Тема 3. Организация управленческого учета по уровням управления и центрам ответственности

3.1. Управленческий учет финансовой деятельности организации

Финансы это система денежных отношений организации, возникающих в процессе ее хозяйственной деятельности и необходимых для формирования и использования капитала, доходов и денежных фондов. Субъектами обслуживания текущей управленческой информацией в данном случае являются менеджеры, управляющие финансами организации. Объектами учета в связи с управлением финансами принято считать финансовые результаты деятельности организации, инвестиционную деятельность и наличноденежный оборот, имея в виду движение денег организации не только в кассе, но и на банковских счетах. Параметры деятельности финансистов в процессе бизнес-планирования определяются по следующим направлениям:

• управление текущим денежным оборотом, регламентируемое кассовым планом;

• управление доходами и расходами для достижения финансовых результатов деятельности, поставленных финансовым планом;

• инвестиционная деятельность, в рамках планов финансовых и капитальных вложений.

Следуя процедуре организации управленческого учета по каждому из направлений финансовой деятельности необходимо определить центры ответственности и конкретных менеджеров, управляющих финансами, распределение между ними функций, то есть границ полномочий и ответственности.

При этом следует иметь ввиду, что потребности в информации о состоянии финансов по перечисленным направлениям будут испытывать не только менеджеры непосредственно финансами управляющие, но и менеджеры других уровней управления, собственные решения которых по другим вопросам управления будут зависеть от принятых финансовыми менеджерами решений. Поэтому в составе каждого направления финансовой деятельности возникает необходимость формирования информации по сегментам бизнеса, уровням управления, центрам ответственности, источникам доходов и направлениям затрат с последовательной детализацией информации для пользователей по мере делегирования полномочий по структуре должностной иерархии вплоть до учета отдельных хозяйственных операций.

Финансовая деятельность организации, связанная с обеспечением эффективного использования имеющихся в хозяйственном обороте организации денежных требует систематической и полной информации об их движении и состоянии средств в расчетах (дебиторской и кредиторской задолженности). Основным внутренним документом, регламентирующим денежные потоки организации, может быть план поступления и расходования денежных средств или кассовый план. Годовой план наличноденежного оборота представляет собой прогноз изменения остатков наличных денежных средств на счетах в банках и в кассе организации с указанием источников получения и направлений расходования денежных средств. Информация о предполагаемом движении денежных средств в рамках текущей операционной, инвестиционной и финансовой деятельности приводится раздельно, при этом может быть разделен наличный и безналичный оборот денежных средств. План движения денежных потоков формируется в расчете на финансовый год с поквартальной разбивкой. По мере наступления сроков выполнения он детализируется в следующем порядке: на предстоящий квартал – помесячно, на текущий и предстоящий месяцы – поденно. При формировании плана денежных потоков может быть использована структура отчета о денежном обороте, приведенная в приложении к годовому бухгалтерскому балансу по форме № 4. При этом по мере сокращения периода планирования и отчетной информации должна возрастать ее детализация. Так, если годовой план поступления и расходования денежных средств устанавливается по основным направлениям деятельности или хозяйственного цикла и видам доходов и расходов, то месячный оборот денежных средств по дням должен предусматривать подробную информацию по источникам поступления доходов и получателям денег поименно. Причем эта информация должна быть сгруппирована иоперативно представления лицам, ответственным за эти доходы и расходы. Задачей управленческого учета в данном случае является текущее обслуживание информацией об исполнении планов поступления и расходования денежных средств соответствующих менеджеров, отвечающих как за исполнение кассового плана в целом, так и отдельных его составляющих.

Рациональное и эффективное использование находящихся в текущем оперативном обороте организации средств, характеризуется не только скоростью оборачиваемости денежных средств, но и не в последнюю очередь, состоянием средств в расчетах, то есть размерами, срочностью и скоростью погашения различных обязательств. Тем более, что состояние дебиторской и кредиторской задолженности по балансу организации является из важнейших показателей при расчете платежеспособности и финансовой устойчивости. Поэтому за лицами, управляющим денежным оборотом, целесообразно закреплять и управление средствами в расчетах со всеми дебиторами и кредиторами, включая партнеров, работников, государственные органы.

