3.5 Методика проведения аудиторской проверки кассовых помещений и кассовых операций банка.

Целью аудиторской проверки кассовых помещений и кассовых операций банка является проверка их соответствия действующему законодательству РФ, требованиям Банка России и налоговых органов, а также проверка достоверности отражения в бухгалтерском учете этих операций.

В соответствии с этой целью основными задачами данной проверки являются:

• проверка соответствия кассового узла банка, включая пункты обмена валюты и банкоматы;

• проверка правильности приема, хранения и выдачи денежной наличности и других материальных ценностей;

• проверка наличия необходимой документации, касающейся организации и ведения кассовой работы;

• проверка правильности оформления кассовых документов;

• проверка достоверности ведения бухгалтерского учета оп всем операциям, относящимся к деятельности кассы.

Для проверки кассовых помещений и кассовых операций необходимо ознакомиться со следующей банковской документацией:

• положением о кассовом узле;

• уведомлением об открытии операционных касс вне кассового узла и с информацией об их внесении в реестр Банка России;

• документами, отражающими структуру учетно-операционного аппарата;

• должностными инструкциями кассовых работников;

• договорами о материальной ответственности;

• заключением территориального учреждения Банка России о соответствии технической укрепленности и оснащенности кассового узла, предъявленным к нему требованиям;

• письмом территориального учреждения Банка России об установлении лимита наличных денег в операционной кассе;

• кассовой книгой и кассовыми журналами;

• кассовыми платежными документами;

• лицевыми счетами, отражающими кассовые операции;

• образцами подписей работников кассового узла;

• образцами подписей работников других подразделений банка, уполномоченных подписывать кассовые документы;

• карточками образцов подписей клиентов, имеющих право распоряжаться счетом;

• документами о месте хранения запасных ключей от денежного хранилища;

• книгой регистрации по открытию и закрытию денежного хранилища;

• актов ревизии кассы и др.

Проверка состояния кассовых помещений банка на предмет выяснения их соответствия предъявляемым требованиям начинается с основного помещения кассового узла — с денежного хранилища (кладовой ценностей). Основное внимание здесь должно уделяться проверке условий хранения наличных денег и других материальных ценностей и документов. Так, наличные рубли, иностранная валюта, драгоценные металлы и камни, ценные бумаги, бланки строгой отчетности и другие ценности должны храниться отдельно друг от друга. Кроме того, полезно выяснить круг должностных лиц, имеющих право доступа в денежное хранилище, режим его работы, технологию его открытия и закрытия. Следует убедиться также о наличии в нем средств пожарной и охранной сигнализации, а также технических средств, облегчающих работу персонала банка.

В других помещениях кассового узла также необходимо проверить их техническую укрепленность, оснащенность техническими средствами, облегчающими работу кассиров, а также средствами пожарной и охранной сигнализации. Кроме того, необходимо удостовериться в том, что работники кассы соблюдают режим работы кассовых помещений: запирают двери в кассовых помещениях изнутри, работают с клиентами через перегородку, не оставляют материальные ценности на столах без присмотра, не хранят посторонние предметы в кассовых помещениях и т.п.

Отдельно проверяется состояние и работа операционных касс, обменных пунктов банка и его банкометов, особенно находящихся вне кассового узла.

Проверка кассовых операций банка начинается, как правило, с изучения актов ревизии кассы за проверяемый период времени. Эти ревизии могут быть как внешними (проводимыми Банком России, налоговой инспекцией, предыдущей аудиторской проверкой и т.д.), так и внутренними (осуществляемыми сотрудниками самого банка). Целью всех перечисленных ревизий является установление соответствия фактических остатков денежных средств и других ценностей, находящихся в операционной кассе банка данным о них, имеющимся в бухгалтерских документах (балансе банка, кассовой книге, лицевых счетах и т.д.) на дату проведения ревизии. Кроме того, ревизия проверяет соблюдение банком условий и порядка хранения денег и ценностей.

Аудиторы должны убедиться, что результаты проведения ревизий отражены в соответствующих актах, подписанных всеми участниками. Акты должны содержать: конкретные суммы денежной наличности и других ценностей, числящихся в документах бухгалтерского учета на дату проведения ревизии, а также фактические суммы денег и других ценностей, установленные в результате ревизии. Указываются также обнаруженные излишки или недостачи денег и других ценностей, причины и виновные в этом лица.

Таким образом, акты ревизий могут служить важным подспорьем в деле выработки аудиторами мнения о ведении кассовых операций в проверяемом банке.

Далее аудиторы знакомятся с документацией по организации кассовой работы такими, как: положение о кассовом узле, документы о структуре и функциях учетно-операционного аппарата, должностные инструкции кассиров, договоры о коллективной и индивидуальной материальной ответственности, письмо Банка России о лимите денежной наличности в операционной кассе, образцы подписей и т.д. Эти документы, с одной стороны, проверяются на предмет соответствия предъявляемым к ним требованиям, а с другой, — служат основой для проверки ведения кассовых операций.

Среди банковских документов, отражающих ведение кассовых операций, следует выделить кассовую книгу (или сводный кассовый журнал) как основной документ синтетического учета по кассе. Кассовая книга проверяется на предмет правильности ее оформления (двойная нумерация страниц, наличие необходимых подписей, удостоверяющих их количество, отдельная запись кассовых операций по балансовым и внебалансовым счетам бухгалтерского учета и т.д.). Кроме того, проверке подвергается правильность ведения записей в кассовую книгу (наличие документа-основания для выполнения той или иной операции, указание его номера и даты, суммы, наименования плательщика (получателя), входящего и исходящего сальдо за каждый операционный день, правильность осуществления исправлений и т.д. Аудиторы должны также выяснить по кассовой книге допускал ли банк нарушение установленных лимитов кассы и насколько своевременно он выходил из этой ситуации.

