2.2. Порядок организации управленческого учета

Обязанности по организации бухгалтерского учета законодательно возлагаются на руководителя организации. Он устанавливает порядок ведения бухгалтерского учета в целом и каждой из его подсистем. Особую важность принимает участие руководителя организации в создании подсистемы управленческого учета, учитывая специфику последнего, поскольку именно он определяет служебную иерархию управления, обязанности и полномочия менеджеров всех уровней, участвующих в управлении организацией, а так же ставит конкретные управленческие задачи, которые предстоит обслуживать надлежащей учетной информацией. Рациональное решение и доведение до служб, формирующих информацию управленческого учета, управленческих задач, стоящих перед организацией в целом и конкретными менеджерами в частности позволяет создать целостную систему управленческого учета, установить правила его ведения и формат представляемой им для конкретных менеджеров информации. Эта административная составляющая процесса постановки управленческого учета позволяет в дальнейшем соблюсти требование адресности, достаточности предоставления информации для целей управления и максимально возможной экономичности этого процесса.

Приказом об учетной политике должен быть определен не только факт организации управленческого учета и его задачи, но и по согласованию с руководителем, возглавляющим службу бухгалтерского учета, исходя из специфики деятельности организации и возможностей учетной службы, форма его организации – интегрированная или автономная. Документ, регулирующий порядок организации управленческого учета, должен сдержать должностные обязанности, права и ответственность лиц, его осуществляющих, порядок документооборота, отвечающий потребностям формирования информации управленческого учета, порядок оценки объектов учета, а также регламент и формат внутренней отчетности, предназначенной для удовлетворения информационных потребностей управления.

В интересах формирования качественной управленческой информации положение о документообороте, кроме всех необходимых для его обслуживания первичных документов, должно также предусматривать жесткие сроки и маршрут их предоставления заинтересованным пользователям в целях соблюдения принципа оперативности управленческой информации. Например, нельзя требовать ежедневной оперативной управленческой информации о движении и остатках материалов, если установленным порядком документооборота предусматривается передача первичных документов со склада один раз в месяц. Кроме того, маршрут движения первичных документов со склада в бухгалтерию может предусматривать их промежуточную передачу, с соблюдением установленного порядка оформления этой процедуры для обеспечения сохранности и качества документов, через заинтересованные службы (снабжения, технологического контроля и т.п.). Такой порядок движения документов, при незначительном увеличении сроков их представления для осуществления процедур финансового учета, может значительно повысить оперативность предоставления информации заинтересованным пользователям с минимальными дополнительными затратами.

Поскольку качество информации управленческого учета оценивается, исходя из ее полезности конкретным работникам управленческого аппарата, обычно ее формирование осуществляется, прежде всего, применительно к центрам ответственности. Процедура организации формирования информации по центрам ответственности должна предполагать:

• определение границ ответственности и полномочий менеджера;

• определение фактов хозяйственной деятельности, требующих внимания или оказывающих влияние на принимаемые менеджером решения;

• определение источников, носителей и способа получения информации;

• согласование сторонами формата предоставления требуемой информации;

• сбор и обработка информации в интересах ее потребителя;

• предоставление согласованного объема информации.

Приведенный порядок формирования и представления информации управленческого учета предусматривает, в отличие от других подсистем бухгалтерского учета, непременное наличие оперативной обратной связи, то есть не только сбор, но и оперативную передачу информации управленческим структурам.

Исходя из потребностей управления, информация в управленческом учете может формироваться не только по центрам ответственности, но и по носителям затрат и местам их возникновения или любым другим объектам управления. Так организация учета по носителям затрат предполагает калькулирование стоимости объекта учета, например, единицы продукции в той или иной оценке. Организация учета по местам возникновения затрат, это формирование информации по отдельным структурным подразделениям организации или технологическим переделам, свидетельствующей об эффективности работы отдельных структурных подразделений организации.

Учетная информация по уровням управления, сегментам бизнеса, местам возникновения или носителям затрат должна подготавливаться и формироваться в порядке, аналогичном порядку формирования информации по центрам ответственности, поскольку в любом случае перечисленные направления или факты хозяйственной деятельности являются мерой полномочий и ответственности конкретных менеджеров. При этом, формируя информацию по уровням управления, с учетом принципа единоначалия в управлении, следует строго придерживаться принципа учетной информации достаточности, не перегружая вышестоящих руководителей незначительными подробностями, составляющими меру ответственности и полномочий нижестоящих структур. Формирование управленческой информации по уровням управления может осуществляться, как относительно административной подчиненности по вертикали, так и с учетом горизонтальных связей между отдельными службами в процессе осуществления хозяйственной деятельности.

Единого порядка формирования информации аналогично правилам ведения финансового учета при организации управленческого учета не может быть по определению, поскольку он устанавливается для учета специфики деятельности организации в конкретных условиях. Однако представляется целесообразным рассмотреть некоторые общие вопросы формирования учетной информации для отдельных направлений управленческой деятельности, таких как управление финансами, сбытом продукции, производством или снабжением, с последовательной детализацией информации для центров ответственности по мере делегирования полномочий внутри отдельных служб.