1.3. Принципы формирования информации в управленческом учете

Информация, сформированная в соответствии с требованиями, предъявляемыми к финансовому учету и отчетности, представляющая организацию во внешних сферах, обычно оказывается малопригодной для текущего управления ее деятельностью, поскольку основные критерии качества такой информации достигаются потерей времени и определенным нивелированием специфики деятельности организации в конкретных условиях хозяйствования. Для того, чтобы учетно-аналитическая информация управленческого учета была пригодна для целей текущего управления организацией, процедура ее формирования должна соответствовать принципам адресности, оперативности, достаточности, аналитичности, эластичности и экономичности.

Принцип адресности учетной информации для внутреннего использования заключается в том, что информация для целей управления не должна быть нейтральной, она должна формироваться для конкретного менеджера и соответствовать как уровню принимаемых им решений, так и уровню его личной квалификации и способностей. Например, информация о продажах для руководителя организации обычно представляется в виде отчета о выполнении плана по общему объему продаж в денежном выражении с минимальной детализацией, позволяющей ему контролировать выполнение поставленных задач и политику организации в этой части деятельности. Для менеджера, возглавляющего отдел продаж необходима подробная информация о продажах по условиям договоров, номенклатуре, покупателям, регионам продаж, менеджерам отдела или, в зависимости от объемов деятельности, та же информация, но в части отклонений от плана. Конкретные менеджеры по сбыту должны получать полную информацию в пределах своих должностных полномочий по закрепленным за ними регионам, покупателям, договорам, номенклатуре и т.п. Принцип адресности позволяет наладить обратные информационные связи, то есть установить заинтересованного пользователя для информации о любой хозяйственной операции или имуществе организации при условии соответствующего качества управления в части четкости распределения и закрепления за работниками их прав, обязанностей и ответственности.

Оперативность информации заключается в том, что она должна быть предоставлена в сроки, позволяющие принимать эффективные управленческие решения и влиять на ход того или иного хозяйственного процесса для устранения негативных или незапланированных последствий. Информация, предоставленная в сроки не позволяющие влиять на ход управляемого процесса, бесполезна для принимающего по нему решения, а потому просто не нужна. Например, информация о возможных отклонениях от запланированного финансового результата в силу возникших при осуществлении деятельности обстоятельств должна быть предоставлена менеджерам, которые имеют полномочия повлиять на складывающуюся ситуацию, в сроки, позволяющие принять эффективное хозяйственное решение. В данном случае, информация представленная за отчетный период в финансовой отчетности уже не позволяет изменить отраженную в отчетности ситуацию. Принцип оперативности применим при наличии установленных адресатов для формирующейся оперативной информации, рационально организованном документообороте и информационных потоках в любой, присущей данной управленческой системе форме.

Принцип достаточности состоит в том, что информация должна быть достаточной для принятия решения соответствующего уровня, но при этом не должна быть избыточной и отвлекать внимание ее потребителя на несущественные или не относящиеся к кругу или уровню его полномочий обстоятельства. То есть, информационные потоки для управленческих целей следует устанавливать таким образом, чтобы вся информация об объектах управления поступала заинтересованным в ней менеджерам в рабочем порядке, без дополнительных затрат времени с их стороны или дополнительных усилий, связанных с выделением необходимой для исполнения собственных обязанностей информации из общих сведений обращающихся в организации. Избыточная информация не только приводит к нерациональному использованию рабочего времени, но и не позволяет должным образом сосредоточить внимание на собственных должностных обязанностях. Например, руководителю организации при наличии отдела снабжения нет необходимости в текущей информации о наличии и движении материально-производственных запасов, а менеджера этого отдела, в обязанности которого входит обеспечение организации сырьевыми ресурсами, не должна отвлекать от собственных должностных обязанностей информация об остатках материально-производственных запасов в целом и иные вопросы управления организацией. Принцип достаточности может быть соблюден только при четком определении должностных обязанностей, управленческих возможностей и ответственности каждого работника для которого формируется управленческая информация.