Далее проверяется порядок приема и выдачи денежной наличности. При этом аудиторы должны убедиться в соблюдении банком действующих правил по приему и выдаче наличных денег, а также в правильности отражения этих операций по счетам бухгалтерского учета.

Для аудита приходных кассовых операций необходимо ознакомиться со следующими документами: с приходным кассовым журналом, с книгой учета поступлений денежной наличности, с первичными приходными кассовыми документами (с приходными кассовыми ордерами и объявлениями на взнос наличными), с оборотными и сальдовыми ведомостями, а также лицевыми счетами, отражающими эти операции.

Процедура проверки порядка приема наличных денег включает, прежде всего, проверку правильности оформления перечисленных выше документов. При этом следует обратить внимание на то, что в первичных приходных кассовых документах сумма цифрами должна соответствовать сумме прописью. Также должны быть указаны: номер документа, дата его создания, назначение взноса, подпись операционного работника и ее тождественность имеющемуся образцу.

Затем целесообразно убедиться в том, что суммы в первичных приходных кассовых документах соответствуют суммам, зафиксированным в кассовом журнале, а также суммам, отраженным в лицевых счетах и в книге учета поступлений денежной наличности. Следует удостовериться также в своевременности зачисления внесенных сумм на соответствующие счета клиентов (они должны поступать на счета клиентов в день внесения).

В целях сверки данных аналитического учета с синтетическим и подтверждения их достоверности необходимо сопоставить суммы, указанные в лицевых счетах, с данными оборотной и сальдовой ведомостей.

Аудит расходных кассовых операций, во многом, соответствует аудиту приходных. Так, в целях проведения аудита порядка выдачи денежной наличности нужно запросить у банка следующую документацию: расходный кассовый журнал, книгу учета выдачи денежной наличности, первичные расходные кассовые документы (расходные кассовые ордера, денежные чеки), оборотную и сальдовую ведомости, лицевые счета.

Прежде всего, необходимо убедиться в правильности оформления приведенных выше документов. В частности, для подтверждения правильности оформления денежных чеков нужно проверить: соответствие номера чека и номера контрольной марки, всех сумм цифрами с указанной общей суммой цифрами и прописью, наличие подписи получателя денежных средств и данных, удостоверяющих его личность, а также наличие подписей должностных лиц банка, оформивших и проверивших денежный чек. Следует проверить наличие записи номеров денежных чеков из выданных клиентам чековых книжек в карточках их образцов подписей и оттиска печати. Производится также сверка подписей на денежных чеках с подписями в карточках образцов подписей и оттиска печати. Помимо этого, денежные чеки и расходные кассовые ордера проверяются на предмет наличия: номера документа, даты его создания, назначения выданных денежных средств, подписей работников банка, уполномоченных подписывать подобные документы, и их соответствия имеющимся образцам и т.п.

Далее необходимо произвести сверку данных аналитического учета с данными синтетического учета по расходным кассовым операциям банка. Для этого производится сопоставление сумм, обозначенных в первичных расходных кассовых документах, лицевых счетах, в книге учета денежной наличности, в расходном кассовом журнале с данными оборотной и сальдовой ведомостей по этим операциям. Кроме того, осуществляется проверка своевременности списания сумм с соответствующих счетов. Аудиторы должны также проконтролировать выполнение банком проверки целевого использования клиентами полученных денежных средств.

Следует также проверить соблюдение банком порядка хранения кассовых документов. При этом необходимо установить: подшиваются ли кассовые документы за каждый операционный день в отдельные сшивы; имеются ли ленты подсчета оборотов по кассе и приложены ли они к документам дня; формируются ли документы по кассе в папки и имеют ли эти папки наклеенный штамп на лицевой стороне с подписями кассира, сформировавшего папку, заведующего кассой и главного бухгалтера; хранятся ли кассовые документы в хранилище.

Поскольку банк имеет право организовать хранение кассовых документов в электронном виде (в виде файлов, каталогов и т.д.) необходимо проверить обеспечена ли их печать по формам, установленным Банком России.

Типичными нарушениями при осуществлении кассовых операций являются следующие:

• кассовый узел по технической укрепленности и оснащенности не отвечает предъявляемым к нему требованиям;

• отсутствуют должностные инструкции, договоры индивидуальной материальной ответственности, журнала образцов подписей кассовых работников;

• не определены полномочия должностных лиц, ответственных за сохранность материальных ценностей;

• банк предпринимает запоздалые меры в целях ликвидации нарушений лимитов операционной кассы;

• не соблюдаются сроки проведения ревизий кассы, отсутствуют либо неверно оформляются приказы о проведении ревизий и акты по их результатам;

• руководителем ревизионной комиссии назначается председатель правления банка либо главный бухгалтер;

• по окончании операционного дня не все ценности сдаются в денежное хранилище;

• нарушены требования по хранению денежной наличности и других материальных ценностей в хранилище;

• кассовая книга оформляется неверно, имеются нарушения и при оформлении других кассовых документов;

• остатки денежных средств и документов, отраженные в кассовой книге не соответствуют остаткам баланса по счету 20202 и счетам внебалансового учета;

• осуществляется регулярная выдача клиентом наличных денег сверх установленных им лимитов;

• при сверке данных аналитического учета с синтетическим по балансовым и внебалансовым кассовым операциям имеются расхождения.