Положення про Центральний державний кінофотофоноархів України імені г. С. Пшеничного

Центральний державний кінофотофоноархів України імені Г.С. Пшеничного (далі - ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного) створюється, реорганізовується і ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України і належить до сфери управління Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів).

ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного як державний орган виконує завдання та функції держави з управління архівною справою та діловодством, забезпечує облік, збереженість документів Національного архівного фонду загальнодержавного значення свого профілю і використання відомостей, що в них містяться.

ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України та Укрдержархіву, іншими актами законодавства України, а також цим Положенням.

До складу документів ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного (далі -профільні документи) входять:

кінодокументи (документальні та науково-популярні фільми документального характеру, фільми-вистави, фільми-концерти, кіножурнали, кіно- і телесюжети); відеодокументи, фотодокументи, фонодокументи (звукозаписи хронікально-документального характеру та художніх творів), що утворилися в процесі діяльності існуючих і тих державних установ, організацій і підприємств, які діяли раніше на сучасній території України;

кіновідеофотофонодокументи особового походження, передані до ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного в установленому порядку;

кіновідеофотофонодокументи, що нагромадилися за час діяльності установ, організацій, підприємств незалежно від форм власності, об'єднань громадян, передані до ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного в установленому порядку;

кіновідеофотофонодокументи юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону;

копії профільних ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного документів з історії України, що зберігаються в інших архівах, музеях, бібліотеках; страховий фонд копій унікальних документальних пам'яток;

архівні довідники й облікові документи на кіновідеофотофонодокументи (описи, книги обліку та описання, справи фільмів, монтажні листи, каталоги)

Основними завданнями ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного є:

участь у реалізації державної політики у сфері архівної справи та діловодства;

організація формування Національного архівного фонду, комплектування ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного профільними документами, їх обліку та зберігання, використання відомостей, що в них містяться;

ведення науково-дослідної, методичної та видавничої роботи в галузі архівознавства, документознавства й археографії, впровадження досягнень науки, техніки в діяльність ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного.

ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного відповідно до покладених на нього завдань і в межах своїх повноважень:

подає пропозиції щодо формування державної політики у сфері архівної справи та діловодства з профільних питань; бере участь у розробленні цільових програм розвитку архівної справи, визначає заходи щодо їх виконання;

розробляє перспективні та щорічні плани розвитку архівної справи й забезпечує їх виконання;

здійснює науково-методичне керівництво архівними підрозділами, службами діловодства державних органів, підприємств, установ і організацій, що перебувають у зоні його комплектування;

перевіряє роботу архівних підрозділів та служб діловодства в державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форми власності та підпорядкування, що перебувають у зоні його комплектування, з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них;

організовує роботу, пов'язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

організовує та здійснює комплекс заходів зі створення оптимальних умов зберігання профільних документів Національного архівного фонду, організовує їх реставрацію та консервацію, копіювання з метою створення страхового фонду та фонду користування;

веде державний облік профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них та подає відповідні відомості про них Укрдержархіву;

організовує роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів, включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і забезпечення їх страхування за правилами, встановленими законодавством;

складає та погоджує із Центральною експертно-перевірною комісією Укрдержархіву списки підприємств, установ і організацій - джерел комплектування ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного, документи яких підлягають передаванню на постійне зберігання до ЦДКФФА ім. Г. С. Пшеничного, а також списки джерел комплектування ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного, документи яких можуть передаватися до ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного на підставі договорів з власниками цих документів;

організовує та здійснює експертизу цінності, відбір і приймання на постійне зберігання до ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного профільних документів;

веде роботу з власниками документів особового походження або уповноваженими ними особами чи архівними установами, що здійснюють повноваження власника щодо передання цих документів на договірних засадах на зберігання до ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного;

організовує формування Національного архівного фонду профільними документами, в тому числі поповнення його документами культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, та документами іноземного походження, що стосуються історії України;

організовує приймання на прохання юридичних і фізичних осіб -власників документів Національного архівного фонду ці документи на зберігання;

