41 Етикет службового листування

 

1.   Під час підготовки повідомлень обов'язкове заповнення всіх полів заголовка. На повідомлення з незаповненими полями відповідь може не поступити, оскільки засоби автоматичної фільтрації можуть не довести повідомлення, що поступило, до адресата.

2.   «Тіло» повідомлення має бути коротким. У ньому має міститися опис причини обігу та чітко виражатися конкретне прохання (запит). Саме прохання (запит) є підставою для ухвалення рішення й виконання у відповідь повідомлення. За відсутності чіткого формулювання запиту відповідь не гарантується.

3.   Прохання або запит, виражений в повідомленні електронної пошти, не повинні вимагати від адресата використовування засобів зв'язку, відмінних від електронної пошти. Як правило, без відповіді залишаються повідомлення з проханнями відвідати якийсь Web-вузол, відправити факс або виконати телефонний дзвінок за вказаним номером.

4.   Термін відповіді на повідомлення електронної пошти — 24 години. Зміст відповіді повинен відповідати змісту запиту. Якщо дати повноцінну відповідь за цей час не можна, слід дати формальну відповідь з вказівкою очікуваного терміну ухвалення рішення.

5.   При неодержанні відповіді на запит слід перевірити, чи правильно були додержані формальні вимоги (заповнення полів, чітка вказівка очікуваної реакції, підпис автора повідомлення). В службовому листуванні повторний обіг допустимий, проте тільки через певний інтервал часу, який ніколи не буває менше одного тижня (якщо обставини дозволяють, краще витримати двотижневий інтервал між обігом). Більш частий обіг може розглядатися як спам, після чого джерело повідомлень може бути заблоковане засобами фільтрації адресата.

6.   У службовому листуванні використовування механізму поштових вкладень допустимо для пересилки файлів лише на пряме прохання партнера. Не слід відправляти ніяких поштових вкладень за власною ініціативою.

7.   За умов одержання електронною поштою незатребуваного повідомлення з вкладеним файлом поштове вкладення слід видаляти, не відкриваючи і не читаючи. Багато поштових клієнтів мають уразливості, пов'язані з некоректною обробкою поштових вкладень. Ці уразливості часто використовуються зловмисними особами для порушення функціонування комп'ютерних систем.

Є автоматичні засоби, що експлуатують уразливості поштових програм. Тому видаленню підлягають незатребувані файли поштових вкладень, навіть, якщо вони одержані від постійних партнерів по зв'язку. Наявність знайомої адреси відправника листа ще не означає, що цей лист дійсно відправив він. Цілком можливо, що воно було відправлено його поштовою програмою автоматично під управлінням шкідливого програмного коду, що випадково потрапив на його комп'ютер.

8.   Якщо пересилка поштового вкладення злагоджена обома сторонами, слід оцінити розмір файлу, що пересилається. Допустимим вважається розмір до 100 Кбайт. Якщо реальний розмір більше, слід заздалегідь сповістити про це партнера (використовуючи будь-який засіб зв'язку). Необхідність у попередньому сповіщенні пов'язана з тим, що поштовий клієнт адресата може мати внутрішню настройку на блокування повідомлень з вкладеннями, що мають значний розмір. Деякі поштові програми дозволяють «нарізувати» довгі поштові вкладення на короткі фрагменти, розіслані в декілька прийомів. В цьому випадку слід заздалегідь переконатися, що поштовий клієнт адресата в змозі виконати їхню правильну збірку.

42 Висловлюємо Вам найщирішу вдячність за ...

Ми щиро вдячні Вам за...

Передусім дозвольте подякувати Вам ...

Вдячні Вам за запрошення ...

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді ...

Офіційно підтверджуємо свою згоду...

Ми отримали Вашого листа з повідомленням про ... і щиро вдячні Вам...

Будь ласка, повідомте нам про ...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у ...

Просимо Вас терміново оплатити рахунок...

43 Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.

Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

- докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;

- протокольні документи, стенограми, звіти;

- службові листи, телеграми, телефонограми.

Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.

Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Реквізити доповідної записки:

1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.

2. Найменування структурного підрозділу.

3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.

4. Найменування документа.

5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).

6. Текст.

7. Перелік додатків,

8. Дата та місце укладання доповідної записки.