Представление управленческой учетно-аналитической информации о наличии и движении денежных средств и состоянии расчетов должно осуществляться центрам ответственности по уровням управления в строгом соответствии с принципами адресности и достаточности.

Целью деятельности любой коммерческой организации является получение прибыли. Поэтому финансовая служба, являющаяся центром ответственности по управлению финансовыми результатами деятельности организации, должна контролировать исполнение установленных финансовым планом заданий по всем текущим доходам и расходам организации. Финансовый план представляет собой управленческую матрицу, показатели которой представляют собой детализированный и адаптированный к специфике деятельности организации формат годового отчета о прибылях и убытках (ф.№ 2). Общая структура и группировка доходов и расходов текущей деятельности организации приведена в соответствующих положениях по бухгалтерскому учету (ПБУ-9 и 10).

Для обеспечения контроля доходов и расходов, а также обеспечения возможностей их своевременного регулирования, информацию о них целесообразно формировать по сегментам бизнеса, уровням управления и центрам ответственности за отдельные доходы и расходы. Центры ответственности, в круг полномочий которых входит контроль формирования финансовых результатов деятельности организации в целом, должны получать не только полную и подробную информацию об исполнении плана доходов и расходов в целом, но и надлежащий инструментарий для анализа качества доходности. В частности, информацию о себестоимости реализуемой продукции, представленную отдельным планом в структуре сводного бюджета, а также информацию о номенклатуре реализуемых изделий различной рентабельности.

Эта информация должна предоставляться во всех случаях изменения номенклатуры продаж и в случаях изменения любых параметров, определяющих рентабельность продукции в режиме, позволяющем принятие решений об изменении номенклатуры выпуска или отгрузки продукции. Фактически именно процедура контроля финансового результата деятельности организации предоставляет исходную информацию для регулирования деятельности организации, то есть для процедуры управления деятельностью в целом. Поэтому информация об исполнении финансового плана организации должна регулярно, например, один раз в неделю, и по мере возникновения надобности, например, в случаях существенного отклонения от плановых показателей, предоставляться всем менеджерам в объеме и интерпретации, соответствующим уровню их полномочий.

Информационное обслуживание инвестиционной деятельности организации, связанной с долгосрочными вложениями капитала в различные сферы экономической деятельности с целью его увеличения или защиты от инфляционных или иных той же направленности процессов, связано с обеспечением контроля расходов в инвестиционные вложения, их окупаемости и последующей оценкой эффективности осуществленных вложений. Основная особенность формирования информации для принятия руководителями организации решения об инвестициях состоит в том, что в данном случае требуется большой объем внешней и внутренней учетно-аналитической информации о предполагаемом объекте инвестиций, значительная часть которой имеет прогнозный характер. В дальнейшем, при осуществлении инвестиционных программ учетно-аналитическая информация, формируемая в управленческом учете, должна обеспечить контроль исполнения процесса инвестирования и установленных сроков окупаемости осуществленного инвестиционного проекта, а также систематический анализ эффективности произведенных вложений капитала. Конкретный объем информации в данном случае зависит от направления, целей инвестирования и границ ответственности конкретного менеджера, причастного к данному вопросу.

Важной задачей управленческого учета является формирование показателей для оценки эффективности работы финансовой службы. Такими показателями в части контроля доходности и инвестиционной деятельности могут быть показатели, характеризующие выполнение соответствующих планов и смет, уровень платежеспособности и ликвидность организации, а в части средств в расчетах и наличноденежного оборота, в зависимости от уровня полномочий финансовой службы – выполнение плана денежного оборота или состояние оборачиваемости оборотных средств.