створює та вдосконалює систему довідкового апарату до документів, здійснює автоматизацію інформаційних процесів;

оприлюднює в установленому порядку інформацію, що міститься у профільних ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного документах Національного архівного фонду, здійснює видання архівних довідників про склад і зміст документів ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного, видає довідково-інформаційну та науково-популярну літературу про їх склад і зміст;

надає користувачам документи і довідковий апарат до них в установленому порядку, повідомляє про документи, інформація з яких може бути використана державними органами та іншими користувачами;

забезпечує видачу архівних довідок, копій документів, а також впровадження інших способів використання відомостей, що містяться в архівних документах, для захисту законних прав та інтересів громадян;

забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;

надає допомогу юридичним і фізичним особам, які мають профільні ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного документи Національного архівного фонду, в поліпшенні умов зберігання цих документів, їх реставрації та створенні фондів користування;

надає згідно з переліком платних послуг, затвердженим Кабінетом Міністрів України, платні послуги, пов'язані з використанням фізичними і юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах;

здійснює наукові дослідження з актуальних питань роботи з кіно-, відео-, фото-, фонодокументами;

організовує вивчення і узагальнення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення в практику роботи архівних установ;

організовує наукові конференції, наради, семінари, кінофестивалі тощо за участю установ - джерел комплектування ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного та інших заінтересованих установ з питань, що належать до компетенції ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного;

проводить стажування і навчання працівників архівних установ, навчально-виробничу практику студентів вищих навчальних закладів;

здійснює в установленому порядку міжнародне співробітництво у сфері архівної справи та діловодства;

впроваджує в практику роботи ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного прогресивні технології організації праці, управління і господарювання; забезпечує охорону праці, правовий і соціальний захист працівників ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного;

організовує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян щодо діяльності ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного, вживає заходів до усунення причин, що викликають скарги;

бере в установленому порядку участь у розробленні та виконанні програм інформатизації архівної справи;

здійснює заходи з цивільного захисту відповідно до законодавства України, у тому числі розробляє плани заходів із забезпечення життєдіяльності ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного, захисту працівників і документів Національного архівного фонду у випадку виникнення надзвичайних ситуацій; здійснює інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.

ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного з метою організації своєї діяльності:

• вживає заходів щодо удосконалення структури ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного;

• забезпечує в межах повноважень проведення заходів щодо запобігання корупції і контроль за їх реалізацією в ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного;

• здійснює добір кадрів, формує кадровий резерв на відповідні посади, організовує роботу з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників ЦДКФФА України їм. Г.С. Пшеничного;

• організовує планово-фінансову роботу в ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного, здійснює контроль за використанням фінансових і матеріальних ресурсів, забезпечує організацію та вдосконалення бухгалтерського обліку;

• забезпечує представництво інтересів ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного у судових та інших органах;

• організовує діловодство та архівне зберігання документів ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного відповідно до встановлених правил.

ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного відповідно до покладених на нього завдань має право:

• одержувати в установленому порядку від підприємств, установ і організацій інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і впорядкування профільних документів Національного архівного фонду та ведення діловодства, заслуховувати інформацію представників підприємств, установ і організацій з цих питань;

• давати в межах своїх повноважень підприємствам, установам і організаціям обов'язкові для виконання вказівки щодо роботи їхніх архівних підрозділів та служб діловодства;

• мати своїх представників в експертних та ліквідаційних комісіях установ — джерел комплектування з метою вирішення питань збереженості та відбору на постійне зберігання профільних документів;

• вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити їх відчуження, вивезення за межі України, проведення експертизи цінності цих документів;

• подавати до суду позов про позбавлення власника профільних ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

• порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереження документів Національного архівного фонду, а також про притягнення до відповідальності посадових осіб і громадян, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, та про відшкодування ними шкоди, завданої власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

• укладати угоди з юридичними та фізичними особами на виконання робіт;

• реалізовувати переважне право на придбання документів Національного архівного фонду, що перебувають у власності юридичних і фізичних осіб, у разі продажу цих документів;

• обмежувати в установленому порядку доступ до відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду, які зберігаються в ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного;

• залучати за погодженням з Укрдержархівом до роботи над науковими та методичними розробками загальногалузевого значення інші державні архівні установи;

• скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до його компетенції.

