Тема 3. Основні компоненти функціонального менеджменту

3.1. Технологія і техніка забезпечення процесу керування

3.2. Виробнича операційна система і її основні функції

3.3. Організаційно-технологічні компоненти керованих перемінних

3.4. Взаємовплив перемінних і закон самозбереження організації

3.5. Необхідність і проблеми застосування ситуаційного менеджменту

3.1. Технологія і техніка забезпечення процесу керування

Сьогодні ми практично поставлені перед фактом, що всі госпо­дарські проблеми необхідно вирішувати по-новому і виробляти нові форми організації будь-якого виду діяльності.

Господарська самостійність виробничих ланок, посилення еко­номічних методів керівництва, перехід все в більшій мірі до керуван­ня по горизонталі (постачальники — виробництво — споживачі), а також важке економічне становище в країні — вимагають від керівника чітких і безпомилкових дій, адекватних до постійно мінли­вим умовам і ситуаціям.

Розгляд підприємства з позицій системного взаємозв'язку усіх факторів виробництва дозволяє підтримувати стійкий режим функціонування системи шляхом постійних управлінських впливів, що виявляються на основі прийняття і реалізації рішень ОПР.

Під рішенням розуміється вибір способу дії для досягнення ці­лей керування. Рішення — це творчий процес у системі керування і, крім змістовної сторони (проблема, мета, спрямованість), він має ор-ганізаційно-технологічний характер, дозволяє видозмінити вироб­ництво чи його окремі сторони в потрібному керівнику напрямку.

Технологія керування — це безупинний творчий процес під­тримки стійкого режиму функціонування системи шляхом прийнят­тя і реалізації господарських рішень (рис. 1.8). До цього процесу зводиться вся діяльність менеджера організації як суб'єкта керуван­ня своєї системи.

Технологічний процес керування — більш загальне поняття і складається з ряду послідовних дій — етапів, кульмінацією яких є ухвалення рішення.

Необхідність у рішенні виникає при наявності проблеми чи си­туації, що виявляється як наслідок розходження між реальністю і не­обхідним (бажаним) станом системи.

Характерними ознаками рішення є:

• можливість вибору єдиної дії з безлічі альтернатив (якщо немає альтернатив, то немає і вибору, а значить, і немає рішення);

• наявність мети — безцільний вибір не вважається рішенням;

• необхідність вольового акту ОПР при виборі рішення, тому що керівник формує його через боротьбу думок і мотивів, і він відповідальний за ухвалення єдиного рішення.

Управлінське рішення повинно відповідати принципам керуван­ня (див. 2.1) і ряду додаткових вимог:

• бути своєчасним, тобто відповідати етапу розвитку проблеми (не зашзнюючись і не випереджаючи події);

• рішення повинно бути повноважним, тобто прийматися керівни­ком у межах його прав;

• повинно бути конкретним, ясним і несуперечливим, документаль­но оформленим (наказ, розпорядження і т.п.);

• повинно бути конструктивним, тобто враховувати і ситуацію, й інтереси системи в цілому;

• бути адресним, тобто націленим на конкретних виконавців із вказівкою термінів і ресурсів;

• бути реалізованим, тому що будь-яке, навіть найкраще, рішення нічого не варте, якщо воно не виконане.

Технологічний процес прийняття і реалізації рішення (техно­логія керування) складається з ряду послідовних етапів (див. рис. 1.8), кількість яких може бути різною. Усе залежить від рівня їхньої деталізації і ступеня поєднання.

У наведених джерелах викладені не тільки етапи і зміст усього розглянутого процесу, але й теорія прийняття рішень, з яким ми вже знайомі з загального курсу менеджменту. Тут лише доречно відзна­чити, що цикли керування, повторюючись, ніби піднімаються нагору по спіралі, просуваючи систему до поставленої мети. Інформація про досягнення даної мети є основою для розробки нових рішень, нових цілей і так до нескінченності (поки існує система).

Відомо, що система керування «переробляє» не одне рішення. їх безліч. Вони різні за складністю, тривалістю вироблення і реалізації. Рішення можуть вестися паралельно і перетинатися між собою, но­сити навіть конкуруючий характер, що, звичайно, сильно ускладнює питання керування. Отут-то і повинні виявлятися здібності і мис­тецтво операційного менеджера. Від того, яке рішення, коли і як прийме менеджер, керівник найчастіше залежить успіх діяльності чи сама доля фірми.

Тому менеджер у своїй роботі повинен уміло поєднати особисті можливості з можливостями колег, здібностями всього колективу до спільної роботи. Менеджер також повинен спиратися на наявні на підприємстві технічні засоби, від якості яких залежить як прямий, так і зворотний зв'язок з об'єктами керування.

Сукупність різних технічних засобів, призначених для оснащення розумової праці з керування виробництвом, складає техніку керування.Засоби механізації й автоматизації управлінської й інженерно-технічної праці називають оргтехнікою, роль якої винятково велика, особливо в одержанні, збереженні, переробці і передачі інформації. Оргтехніка поділяється на:

• засоби складання текстових документів;

• засоби копіювання і розмноження документів;

• засоби обробки документів;

• засоби збереження, пошуку і транспортування документів;

• засоби адміністративно-виробничого зв'язку і сигналізації;

• спеціальні офісні меблі й устаткування для службових приміщень.

• спеціальні офісні меблі й устаткування для службових приміщень.

Останнім часом раніше розроблені складові оргтехніки на вели­ких підприємствах поєднуються в спеціальні комплекси технічних засобів (КТЗ), що являють собою сукупність взаємозалежних єдиним керуванням технічних засобів збору, реєстрації, нагромадження, пе­редачі, обробки, висновку і представлення інформації.

У зв 'язку з цим ефект застосування КТЗ у службі керування по­винен визначатися не зниженням експлуатаційних витрат, а поліпшенням економічних показників роботи служби в цілому.

Найважливішим завданням проектування технічного забезпе­чення служби керування є вибір технічних засобів з урахуванням витрат на їхнє придбання і використання для виконання конкретно­го виду робіт (однофункціональні і багатофункціональні технічні засоби).

Застосування економіко-математичних методів, масова комп'ю­теризація створюють нові можливості для розв'язання комплексу за­вдань у системі керування. Створюються нові системи автоматизо­ваної обробки інформації (САОІ) як базового елемента ор­ганізаційно-управлінської структури системи керування в умовах як централізованої, так і децентралізованої обробки даних.

Застосування САОІ відкриває можливість використання для об­робки даних режиму діалогу, що дозволяє вести роботу в реальному масштабі часу з контролем ходу обчислень. В результаті користувач може усувати можливі помилки і вчасно приймати управлінські рішення.