної схеми (рис. 4.7), проблемні ситуації в прин­ципі можуть виникнути на будь-якому рівні й етапі керування. Процес розробки адаптивних планів містить такі етапи:

• аналіз діяльності фірми і зовнішнього середовища організації;

• виявлення проблем фірми на основі аналізу роботи підприємства за звітний період;

• виділення головної проблеми і постановка цілей;

• прогнозування (коротко- і довгострокове);

• вибір методів і можливих альтернатив досягнення цілей підпри­ємства;

• визначення можливих ТЕП для кожного варіанта дій (2-3 найбільш імовірних);

• визначення можливих затрат (витрат) на розробку того чи іншого плану (варіанта);

• розробка альтернативних (адаптивних) планів і їхнє забезпечення;

• ситуаційний менеджмент на базі складених варіантів адаптивних планів і шляхів їхньої реалізації.

Крім викладеного необхідно мати на увазі можливість та імо­вірність складання і реалізації одноразових планів, прийнятих в період існування проблемної ситуації.

В адаптивних планах особливе місце повинно приділятися серй­озній увазі до соціально-психологічних факторів, питанням моти­вації, інформаційному забезпеченню і системі його проходження (ко­мунікаціям). Тільки комплексне розв'язання поставлених завдань дозволить підприємствам ефективно функціонувати в умовах стра­тегічних і тактичних несподіванок.