ЦДКФФА України ім. Г.С. Пшеничного у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з державними органами, підприємствами, установами, організаціями та об'єднаннями громадян. Працівники ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного за дорученням керівництва мають право для виконання своїх службових обов'язків відвідувати в установленому порядку архівні підрозділи та служби діловодства підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та їх підпорядкування, а також право доступу відомостей, що містяться в їх документах, за винятком тих, що спеціально охороняються законодавством.

ЦДКФФА України ім. Г.С. Пшеничного очолює директор, якого призначає на посаду та звільняє з посади Голова Укрдержархіву. Директор має заступників, які за його поданням призначаються на посади і звільняються з посад Головою Укрдержархіву.

Директор ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного:

• здійснює керівництво діяльністю ЦДКФФА України ім. Г.С. Пшеничного, несе персональну відповідальність за належне виконання покладених на ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного завдань, розподіляє та затверджує посадові обов'язки між своїми заступниками; визначає обов'язки керівників структурних підрозділів ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного;

• затверджує положення про структурні підрозділи, посадові інструкції працівників ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного, положення про дорадчі органи;

• призначає на посади і звільняє з посад працівників ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного;

• видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;

• притягує до дисциплінарної відповідальності працівників ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного;

• затверджує за погодженням з Укрдержархівом плани роботи ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного та звітує про їх виконання;

• вживає заходів із впровадження в практику раціональних форм і методів роботи, систем зберігання документів;

• забезпечує належну технічну експлуатацію приміщень ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного, дотримання правил охорони праці, пожежної безпеки; визначає потреби ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного в обладнанні і матеріалах;

• розпоряджається коштами ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного в межах затвердженого кошторису на його утримання, забезпечує ефективне їх використання з метою вирішення виробничих завдань і соціального розвитку трудового колективу;

• затверджує правила внутрішнього трудового розпорядку;

• дає вказівки, обов'язкові для виконання всіма працівниками ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного, вживає інших необхідних заходів для забезпечення діяльності ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного;

• застосовує заходи заохочення, в установлену порядку представляє працівників ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного, які особливо відзначилися у роботі, до галузевих та державних нагород і присвоєнню почесних звань;

• вирішує питання про видачу документів ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного юридичним особам у тимчасове користування та прo доступ користувачів до документів, видачу копій документів ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного;

• організовує роботу колегії ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного і головує на її засіданнях;

• здійснює інші передбачені законом повноваження.

Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного, обговорення найважливіших напрямів його діяльності в ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного утворюється колегія у складі директора архіву (голова колегії) та його заступників за посадою, а також інших працівників ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного. Рішення колегії проводяться в життя наказами директора ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного. Склад колегії затверджується Головою Укрдержархіву.

З метою проведення експертизи цінності документів, розгляду інших питань, пов'язаних з формуванням Національного архівного фонду, у ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного утворюється експертно-перевірна комісія. Положення про експертно-перевірну комісію та її склад затверджуються директором ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного.

Для розгляду питань організації науково-дослідної, методичної та видавничої роботи в галузі архівної справи та діловодства у ЦДКФФА України ім. Г.С. Пшеничного утворюється науково-методична рада. Положення про науково-методичну раду та її склад затверджуються директором ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного.

Для проведення фахових консультацій з основних питань діяльності в ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного можуть утворюватися інші консультативні, дорадчі органи.

ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного утримується за рахунок коштів Державного бюджету України. Граничну чисельність, структуру, кошторис, штатний розпис та фонд оплати праці працівників ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного затверджує Голова Укрдержархіву.

ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного є юридичною особою має самостійний баланс, рахунки в органах Державної казначейської служби України, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 15 травня 2012 № 737/5

24