1.2. Организация рабочего места

Классификация и планировка рабочих мест.

Важность правильной организацией рабочего места сотрудника объясняется тем, что на нём человек проводит треть своей сознательной жизни. Поэтому стоит подумать о планировке, дизайне, мебели и оборудовании рабочего места, т.к. всё это влияет на производительность труда, наше настроение и наше здоровье. Процесс труда всегда представляет собой совокупность определённых действий работника на рабочем месте. Производительность труда прямо пропорционально зависит от организации рабочих мест.

Рабочее место - пространственная зона, оснащённая техническими средствами, в которой совершается трудовая деятельность работников, совместно выполняющие работу или операции.

Организация рабочего места - совокупность мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их размещению в определённом порядке.

Рабочая зона - часть пространства рабочего места, ограниченная крайними точками досягаемости рук и ног работающего со сдвигом на один – два шага от условного центра рабочего места.

Планировка рабочих мест - схемы размещения сотрудников, мебели и технических средств в помещении.⁷

Рабочие места

Признаки классификации

Характеристики

Категория работников

Рабочие

Служащие

Специалисты

Руководители

Число работников

Индивидуальные

Коллективные

Уровень механизации

Ручные

Механизированные

Автоматизированные

Рабочая поза

Сидячие

Стоячие

Переменные

Место расположения

Помещение

На улице

На высоте

Под землей

Уровень подвижности

Стационарные

Передвижные

Переменные

Степень специализации

Специальные

Универсальные

Вид производства

Основные

Вспомогательные

Обслуживающие

Число смен

Односменные

Многосменные

Условия труда

Нормальные

Монотонные

Тяжелые

Вредные

Классификация рабочих мест в зависимости от ряда факторов показана на рис. 1.

Цель рационального размещения персонала состоит в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить напряжение и утомляемость сотрудников, наиболее экономно использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала. Выделяют следующие основные системы планировки помещений.⁸

1.Кабинетная,при которой структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.). Достоинство системы является создание творческой обстановки, комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком – увеличение затрат на отопление и освещение и удлинение маршрутов документопотоков.

2.Зальная, при которой структурные подразделения и производства размещаются в больших залах(на этажах) здания с количеством сотрудников более 100. Эти помещения обязательно оборудуются искусственным освещением, кондиционированием воздуха и звукоизоляцией. Их достоинство является снижением затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на одного служащего, обеспечение рациональной технологии управления. Главный недостаток-невозможность создания интимной творческой обстановки, особенно для учёных и руководителей, и избыточный шум в зале.

3.Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифлёного стекла высотой 1,5 - 2,0 м. Применение перегородок создаёт благоприятную обстановку для сотрудников отдела, у которых своя “ячейка”. В то же время руководитель подразделения может свободно наблюдать за работой отделов и служб, а также и дисциплиной труда. Эта система широко применяется а крупных западных компаниях.

При распределения помещений рекомендуем соблюдать следующие правила.

- В первую очередь размещать крупные структурные подразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения.

- Смежные отделы и службы размещения рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией.

- Отделы, связанные с приёмом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом со входом, лифтом и лестничной площадкой.

- Складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приёма посетителей и офисных помещений.

- Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны и клиентам и сотрудникам.

Планировка рабочих мест осуществляется исходя из площади помещений, числа сотрудников, норматива площадей на одного сотрудника и проектируемой мебели и оборудования:

- общая и полезная площади здания, а также планировка комнат определяется по рабочим чертежам здания;

- число сотрудников определяется штатным расписанием предприятия;

- нормы площадей на одного сотрудника различны в разных странных.

В табл.2 приведены нормы площадей по категориям руководителей в различных странах.⁹

При планировке целесообразно сразу определить, кто из руководителей предприятия и его заместителей будут иметь отдельные кабинеты. Начальников отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это улучшит управляемость и дисциплину.

Таблица 1.

Норма площадей для различных служащих в различных странах (м²)

Категория служащих	Россия	США	Англия	Германия	Италия
Руководитель предприятия	24-25	37	37-42	40-50	40-50
Заместитель руководителя	12-35	15-25	23-32	25-30	35-38
Начальник отдела	8-24	7-9	18-23	15-25	15-20
Главный(старший) специалист	8-12	6-8	8-11	8-15	8-12
Специалист	4-8	4-6	9	2-4	5
Секретарь	3-4	4-5	4-6	3-5	4-5

Типовые схемы размещения рабочих мест в различных комнатах показаны на рис.2 и на рис.3.

.Рис..2.Размещение рабочих мест в прямоугольном размещении

Размещение рабочих мест в квадратном помещении. Рис. 3.

Рациональные условия труда

Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен за счёт соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офисных помещений, создание комфортных условий труда и хорошего психологического климата. Основные правила следующие.

1. “Современная мебель - дороже денег ”. Современная эстетически красивая и экологически чистая мебель создаст комфортные условия труда и представления о благополучии фирмы. Лучше всего оборудовать офис недорогой итальянской или немецкой мебелью ДСП, покрытой специальным защитным пластиком. Не жалейте денег и оборудуйте все помещения офисной мебелью, в крайнем случае те подразделения, где сотрудники работают с клиентами предприятия. Гнетущее впечатление оставляет посещение кабинетов директоров с исцарапанными старыми столами, протёртыми до дыр креслами, дешевыми занавесками и пепельницами, наполненными окурками сигарет.

