Процеси в інформаційній системі

Процеси, що забезпечують роботу інформаційної системи будь-якого призначення, умовно можна представити у вигляді схеми (мал. 1), що складається з блоків:

• введення інформації із зовнішніх або внутрішніх джерел;

• обробка вхідної інформації і представлення її в зручному вигляді;

• виведення для представлення споживачам або передачі в іншу систему;

• зворотний зв'язок це інформація, перероблена людьми даної організації для корекції вхідної інформації. Інформаційна система визначається наступними властивостями:

• будь-яка інформаційна система може бути піддана аналізу, побудована і керована на основі загальних принципів побудови систем;

• інформаційна система є динамічною і такою, що розвивається;

• при побудові інформаційної системи необхідно використати системний підхід;

• вихідною продукцією інформаційної системи є інформація, на основі якої приймаються рішення;

• інформаційну систему потрібно сприймати як людино-комп'ютерну систему обробки інформації.

У цей час склалася думка про інформаційну систему як систему, реалізовану за допомогою комп'ютерної техніки. Хоч в загальному випадку інформаційну систему можна розуміти і в некомп'ютерному варіанті.

Щоб розібратися в роботі інформаційної системи, необхідно зрозуміти суть проблем, які вона вирішує, а також організаційні процеси, в які вона включена. Так, наприклад, при визначенні можливості комп'ютерної інформаційної системи для підтримки прийняття рішень потрібно враховувати:

• структурованість управлінських задач, що вирішуються;

Введення інформації

Апаратна і програмна частини інформаційної системи

Обробка інформації

Виведення

Зворотний зв'язок

Персонал організації або інша інформаційна система

МАЛ. 1. Процеси в інформаційній системі.

• рівень ієрархії управління фірмою, на якому рішення повинне бути прийняте;

• належність задачі, що вирішується до тієї або іншої функціональної сфери бізнесу;

• вигляд інформаційної технології, що використовується.

Що можна чекати від впровадження інформаційних систем

впровадження інформаційних систем може сприяти:

• отриманню більш раціональних варіантів рішення управлінських задач за рахунок впровадження математичних методів і інтелектуальних систем і т.д.;

• звільненню працівників від рутинної роботи за рахунок її автоматизації;

• забезпеченню достовірності інформації;

• заміні паперових носіїв даних на магнітні диски або стрічки, що приводить до більш раціональної організації переробки інформації на комп'ютері і зниженню об'ємів документів на папері;

• вдосконаленню структури потоків інформації і системи Документообігу в фірмі;

• зменшенню витрат на виробництво продуктів і послуг;

• наданню споживачам унікальних послуг;

• відшуканню нових ринкових ніш;

• прив'язці до фірми покупців і постачальників за рахунок надання їм різних знижок і послуг.

Приклади інформаційних систем

Інформаційна система по відшуканню ринкових ніш. При купівлі товарів в деяких фірмах інформаційна система реєструє дані про покупця, що дозволяє:

• визначати групи покупців, їх склад і запити, а потім орієнтуватися в своїй стратегії на найбільш численну групу;

• посилати потенційним покупцям різні пропозиції, рекламу, нагадування;

• надавати постійним покупцям товари і послуги в кредит, зі знижкою, з відстрочкою платежів.

Інформаційні системи, прискорюючі потоки товарів. Передбачимо, фірма спеціалізується на постачанні продуктів в певну установу, наприклад в лікарню. Як відомо, мати великі запаси продуктів на складах фірми дуже невигідно, а не мати їх неможливо. Для того щоб знайти оптимальне розв'язання цієї проблеми, фірма встановлює термінали в установі, що обслуговується і підключає їх до інформаційної системи. Замовник прямо з термінала вводить свої побажання по каталогу, що надається йому. Ці дані поступають в інформаційну систему по обліку замовлень.

Менеджери, роблячи вибірки по замовленнях, що поступили, ухвалюють оперативні управлінські рішення по доставці замовнику потрібного товару за короткий проміжок часу. Таким чином економляться величезні гроші на зберігання товарів, прискорюється і спрощується потік товарів, відстежуються потреби покупців.

Інформаційні системи по зниженню витрат виробництва. Ці інформаційні системи, відстежуючи всі фази виробничого процесу, сприяють поліпшенню управління і контролю, більш раціональному плануванню і використанню персоналу і, як наслідок, зниженню собівартості продукції, що виробляється і послуг.

Приклад 2. Інформаційна система, встановлена в фірмі по здачі автомашин взайм, відстежує місцезнаходження, вартість і технічний стан парку прокатних машин. Це дозволяє мінімізувати втрати від простою і пустого прогону для кожної автомашини, перерозподіляючи пропозиції згідно з попитом.

Інформаційні системи автоматизації технології. Суть цієї технології полягає в тому, що, якщо прибуток фірми залишається в рамках рентабельності, споживачеві робляться різні знижки в залежності від кількості і тривалості контрактів. У цьому випадку споживач стає зацікавлений у взаємодії з фірмою, а фірма тим самим залучає додаткове число клієнтів. Якщо ж клієнт не бажає взаємодіяти з даною фірмою і переходить на обслуговування до іншої, то його витрати можуть зрости через втрату що надаються йому раніше знижок.

Приклад 3. Інформаційна система по продажу авіаквитків дозволяє проаналізувати архівні дані за багато років, оцінити перспективи наповнення салону, призначити розумну ціну на кожне місце, знизити кількість непроданих квитків. Вона резервує кожне місце на літак в США за три місяці до польоту 1,5 раз, тобто два місця резервуються за трьома пасажирами.

Приклад 4. Інформаційна система банку забезпечує всі види оплат по рахунках його клієнтів. Вона умисно зроблена несумісною з інформаційними системами інших банків. Таким чином, клієнт попадає в коло послуг банку, з якого йому важко вийти. У обмін банк пропонує йому різні знижки і безкоштовні послуги.