Аналитичность информации для управления предполагает наличие данных экспресс-анализа состояния объекта учета, либо форма ее представления должна предоставлять возможность проведения такого анализа с наименьшими затратами времени и усилий. Управленческий учет должен формировать не просто сведения об объекте учета в виде абсолютной величины, а предоставлять возможность сопоставления величины отраженного в учете объекта с заданным (нормативным, плановым, среднеотраслевым, за иные промежутки времени или на другую дату) значением. Например, абсолютная сумма выручки или конкретная величина отпускной цены изделия не позволяют оценить качество продаж без соответствующего сопоставления с заданными параметрами продаж по номенклатуре и средней рыночной ценой данного изделия или фактическими затратами на его производство (приобретение) соответственно. Причем, для удовлетворения принципу адресности одни и те же сведения об объекте учета при формировании управленческой информации для различных менеджеров будут иметь различные базы для проведения анализа в силу должностных обязанностей потребителей информации.

Эластичность информации управленческого учета предполагает возможность оперативного изменения содержания, объема, сроков и любых других параметров конкретного блока формируемой информации при необходимости, возникающей под влиянием новых внешних или внутренних факторов управления деятельностью организации с тем, чтобы эта информация всегда соответствовала критерию полезности и приемлемости. Кроме того, всегда должна подразумеваться возможность предложения на рассмотрение ответственному лицу новой (не согласованной ранее) информации в случае возникновения непредвиденных обстоятельств или изменений в объекте учета. Примерами причин необходимости внесения изменений в информацию, формируемую управленческим учетом, могут быть изменения производственного или иного хозяйственного процесса, изменения должностных обязанностей работников организации и т.п.

Экономичность формируемой управленческим учетом информации должна расцениваться с точки зрения рациональности этой процедуры, то есть затраты на ее подготовку не должны превышать экономического эффекта от ее использования. Именно поэтому основным критерием качества дополнительно формируемой информации является ее полезность, затраты на бесполезную информацию – прямой убыток для организации. Рассчитывая экономический эффект от внедрения управленческого учета следует принимать во внимание повышение качества и производительности труда пользователей его информацией. Например, сокращение количества непроизводительных потерь при организации их учета по центрам ответственности.

Важным условием формирования информации по приведенным принципам является правильный подход к классификации объектов учета, исходя из назначения формируемой информации. Требования к качеству управленческой информации и принципы ее формирования устанавливают и определенный уровень профессиональных качеств работников, организующих управленческий учет, в частности, безусловное знание финансового и налогового учета, специфики деятельности конкретной организации.

Приведенный перечень основных принципов формирования информации в управленческом учете показывает, что его внедрение требует достаточно высокой культуры организации управления деятельностью хозяйствующего субъекта, а так же предусматривает активное участие в этом процессе руководителей организации.

РЕЗЮМЕ

Учет как функция управления предназначен для формирования необходимой и достаточной информации о состоянии объектов управления. Бухгалтерский учет – информационная система, предназначенная для представления информации о деятельности организации и ее финансовом состоянии всем заинтересованным внешним и внутренним пользователям. Учитывая различие интересов пользователей к учетной информации организации, современный бухгалтерский учет в России развивается по трем в достаточной мере обособленным направлениям или подсистемам, в том числе для представления:

• нейтральной финансовой информации, составляемой для любых заинтересованных пользователей в порядке, определенном документами нормативного регулирования бухгалтерского учета и финансовой отчетности;

• целевой налоговой информации, предназначенной для удовлетворения интересов фискальных органов;

• внутренней управленческой информации, предназначенной для принятия управленческих решений.

Управленческий учет предназначен для формирования необходимой управленческим структурам для выполнения ими своих функций учетно-аналитической информации о любых объектах управления. Основным критерием качества информации управленческого учета является ее полезность для тех конкретных менеджеров, которым она предназначена. Поэтому процедура ее формирования должна отвечать принципам адресности, оперативности, достаточности, аналитичности, эластичности и экономичности. При подготовке любого объема дополнительной информации всегда следует учитывать целесообразность ее подготовки, поскольку это одно из основных условий соблюдения принципа экономичности. Правильный подход к организации управленческого учета и отчетности не только повышает эффективность работы отдельных менеджеров, но и способствует повышению качества управления в целом.