2. “Стол и стул комфорт создают”.Максимального комфорта и минимального утомления можно достичь в том случае, когда правильно подобраны по размеру стол и стул для сотрудника. Нормальная высота рабочей поверхности стола при работе служащего в зависимости от его роста составляет 70-75 см, соответственно высота стула находиться в диапазоне от 40 до 45 см. Учитывая разный рост сотрудников, лучше всего использовать офисные кресла с поднимающимися сиденьями.

3. “Чистый стол”. На рабочем столе должно находиться только те предметы и средства, которые часто и постоянно используются для решения задач управления. В конце рабочего дня стол должен быть абсолютно чистым в интересах соблюдение служебной тайны. Стол руководителя или специалиста , заваленный документами, книгами и газетами, говорит о неряшливом и неделовом человеке.

4. “Каждой вещи –своё место”. Все документы (папки, бумаги) надо располагать таким образом, чтобы они имели постоянное место и их можно было легко найти. Папки с постоянными документами должны быть внесены в номенклатуру делопроизводства предприятия (подразделения), храниться в определённом шкафу со свободным доступом сотрудников. Папки, которые часто пользуются в течении рабочего дня, располагаются в пределах рабочей зоны сотрудника (один- два шага). В конце рабочего дня документы нужно положить в соответствующие папки.¹⁰

5. “Используйте органайзер”. Все технические средства для ручных и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, ластики, скоросшиватели, линейки, ножницы и др.) лучше всего хранить в специально приспособленном месте на столе – органайзере. Это экономит много времени по сравнению с традиционным хранением средств труда в ящике.

6. “Чисто там, где не сорят”. Офис должен содержаться в идеальной чистоте и убираться 2 раза в день, если в отделе много клиентов, или один раз в конце рабочего дня. Для поддержания порядка администрация должна запретить в Правилах внутреннего трудового распорядка курение в офисе, потребление пищи, распития спиртных напитков на рабочем месте и хранение продуктов питания. В противном случае Вас ждут мыши, тараканы, мухи, грязь и снижение производительности труда сотрудников на 15-20%.

7. “Да будет свет!”. Правильная освещённость помещений – фактор создания комфортных условий, благоприятного климата и здоровья сотрудников. Прямой свет без абажуров вызывает раздражение глаз, слабая освещённость ведёт к их быстрому утомлению, отражённый свет от полированных поверхностей стола шкафов действует раздражающе. Лучше всего располагать столы так, чтобы нормальный дневной свет падал слева от рабочего стола или прямо на него . в темное время суток помогают правильно подобранные светильники или настольные лампы.¹¹

8. “Чистый воздух – здоровый воздух”. Вентиляция имеет важное значение для сохранения у сотрудников хорошего физического состояния и уменьшает опасность распространения инфекционных заболеваний. Оптимальным вариантом является оборудование каждого помещения кондиционером или принудительной вентиляцией. При их отсутствии необходимо проветривать помещение каждый два часа.

9. “Пар кости ломит!”. Очень плохо работать в жарком помещении и летом, и зимой, так как повышается утомляемость, снижается производительность труда, увеличивается вероятность простудных заболеваний. Кроме того, происходит перегрев организма, что ведёт к увеличению заболеваемости сотрудников. Оптимальная температура помещения от 18 до 22 °С. В зависимости от привычек сотрудников и времени года она может подбираться в указанном выше диапазоне. Отопительная система должна распространять тепло равномерно по помещению офиса, а в холодное время года дополнительное тепло может быть получено за счёт кондиционера или электрокамина.

10. “Громкость музыки обратно пропорциональна интеллекту”. Часть сотрудников, особенно тех , труд которых монотонен , предпочитает работать под музыку, другая часть её не любит. Как быть? Эти вопросы должны быть согласованны внутри коллектива и регламентированы. В любом случае громко говорящий радиоприемник или магнитофон в течении всего рабочего времени негативно действует на психику всех работников.

11. “Не звони мне, не звони…”. Одним из больных вопросов в коллективе является использование служебного телефона для личных бесед. Особенно грешат этим некоторые женщины, которые, придя на работу, начинают инструктировать домашних, как готовить пищу, уроки, затем переходят к откровенным беседам с подругами и т.п. В любом случае администрация должна рекомендовать сотрудникам непродолжительные и нечастные личные телефонные переговоры, иначе телефон будет закрыт для клиентов и внешней среды.

Паспорт рабочего места.

Паспорт (типовой проект) рабочего места рабочих и служащих включает следующие разделы:

- назначение и общая характеристика;

- планировка рабочего места;

- мебель, оборудование и технические средства;

- функциональные обязанности (основные элементы работы);

- методы и приёмы труда;

- условия труда;

- оплата труда;

- организация обслуживания;

- регламентирующая документация;

- загрузка рабочего места (нормирование);

- охрана труда и техника безопасности.

Исходными данными для разработки паспортов рабочих мест является:

- типовые паспорта рабочих мест;

- модели рабочих мест сотрудников;

- штатное расписание предприятия;

- положение об оплате труда;

- схема монтажа технических средств;

- инструкция по эксплуатации;

- нормативы управленческого труда;

- инструкция по технике безопасности;

- рабочий проект здания (офиса);

- спецификация на мебель и оборудование;

- положение о подразделениях;

- должностные инструкции;

- контракты сотрудников;

- нормативы площадей на одного сотрудника (табл.2).

Методика разработки паспорта рабочего места включает такие этапы:

1.Анализ литературы, типовых проектов рабочих мест, посещение передовых офисов.

2.Расчет потребности в площадях, оборудовании, технических средств, разработка технического задания на типовые рабочие места для подразделений.

3.Разработка технического проекта , заказ мебели и оборудования, проведение ремонта помещений, монтаж мебели, разработка регламентирующих документов.

4.Внедрение паспорта рабочего места.