9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.

10. Вихідний номер.

Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.

Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);

2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах

бумаги, підписує виконувач). Приклад укладення службової записки: Відділ стандартизації Головному технологові СЛУЖБОВА ЗАПИСКА 25.09.00 №72-15/138 Про подання матеріалів до проекту СТП

Прошу в термін до 5 жовтня 2000 року подати до відділу стандартизації перелік фрез, що використовуються на підприємстві, для занесення до стандарту підприємства «Інструмент різальний. Фрези. Посібник з вибору.»

Начальник відділу стандартизації (підпис) П. Р. Діденко

44 До розпорядчих документів по особовому складу (по кадрах) належать розпорядження та накази. Розпорядження та накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать розпорядження, накази про заохочення, стягнення, присвоєння рангів, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

Уніфіковані форми затверджені наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253:

• № П-1 (наказ про прийом на роботу);

• № П-5 (наказ про переведення на іншу роботу);

• № П-6 (наказ про надання відпустки);

• № П-7 (список №_ про надання відпустки);

• № П-8 (наказ про припинення трудового договору).

На підприємствах, в установах, організаціях з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформлюються на спеціальних чи загальних бланках або чистих аркушах паперу (формату А4). Розпорядження та накази готуються на підставі доручень керівника  установи, організації, заяв працівників, підписаного контракту, рішень конкурсної комісії, рішень атестаційної комісії тощо.

Усі накази оформлюються на аркуші паперу формату А4 і повинні мати обов'язкові реквізити:

• повне найменування установи, організації; назву виду документа — розпорядження, наказ;

• дату складання, підписання (29 травня 1999 року);

• місце складання чи видання (м. Трускавець);

• номер (доповнюється індексом "К" або "ОС");

• заголовок до тексту;

• текст;

• підстава;

• підпис керівника;

• на зворотному боці гриф погодження, ознайомлення.

Проект наказу готують працівники кадрових служб, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник  установи, організації.

Розпорядження, накази з особового складу (по кадрах), за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника.

У наступному рядку і далі — посада, ранг державного службовця, найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується розпорядженням, наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки розпорядження, наказу.

Після підписання розпорядження, наказ реєструється у книзі реєстрації розпоряджень, наказів, що має такі реквізити: номер розпорядження, наказу, дату видання, вид розпорядження, наказу, короткий зміст, ким підписаний (прізвище, ініціали), кому направлено (оголошено під розписку).

У груповому розпорядженні, наказі, який передбачає ряд питань, рекомендується розміщувати їх в такій послідовності: прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи, надання відпусток, заохочення, стягнення тощо.

У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати за алфавітом.

Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури.

Перший примірник розпорядження, наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії. У структурні підрозділи копії чи примірники розпоряджень, наказів по особовому складу не передаються.

Справа ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) установи, організації.

У разі ліквідації установи, організації розпорядження, накази по особовому складу передаються на постійне зберігання до державного архіву.

Розпорядження, накази з особового складу (по кадрах) і книги їх реєстрації є документами постійного зберігання.

45 Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не бажано у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків:

ТЕРМІНИ ТА ЇХ МІСЦЕ В ДІЛОВОМУ МОВЛЕННІ

У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй.

Наприклад:

ПОЛОЖЕННЯ

про Раду з питань мовної політики при Президентові України

або

Про внесення доповнень до Положення про порядок реалізації, обліку торговельних патентів і контроль за їх використанням

ПОСТАНОВА

Текст від заголовка пишеться через 3—4 інтервали. Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка від межі лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку.

Короткі заголовки пишуться з проміжком в один знак між літерами в межах одного слова, наприклад:

З М І С Т

Підзаголовок використовується тільки тоді, коли текст складної будови і мусить не тільки членуватись з використанням чисел, а й вимагає інформативної прив'язки у вигляді речення. Підзаголовок доповнює заголовок, конкретизує, роз'яснює його при членуванні складного тексту. Так, під одним заголовком можуть бути два і більше підзаголовків. Кількість підзаголовків залежить від складності, обсягу тексту і питань, які в документі розглядаються.

Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком — два інтервали, від підзаголовка до тексту — три-чотири. Якщо підзаголовок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування підзаголовки пишуться ідентично, приміром: