Зразок тексту з однією приміткою

Для визначення взаємного розташування кутів по відношенню до кристалографічних вісей використовується система індексів кутів, чи символів Міллера* (за іменем Вільяма Хелоуза Міллера, 1801—1980).

* Існує кілька систем символів: Міллера, Браве, Федорова та ін.; з них система Міллера — найбільш поширена.

Зразок тексту з двома примітками

В установах реєструються не всі, а найважливіші документи¹, основними критеріями яких є зміст, авторство, вид документа, достовірність.

Документи реєструються, як правило, в одному місці².

Примітки:

1. В кожній установі розробляється перелік документів, які не підлягають реєстрації ні службами діловодства, ні керівником.

2. Для реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів використовуються реєстраційні карточки та журнали.

Бажано так компонувати текст, щоб приміток було якомога менше. Перенасичення тексту примітками нівелює роботу з документом, ускладнює сам текст під час прочитання і розуміння його.

Існує другий різновид доповнень — виноска.

Виноска — це доповнення до слова, фрази, речення. Виноска оформляється в кінці тексту (так як і примітка), з урахуванням нижнього поля. Виноска позначається зірочкою (*). Виносок може бути кілька, якщо постала необхідність щось прокоментувати. Виноски розташовуються тільки в межах однієї сторінки, на іншу сторінку їх переносити не слід. На одній сторінці повинно бути не більше трьох виносок.

Виноски друкують незалежно від того, який обсяг основного тексту, але так, щоб останній рядок останньої виноски знаходився на рівні нижнього поля. Основний текст відділяють від виноски прямою лінією довжиною від лівого поля 15—20 ударів клавішею-пробілом. Після лінії роблять відступ до тексту виноски в 2 інтервали. Знаки виноски друкують від лівого поля з абзацу. Текст виноски друкують через 1 інтервал (на друкарській машинці) або меншим шрифтом (при наборі на комп'ютері).

Якщо виносок кілька, то відстань між ними становить 2 інтервали.

Зразок застосування виноски

Допоміжна документація — це оперативне листування, документи з фінансування, обліку, звітності і т.д., які мають оперативне значення. Для неї встановлюють тимчасові терміни зберігання *.

* Період зберігання документів визначений в спеціальних переліках (типових та відомчих) нормативних актів.

Доповнення до тексту можуть мати вигляд додатка — самостійного реквізиту. Якщо документ має додатки, то вони оформляються таким чином:

Додаток: на 10 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, не названі в тексті, то їх перераховують з вказівкою найменування, кількості аркушів в кожному додатку і кількості примірників, наприклад:

Додаток: 1. Акт прийняття-здачі виконаних госпрозрахункових робіт на 3 арк. в 2 прим.

За наявності кількох додатків, повністю названих в тексті, вказують тільки вид документа, кількість аркушів і кількість примірників, наприклад:

Додаток: 1. Акт на 3 арк. в 2 прим.

2. Перелік на 5 арк. в 3 прим.

Якщо додатки направляються не за всіма вказаними в документі адресами, то відмітку про наявність додатка оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. в 2 прим, на першу адресу.

Якщо додатки зброшуровані (скомплектовані в брошуру), то кількість аркушів не вказують, наприклад:

Додаток: брошура в 1 прим.

Коли додатків-доповнень до основного тексту багато, вони мають свою власну нумерацію і в порядку послідовності їх розташовують в документі після основного тексту. Такі додатки можуть мати власний титульний аркуш. На титульному аркуші додатків пишеться центровим способом без всіляких позначок слово Додатки. Такі додатки часто зустрічаються в документах науково-технічного, дослідницького та звітного характеру. В такому випадку текст додатків друкують, як і основний, через 1,5 інтервали. Інформація про наявність додатка в тексті зазначається у змісті з посиланням на порядковий номер сторінок.

46 До складу реквізиту «Підпис» входять найменування посади особи, що підписала документ, особистий підпис і її розшифровка (ініціали і прізвище). Реквізит «Підпис» розташовується під текстом (нижче на одну-две рядки) або під відміткою про наявність додатку (нижче на одну-две рядки). Найменування посади фіксується від межі лівого поля. Скорочення слів не допускаються. Наприклад, якщо документ оформлений на бланку: 

або, якщо документ оформлений не на бланку:

Якщо найменування посади включає більше двох слів, його оформляють в декілька рядків, завдовжки не більше 73 мм. Розшифровка підпису указується на останньому рядку найменування посади. Наприклад:

Документ може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особи з вказівкою його фактичній посаді, ініціалів і прізвища. Не допускається ставити привід, напис від руки Заст. або косу межу (/) перед найменуванням посади.

Посадових осіб підписують оригінали документів.

Під документом указується один підпис. Виняток становлять: акт, протокол, договір, лист гарантійний, лист колективний, довіреність на здійснення фінансово-господарських операцій.

При підписанні документа декількома посадовими особами організації їх підпису розташовують одну під інший відповідно до посадових рангів. Наприклад: 

При підписанні документа декількома особами одного рангу їх підпису розташовують на одному рівні. Наприклад:

47 Датування документів. Позбавлений дати документ певною мірою втрачає юридичну силу.

Датою документа може стати або день підписання (лист, наказ), або день затвердження (план, звіт, інструкція), або час здійснення зафіксованих у них вчинків (акт, протокол).

Дата з пошуковою ознакою використовується при посиленні на цей документ разом з індексом. Проставляється власноручно особою, що підписує або затверджує документ.

До складу реквізиту "дата" входять: число, місяць, рік. Най раціональніше написання трьома парами арабських цифр, розділених крапками. Рік, місяць та число позначаються двома цифрами. Якщо цифра одна, перед нею ставлять нуль.

04.03.99 -четверте березня 1999р.

Деякі особливості датування документів у США: спочатку вказується місяць, потім день, рік.

04.03.99 -третє квітня 1999р.

Американський варіант дати "4 березня" виглядатиме так 03.04.

У тексті самого документа користуються традиційним записом (18 грудня 1999 року).

Місце дати - в лівому верхньому кутку документа разом з індексом або поряд з підписом, або у грифі затвердження.

На документах також ставляться дати написання резолюцій, погодження документа та ознайомлення з ним, контролю виконання. Проставляються також усі дати, пов'язані з проходженням документа та його виконанням: дата отримання (вхідний реєстраційний номер, штамп),дата виконання та направлення документа до справи, дата перенесення даних на машинний носій.

48

49 Погодження документа полягає в попередньому розгляді його проекту. У процесі погодження визначають правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість, правомірність щодо чинного за-конодавства. У процесі їх погодження виявляються і врахову-ються інтереси різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань. Проекти документів, погоджують з установами, організаціями, структурними підрозділами, які компетентні в питаннях, відображених у документі.

Погодження може бути внутрішнім та зовнішнім.

Внутрішнє погодження документів відбувається в такій послідовності: з функціональними, галузевими, територiаль-ними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; з працівниками, які відповіда-ють за рішення функціональних питань (головні та старші спеціалісти); з фінансовими підрозділами або з головним бух-галтером, юридичною службою, заступником керівника, який займається цим питанням.

Внутрішнє погодження документа оформлюють візою. Віза складається з особистого підпису та дати. Якщо не-обхідно, позначають посаду візуючого та розшифровують його підпис (ініціали та прізвище):

Начальник відділу кадрів     (підпис)   С.І. Петров 25.04.05.

Розшифрування підпису зумовлено тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і за ним важ-ко встановити, з ким погоджено документ.

Якщо виникли зауваження та доповнення до проекту до-кумента, їх викладають на окремому аркуші. В цьому випадку віза має такий вигляд:

Ст.юрисконсульт      (підпис)          В.А.Коваленко

Зауваження додаються

05.06.05.

Проставляються візи на першому примірнику, якщо доку-мент внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, візу проставляють на тому примірнику, що залишається в ус-танові.

Розміщують візи нижче від підпису керівника в лівому нижньому куті документа.

Зовнішнє погодження документа залежно від його змісту відбувається в такій послідовності:

 

•          з організаціями, які займаються науковими досліджен-нями в тій галузі, до якої має відношення зміст доку-мента;

•          з громадськими організаціями;

•          з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері діяльності (санітарний, протипожежний);

•          з вищими органами загальної або галузевої компе-тенції.

Зовнішнє погодження документа може бути оформлене довідкою, протоколом погодження або грифом погодження на документі.

У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розміщують нижче від підпису у верхньому лівому куті доку-мента. Гриф складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви поса-ди особи, з якою погоджується документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його розшифрування, дати.

ПОГОДЖЕНО

Начальник відділу кадрів Подільського універмагу

Пiдпис (iнiцiали, прiзвище)

26.07.05.

Якщо погодження провадиться з колегіальним органом або громадською організацією, то гриф оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол (найменування колегіального органу в родовому відмінку) від 01.02.05 № 12

Засвідчення документа

Основні способи засвідчення документа - підписування, прикладання печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст.

В установах, що функціонують на основі єдиноначальності, документи підписує одна службова особа - керівник закладу, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Право підпису документів закріплюється в положенні або статуті установи та її структурних підрозділів. Порядок підпису документів встановлюється наказом керівника установи або інструкцією з діловодства. Підпис - обов'язковий реквізит документа. Складається з назви посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису і розшифрування цього підпису /обидва ініціали і прізвище /. Ініціали проставляють попереду прізвища. Розшифровка підпису не береться в дужки.

Назва посади може бути короткою /ге: бланку / і повною /до й складу входить повна назва установи/, якщо документ друкується на чистому папері.

Підіте вміщується праворуч під текстом на відстані двох-трьох рядків після закінчення його /або після перерахування у додатку документів /.

Найменування посади звичайно пишеться ліворуч від прізвища, саме ж прізвище друкується тоді на рівні останнього рядка назви посади.

Начальник товарного відділу Г. Б. Середа

У підписах під офіційними документами прийнято вказувати, крім посади, також персональні звання і вчені ступені: спочатку посада, потім персональні, почесні звання та інші звання. Завідуючий кафедрою управління торгівлею, професор М.Д. Виноградський.

Особистий підпис на документі повинен бути достатньо розбірливим /іноді виникає необхідність установлення саме того, хто підписав даний документ /. Надто широкі, розгонисті підписи справляють неприємне враження, свідчать про поспішливість або неуважність.

Два підписи або більше ставляться тоді, коли відповідальність лягає на кілька осіб. Наприклад, на протоколах - підпис голови та секретаря, на атестатах - підпис директора школи, завуча та вчителів, на договорах - підписи сторін, на фінансово-розрахункових документах - підпис керівника та головного бухгалтера.

Підписи кількох службових осіб на документах розміщуються один під одним у послідовності, яка відповідає посаді:

Директор об'єднання їдалень А. В. Сиротенко

Головний бухгалтер М.. С. Сущук

Якщо документ підписують кілька осіб з однаковою засадою, їх підписи розміщують на одному рівні:

Директор центрального Директор фабрики, універмагу /особистий підпис / «Прогрес» /особистий підпис /

Т. А. Коваль Г. С. Сніженко

Коли документ підписує комісія, позначаються обов'язки по комісії, а не посади:

Голова комісії /особистий підпис / С. Г. Боровський Члени комісії /особистий підпис / А. В. Сердюк / особистий підпис / Г. А. Ганюк

З метою підвищення юридичної сили на документах, які потребують особливого засвідчення їх дійсності, прикладається печатка.

Печатки можуть бути гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб: що встановлюють акти, які викликають витрату грошових коштів та матеріальних цінностей; до статутів, положень, що вимагають відповідно до нормативних актів наявності відбитка печатки. Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, квадратну та трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи і т. д.

Перелік інших документів, до яких прикладається печатка, визначає установа. Якщо печаткою засвідчується копія документа, вона ставиться перед особистим підписом у такий спосіб, щоб захопити частину слів назви посади особи, що підписала документ.

Наприклад:

Директор готелю /підпис /А. Р. Інков Печатка.

Після підписання деякі види документів, нормативні акти передбачають їх затвердження. Це статути та положення про підприємства та їх структурні підрозділи, штатні розклади, інструкції звіти, баланси, окремі різновиди актів та ін.

Затвердження має на меті санкціонувати поширення дії документа на певне коло підрозділів, організацій чи структурних осіб. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням розпорядчого документа /наказу, рішення /. Елементи грифа затвердження: слово ЗАТВЕРДЖЕНО, назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дата затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ресторану /підпис / О. П. Білоус 05.10. 99 Гриф затвердження розмішується в правилу кутку документа

й оформляється великими літерами.

При затвердженні документа розпорядчим актом:

Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО наказом директора фірми від 04. 02. 00 №16

Документ що підлягає затвердженню, отримує юридичну силу лише з моменту його затвердження.

50