Технологія роботи в електронній таблиці
УЗАГАЛЬНЕНА ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ
Хоча робота в кожній електронній таблиці має свої особливості, можна говорити про деякі узагальнені технології роботи з нею. Схема такої технології приведена на малюнку.
На етапі 1 формується структура таблиці. Структура включає: визначення заголовка таблиці, назв рядків і стовпців, а також введення в комірки таблиці вихідних данных, формул і функцій.
Рис. 14.8. Узагальнена технологія роботи з електронною таблицею
На етапі 2 відбувається робота з даними, що складається з дослідження сформованої таблиці. Таке дослідження може бути зв'язане з використанням визначених математичних моделей (моделюванням), методів одночасної роботи з декількома таблицями і методів роботи з базами даних.
Математичні моделі допомагають користувачу на основі наявної таблиці одержати нову інформацію рішенням таких типових задач комп'ютерного моделювання:
"Що буде, якщо ?", аналіз чутливості й ін. Рішення задач типу: "Що буде, якщо?" — дає можливість користувачу довідатися, як зміняться вихідні параметри при зміні однієї чи декількох вхідних величин (умов). Розширенням таких задач є задачі аналізу чутливості, що дозволяють визначити, як зміниться рішення моделі при зміні однієї чи декількох вхідних величин із заданим кроком у визначеному діапазоні значень. Різні види аналізу даних, що містяться у вихідній таблиці, можна проводити з використанням вбудованих функцій і процедур. ля рішення задач оптимізації використовуються спеціальні моделі математичного програмування.
Часто фірма має центральний офіс і кілька філій. У таких умовах з'являється задача об'єднання різних документів і звітів, що приходять з цих філій. Рішення подібної задачі вимагає використання спеціальних багатотабличних зв'язків і програмних методів для маніпулювання з файлами і генерації звітних форм. Одночасна робота з декількома таблицями — це одна з можливостей роботи з даними в електронних таблицях.
Іноді при роботі з великими електронними таблицями потрібно знайти той чи інший рядок (стовпчик) чи відсортувати рядок (стовпчик) у потрібному порядку. Для цього в електронній таблиці передбачений обмежений програмний інструментарій СКБД, що дозволяє маніпулювати рядками і стовпцями як компонентами баз даних.
Етап 3 технології дозволяє в графічному вигляді представити результати, отримані на першому і другому етапах, і найбільше ярко їх інтерпретувати.
Етап 4 забезпечує виведення результуючих даних на друк. При цьому результати можуть бути роздруковані в табличному виді чи у вигляді графічних діаграм.
ОБ'ЄДНАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ТАБЛИЦЬ
При роботі з електронними таблицями часто виникає необхідність их об'єднання. Серед інструментів для об’єднання електронних таблиць відзначимо:
• організацію міжтабличних зв'язків;
• консолідацію електронних чи таблиць их частин;
• об'єднання файлів.
Організація міжтабличних зв'язків
Зв'язки між таблицями здійснюються шляхом використання зовнішніх посилань (адрес комірок), що містять крім імені стовпця і номера рядка ім'я файлу, дані з якого використовуються. Так, наприклад, якщо ми хочемо використовувати дані з комірки В2 таблиці, що міститься у файлі Exam. wql, у потрібну нам комірку поточної таблиці ми можемо записати зовнішнє посилання в такий спосіб: [Exam .wql] В2.
При організації міжтабличных зв'язків враховують можливість об’єднання зв'язаних таблиць у робочу книгу. При цьому таблиця, на яку є зовнішні посилання , розглядається як додаткова. Таблиця, в комірках якої є зовнішні посилання на інші таблиці, вважається основною. При завантаженні таблиці, що містить зовнішні посилання, необхідно також завантажити всі зв'язані з нею допоміжні таблиці. В іншому випадку в комірках основної таблиці, які мають зовнішні посилання, з'являться повідомлення про помилку чи представлені вам результати виявляться невірними.
Між окремими таблицями можливі двосторонні зв'язки (таблиця А посилається на таблицю В, а В, у свою чергу, чи прямо опосредованно, наприклад через таблицю С, посилається на А).
Консолідація електронних таблиць чи їх частин
Крім створення міжтабличних зв'язків шляхом вказівки імені файлів, що містять таблиці, які зв'язуються, у посиланнях і формулах, багато електронних таблиць пропонують користувачу спеціальний режим консолідації. Цей режим містить необхідні команди для об'єднання таблиць чи їх частин, розташованих як на одному листі, так і на різних аркушах, навіть у різних робочих книгах. За допомогою консолідації можуть бути зведені в одній таблиці, наприклад, дані про продажі і витрати різних філій фірми.
МАКРОСИ КАК ЗАСІБ АВТОМАТИЗАЦІЇ РОБОТИ
Поняття макросу
Макрос являє собою записану комбінацію клавіш, що зберігається під визначеним ім'ям для багаторазового використання. Макроси є ефективним засобом автоматизації трудомістких часто повторюваних робочих операцій.
Створення макросу багато в чому нагадує запис програми алгоритмічною мовою. Цей процес може бути представлений як послідовність наступних кроків:
• визначення мети, для виконання якої ви створюєте макрос (наприклад, для об'єднання даних, що надходять з окремих магазинів, у загальну електронну таблицю);
• визначення послідовності команд (натискань клавіш), що забезпечує досягнення поставленої вами мети;
• набір із клавіатури послідовності команд, причому розташування створюваного макросу не повинне заважати введенню в таблицю нових рядків чи стовпців;
• присвоєння імені макросу, створеному в процесі виконання кроку 3.
Найбільш простим способом створення макросу є його запис за допомогою макрорекордера. При використанні макросів, записаних за допомогою макрорекордера, виконання операцій відбувається не завжди так бездоганно, як хотілося б. Тому в користувача часто виникає потреба відредагувати текст макросу. Існують команди редагування макросів, за допомогою яких помилки, допущені при написанні макросу, виправляються. Досить часто потрібно простежити виконання макросу крок за кроком. Для цього використовують покроковий режим макросу (режим налагодження).